Videconferinta, de la scenarii la aplicatii practice

[g1_lead]

Luni, 18 ianuarie 2016: scolile si gradinitele din Bucuresti si 16 judete au fost inchise din cauza conditiilor meteorologice nefavorabile. O zi in care in sute de familii cu copii, care nu pot fi lasati singuri, unul dintre parinti a trebuit sa stea acasa. Incercand sa isi acopere macar o parte din atributiile profesionale stringente via telefon si/sau email.

[/g1_lead]

Pe cat se poate. Pentru ca prima jumatate a lunii ianuarie este pentru multe companii rezervata stabilirii noilor planuri de activitate, bugetelor etc. Adica o perioada in care sedintele si intalnirile ad-hoc se tin lant si in care absenta unui executiv cu atributii extinse, a unui specialist cu competente speciale sau a unui angajat-cheie nu poate fi suplinita printr-un simplu apel telefonic.

In astfel de situatii, videoconferinta este solutia optima prin care se pot limita sau chiar elimina total problemele aparute in urma absentelor “nemotivate”. Mai ales ca la momentul actual companiile beneficiaza de avantajul adoptarii extinse a mobilitatii in randul angajatilor. Cu un smartphone, o tableta sau un laptop, o conexiune Internet buna si o solutie de videoconferinta, orice anagajat poate participa activ la intalnirile in care este necesara prezenta lui.

Videoconferinta ofera avantaje reale nu doar in cazuri de calamitati naturale, ci genereaza castiguri consistente in activitatea cotidiana a angajatilor mobili. Care sunt din ce in ce mai numerosi in cadrul organizatiilor, o data cu ascensiunea noii generatii de “nativi digitali”, pentru care comunicarea online si utilizarea solutiilor de tip Skype, FaceTime etc. este o a doua natura. Si pentru care asocierea notiunii de “job” cu cea de spatiu de munca strict delimitat fizic are o relevanta scazuta.

Acestora li se adauga prestatorii de servicii si angajatili temporari, spre care organizatiile isi indreapta din ce in ce mai mult atentia. (Chiar si in Romania, unde in 2015 existau nu mai putin de 400.000 de PFA-uri.) Pentru eficienta lucrului cu aceste categorii de angajati si colaboratori, videoconferinta reprezinta solutia optima pentru ca le permite companiilor sa fie dinamice si – important! – rapide si flexibile.

Lucrul la distanta are insa si alte conotatii pentru organizatiile mari cu un grad ridicat de dispersie geografica – cu mai multe filiale, puncte de lucru, depozite, centre de suport etc. In astfel de cazuri, videoconferinta ofera economii consistente in ceea ce priveste costurile de transport (la care se adauga cele de cazare, diurna etc.), castiguri care se pot contoriza direct.

Beneficiile concrete pe care le asigura adoptarea solutiilor de videoconferinta este probata la momentul actual prin mii de studii de caz la nivel global. O analiza Polycom-Wainhouse Research care a inventariat cele mai importante castiguri obtinute de companii in urma implementarii solutiilor de videoconferinta a stabilit urmatoarea ierarhie:

• Imbunatatirea productivitatii angajatilor (94%);
• Cresterea eficientei interactiunilor intre angajati si dintre acestia si clienti (88%);
• Reducerea costurilor de transport (87%);
• Imbunatatirea lucrului in echipa (86%);
• Accelerarea procesului de luare a deciziilor (82%);
• Posibilitatea lucrului de acasa (sau din alta locatie), ramanand conectat la problemele profesionale curente (64%).

Sunt castiguri importante pentru orice tip de organizatie, indiferent de ordinul de marime. Iar acesta este un aspect important, care trebuie subliniat pentru ca in piata persista inca perceptia ca videoconferinta este o solutie accesibila si utila doar companiilor mari. Un verdict valabil pana acum 5-6 ani, cand vendorii au inceput sa se reorienteze si catre zona SMB.

Primul pas a constat in inlocuirea platformelor hardware dedicate – costisitoare si care necesitau competente specifice si un efort de administrare si mentenanta sustinut – cu solutii ce pot rula pe echipamente standard si masini virtuale. Pasul doi a fost marcat de intrarea in forta a furnizorilor de servicii Cloud, care, prin inlocuirea efortului investitional initial cu modelul “Pay-as-you-go”, au reusit sa castige rapid o cota de piata solida. Mai ales ca adoptia serviciilor Cloud s-a suprapus cu explozia mobilitatii in mediul business.

Rezultatul acestei evolutii accelerate este ca, la momentul actual, mai toti vendorii importanti de solutii de videoconferinta au in portofoliu oferte dedicate si – mai ales! – accesibile zonei SMB.

In ceea ce priveste utilitatea, dincolo de motivele enumerate anterior, videoconferinta raspunde in plus la o cerinta specifica SMB-urilor: companiile medii si mici se bazeaza pe experienta si competentele unui numar restrans de membri ai staff-ului. Dependenta de aceste “resurse” le obliga sa caute nu doar solutii de comunicare, ci si de colaborare intre interlocutori, iar videoconferinta este raspunsul optim la ambele nevoi.

Luni, 18 ianuarie 2016 nu este un scenariu, ci o situatie reala. Care poate servi ca punct de pornire pentru orice companie care analizeaza oportunitatea adoptarii unei solutii de videoconferinta. Avantajul major al acestui tip de aplicatii este ca pot fi ajustate in functie de bugetul si resursele disponibile si de principalele beneficii care se doresc a fi obtinute.