Klokkenluidersregeling

Deze regeling is erop gericht om op een zeer transparante basis te werken. Het bedrijf wil op de hoogte zijn van belangrijke misstanden en deze zo snel mogelijk aanpakken. Alle klachten of zorgen met betrekking tot boekhouding, juridische zaken, fraude of niet-naleving van regelgevingen kunnen via deze regeling worden behandeld.

Deze regeling is niet bedoeld om de communicatie van zorgen, vragen of problemen door werknemers of derden aan meerderen, leidinggevende, Ethic Campions of personeelszaken te vervangen Dit is een extra communicatiekanaal dat kan worden gebruikt om belangrijke zaken te rapporteren.

Zaken die kunnen worden gerapporteerd

Werknemers worden aangemoedigd om onderstaande onmiddellijk te melden:

  • Opzettelijke fouten, fraude of nalatigheid bij de voorbereiding, herziening of audit van de jaarrekening van de onderneming of bij de registratie van de financiële gegevens van de onderneming.
  • Opzettelijke gevallen van niet-naleving van de regelgeving in overeenstemming met het bedrijfsbeleid of met de geldende wetgeving.
  • Alle geïdentificeerde frauduleuze activiteiten (bankfraude, witwassen van geld, frauduleuze verklaringen naar het management, frauduleus gebruik van toegangsrechten etc.).
  • Schending van de anti-corruptie wetgeving (FCPA, Loi “Sapin 2”, UK Bribery Act of vergelijkbare wetten) en schendingen van de ethische code (bijvoorbeeld corruptie, discriminatie, pesterijen etc.)

Andere onderwerpen of zorgen mogen niet worden gedeeld via dit communicatiekanaal, maar moeten worden besproken met een leidinggevende of met personeelszaken.

Derden worden aangemoedigd om het onderstaande onmiddellijk te rapporteren:

  • Opzettelijke gevallen van het niet-naleven van de toepasselijke wetgeving
  • Alle geïdentificeerde frauduleuze activiteiten (bankfraude, witwassen van geld, etc.)
  • Schending van de anti-corruptie wetgeving (FCPA, Loi “Sapin 2”, UK Bribery Act of vergelijkbare wetten) en schendingen van de ethische code (bijvoorbeeld corruptie, discriminatie, pesterijen etc.)

Klachten indienen

Klachten kunnen vertrouwelijk en indien gewenst, anoniem worden ingediend voor zover wettelijk toegestaan in uw lokale jurisdictie:

  • Via e-mail op Exclusive Group level via de e-mail Ethicspoint@exclusive-networks.com
  • Via reguliere post aan Exclusive France Holding – Group General Counsel – 20 quai du point du jour – 92 100 Boulogne-Billancourt- Frankrijk

De anonimiteit van de persoon die een niet-anonieme klacht indient, zal zoveel mogelijk worden gehandhaafd volgens de eisen van de wet.

Klachten worden vertrouwelijk behandeld

Ingediende klachten moeten een duidelijke beschrijving van de feiten of zorgen bevatten, de naam van de entiteit en indien mogelijk informatie verstrekken over de informatie bronnen, consequenties en impact. Signaleringen met niet-verifieerbare feiten, niet-significante feiten of die buiten het bereik van deze regeling vallen, worden onmiddellijk verwijderd

Anonieme meldingen worden alleen behandeld als de beschreven feiten voldoende gedetailleerd zijn.

 

Behandeling van klachten

De ontvangen klachten worden vastgelegd in één rapport dat door de ontvanger van de klacht beschikbaar wordt gehouden. Datum van de klacht, beschrijving, indiener indien niet anoniem, status van onderzoek en conclusies worden in het rapport gerapporteerd.

Risk & Compliance zorgt voor de coördinatie van de behandeling van de klachten en kan de belangrijke items onmiddellijk aan het risicocomité melden. Een kwartaalrapportage zal aan het risicocomité worden gecommuniceerd met ontvangen klachten en updates over lopende onderzoeken. Toegang tot rapporten aan derden is ter beoordeling van het risicocomité.

Indien van toepassing kunnen klachten worden overgedragen aan de juiste persoon of afdeling om deze te behandelen, tenzij de klacht betrekking heeft op deze specifieke persoon of afdeling. Klachten worden geanonimiseerd voordat ze intern worden overgedragen. Vertrouwelijkheid zal zo volledig mogelijk worden gehandhaafd.

Als sommige personen het onderwerp van de klacht zijn, zullen zij op de hoogte worden gesteld van de lopende behandeling van de waarschuwing zodra de eerste onderzoeken zijn gestart (om te voorkomen dat bewijzen of bewijsstukken verdwijnen). Dit is om hen het recht te geven om zich te verzetten tegen de behandeling van de zaak om een legitieme reden (bijvoorbeeld valse beschuldigingen of grove beschuldigingen).

Anonieme meldingen worden als zodanig gemarkeerd in de communicatie tijdens het gerelateerde onderzoek.

Snelle en passende corrigerende maatregelen (inclusief disciplinaire maatregelen tot aan de beëindiging van het dienstverband) zullen worden genomen zoals bepaald door het risico comité en zijn afhankelijk van de aard en de ernst van het gedrag of de omstandigheden.

Represaille, bedreigingen, of vergelding op welke manier dan ook tegen een persoon die te goeder trouw een klacht heeft ingediend of een zorg heeft gemeld, of tegen een persoon die assisteert bij een onderzoek of proces met betrekking tot een dergelijke klacht of bezorgdheid, is verboden. Medewerkers die menen dat ze zijn blootgesteld aan dergelijke represailles, bedreigingen of vergelding, kunnen de zaak voorleggen aan de General Counsel.

Omgekeerd kan elke in kwade trouw klacht leiden tot disciplinaire maatregelen tegen de indiener.

Communicatie en documenten met betrekking tot waarschuwingen die niet tot disciplinaire of gerechtelijke acties hebben geleid, worden verwijderd of gearchiveerd nadat ze binnen twee maanden nadat de zaak is gesloten, zijn geanonimiseerd. Gevallen die leiden tot verdere disciplinaire of juridische acties worden gearchiveerd volgens de wettelijke vereisten