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Richtlinie für Hinweisgeber (Whistleblower)

Mit dieser Richtlinie wird ein hohes Maß an Transparenz angestrebt. Das Unternehmen möchte dafür sorgen, dass es von erheblichem Fehlverhalten erfährt und möglichst schnell darauf reagieren kann. Im Rahmen dieser Richtlinie können sämtliche Meldungen von Fehlverhalten oder Bedenken in Bezug auf das Rechnungswesen, rechtliche Angelegenheiten, Fälle von Betrug oder eine Nichteinhaltung von Vorschriften erfolgen.

Diese Richtlinie stellt jedoch keinen Ersatz dafür dar, dass Anliegen, Fragen oder Probleme von Angestellten oder Dritten mit Vorgesetzten, Ethikbeauftragten (Ethic Champions) oder Personalverantwortlichen besprochen werden sollten. Es handelt sich vielmehr um einen zusätzlichen Kommunikationskanal, der dazu genutzt werden kann, Angelegenheiten von erheblicher Bedeutung zu melden.

Zu meldende Angelegenheiten

Die Angestellten werden gebeten, folgende Vorfälle umgehend zu melden:

  • vorsätzliche Fehler, Betrug oder Fahrlässigkeit bei der Erstellung, Überprüfung oder Revision von Rechnungsabschlüssen des Unternehmens oder bei Einträgen in den Büchern und Geschäftsunterlagen des Unternehmens
  • Fälle, in denen die Richtlinien (Policies) des Unternehmens oder geltende Rechtsvorschriften vorsätzlich missachtet werden (Compliance-Verstöße)
  • betrügerische Handlungen (Bankbetrug, Geldwäsche, betrügerische Falschdarstellung gegenüber der Geschäftsleitung, betrügerische Verwendung von Zugangsrechten etc.)
  • Verstöße gegen Antikorruptionsgesetze (US Foreign Corrupt Practices Act, französisches Loi Sapin 2, britischer Bribery Act oder ähnliche Gesetze) sowie Verstöße gegen den Ethikkodex (beispielsweise durch Korruption, Diskriminierung, Belästigung etc.)

Sonstige Themen und Anliegen sind nicht über diesen Kommunikationskanal zu melden, sondern sollten mit einem Vorgesetzten oder mit der Personalabteilung besprochen werden.

Dritte werden gebeten, folgende Vorfälle umgehend zu melden:

  • Fälle, in denen geltende Rechtsvorschriften vorsätzlich missachtet werden
  • betrügerische Handlungen (Bankbetrug, Geldwäsche etc.)
  • Verstöße gegen Antikorruptionsgesetze (US Foreign Corrupt Practices Act, französisches Loi Sapin 2, britischer Bribery Act oder ähnliche Gesetze) sowie Verstöße gegen den Ethikkodex

Fehlverhalten melden

Die Meldung von Fehlverhalten kann vertraulich und auf Wunsch auch anonym erfolgen, soweit dies nach den vor Ort geltenden Gesetzen zulässig ist; sie erfolgt:

  • per E-Mail auf Konzernebene an die E-Mail-Adresse Ethicspoint@exclusive-group.com
  • per Post an die Adresse Exclusive France Holding, Group General Counsel, 20 quai du point du jour, 92 100 Boulogne-Billancourt, France

Die Anonymität von Hinweisgebern, die bei der Meldung eines Fehlverhaltens nicht anonym bleiben, wird vollumfänglich gewahrt, soweit dies im Rahmen der gesetzlichen Anforderungen zulässig ist.

Die Meldungen werden vertraulich behandelt.

Eine Meldung von Fehlverhalten muss eine klare Darlegung der Fakten oder Bedenken, den Namen der betroffenen Gesellschaft sowie möglichst auch Informationen zur Quelle der gemachten Angaben, zu Konsequenzen und Auswirkungen enthalten. Hinweise, die nicht nachprüfbare Darstellungen oder Tatsachen von untergeordneter Bedeutung enthalten oder die nicht in den Geltungsbereich dieser Richtlinie fallen, werden umgehend gelöscht.

Anonyme Hinweise werden nur dann bearbeitet, wenn die darin gemachte Darstellung hinreichend detailliert ist.

Bearbeitung von Meldungen

Die eingegangenen Meldungen werden in einem einheitlichen Bericht protokolliert, der vom Empfänger der Meldung verfügbar gehalten wird. Der Bericht enthält das Datum der Meldung, eine Fallbeschreibung, Angaben zum Hinweisgeber (sofern die Meldung nicht anonym erfolgte), den Stand der Nachforschungen sowie die Ergebnisse.

Risk & Compliance ist für die Koordination der Bearbeitung von Meldungen verantwortlich und meldet erhebliche Verstöße umgehend dem Risikoausschuss. Der Risikoausschuss erhält vierteljährlich einen Bericht mit den eingegangenen Meldungen und aktuellen Informationen zu den laufenden Nachforschungen. Der Risikoausschuss entscheidet nach seinem Ermessen darüber, ob die Berichte Dritten zur Verfügung gestellt werden.

Sofern dies zweckdienlich erscheint, können Meldungen an eine geeignete Person oder Abteilung zur Bearbeitung weitergeleitet werden, es sei denn, die Meldung bezieht sich auf diese konkrete Person oder Abteilung. Vor einer internen Weiterleitung sind die Meldungen zu anonymisieren. Die Vertraulichkeit wird so weit wie möglich gewahrt.

Sofern Einzelpersonen Gegenstand der Meldung sind, werden sie über die laufende Bearbeitung des Falles in Kenntnis gesetzt, sobald erste Nachforschungen eingeleitet werden (womit vermieden werden soll, dass Belege oder Beweismittel vernichtet werden). Damit wird ihnen auch das Recht eingeräumt, sich gegen die Bearbeitung des Falles rechtmäßig zur Wehr zu setzen (beispielsweise wegen falscher Anschuldigungen oder verleumderischer Behauptungen).

Anonyme Hinweise werden in den während der Nachforschungen gemachten Mitteilungen entsprechend gekennzeichnet.

Unverzügliche und geeignete Korrekturmaßnahmen (einschließlich disziplinarischer Maßnahmen bis hin zur Kündigung) sind vom Risikoausschuss unter Berücksichtigung der Art und Schwere des Fehlverhaltens und der Umstände festzulegen.

Verboten sind Repressalien, Drohungen, Straf- oder Vergeltungsmaßnahmen jedweder Art gegen Hinweisgeber, die nach Treu und Glauben ein Fehlverhalten gemeldet oder Bedenken formuliert haben, oder gegen Personen, die an einer Nachforschung oder einem Vorgang mit Blick auf das gemeldete Fehlverhalten oder die formulierten Bedenken mitwirken. Angestellte, die der Ansicht sind, dass sie solchen Repressalien, Drohungen, Straf- oder Vergeltungsmaßnahmen ausgesetzt waren, können den Fall dem General Counsel melden.

Hingegen können Meldungen, die wider Treu und Glauben erfolgen, zu disziplinarischen Maßnahmen gegen den Hinweisgeber führen.

Mitteilungen und Dokumente im Zusammenhang mit Hinweisen, die zu keinen disziplinarischen oder rechtlichen Maßnahmen geführt haben, sind nach entsprechender Anonymisierung innerhalb von zwei Monaten nach Abschluss des Falles zu vernichten oder zu archivieren. Fälle, die zu weiteren disziplinarischen oder rechtlichen Maßnahmen führen, werden gemäß den rechtlichen Erfordernissen archiviert.

 

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