5 sfaturi pentru a gestiona o intalnire online

In lumea post-COVID de astazi, intalnirile online sunt noua normalitate.   Conferintele web si video de business au inregistrat o crestere cu 500% de la debutul focarului COVID-19. Mai mult, 67% dintre companii si-au dezvoltat strategia de cheltuieli pentru conferinte video. In mod clar, intalnirile online vor ramane noua normalitate si in 2021. Totusi, gestionarea unei intalniri mari online este plina de provocari – de la lipsa de implicare a participantilor la probleme de colaborare, probleme de retea etc.

Astazi va prezentam 5 tactici pentru a gestiona o intalnire online.

  1. Definiti o agenda: avand un obiectiv predefinit, va asigurati si calea spre succes – cand se termina intalnirea, aveti o directie clara. De asemenea, va asigurati ca participantii sunt implicati activ in intalnire.  Pentru cele mai bune rezultate, transmiteti agenda intalnirii participantilor in prealabil, astfel incat sa vina pregatiti.
  2. Investiti in instrumente de colaborare de calitate: O astfel de solutie ar trebui sa fie usor de utilizat si intuitiva, cu functii precum mesagerie, partajare integrata de fisiere, whiteboarding, adnotare, minute de intalnire, programare si multe altele.
  3. Participare restransa: urmati regula lui Jeff Bezos, fondatorul Amzaon, Two Pizza: Pentru a face intalnirea relevanta, invitati numai persoanele care isi pot asuma responsabilitatea agendei discutate.
  4. Aduceti inapoi sentimentul de „a fi in picioare”: incurajati intalnirile stand-up. A avea o configuratie solida de colaborare audio-video este absolut esentiala pentru o intalnire eficienta de stand-up online. Indiferent de platforma pe care o alegeti, asigurati-va ca functioneaza pentru toti membrii echipei si ca toata lumea poate auzi, vedea si colabora eficient unul cu celalalt. De exemplu, utilizand instrumentul bazat pe cloud COLLABORATE SPACE al ClearOne, pana la 100 de participanti se pot alatura simultan unei intalniri video – cu pana la 49 afisate simultan pe ecran.
  5. Reduceti timpul intalnirilor pe cat posibil: Din doua motive: a) timpul este valoros si b) atentia oamenilor se diminueaza cu fiecare generatie care trece. De fapt, Millenialii sunt generatia Goldfish, cu atentie mult mai scurta. Definiti un interval de timp in prealabil si utilizati aplicatii care pot trimite memento-uri participantilor pentru a incheia intalnirile cand se apropie ora de sfarsit. Intalnirile scurte stimuleaza urgenta si imbunatatesc productivitatea.

In timp ce aceste reguli se aplica oricarui cadru de intalnire, ele sunt mai utile in intalnirile online, in special in realitatea post-COVID in care suntem cu totii predispusi la un tip de neimplicare. Organizatiile inteligente aloca 20% din bugetele salilor de intalniri catre tehnologii de colaborare, pe masura ce companiile isi extind accentul pe munca la distanta si intalnirile online.

Care sunt cele mai bune practici pentru gestionarea intalnirilor online pe care le-ati adoptat pana acum?