Kolmannen osapuolen tiedotus

Tämän ilmoituksen tarkoitus

Kun olet Exclusive Networksin (jäljempänä "EXN") kanssa vuorovaikutuksessa oleva tietoturva-alan ammattilainen tai Exclusive Networksin back-office- tai johtoryhmien kanssa vuorovaikutuksessa oleva ammattilainen, EXN voi kerätä ja käsitellä tiettyjä työntekijöittenne henkilötietoja, joita tarkoitetaan luonnollisten henkilöiden suojelusta henkilötietojen käsittelyssä ja näiden tietojen vapaasta liikkuvuudesta 27 päivänä huhtikuuta 2016 annetun Euroopan parlamentin ja neuvoston asetuksen (EU) 2016/679 ("yleinen tietosuoja-asetus") 4 artiklan 1 kohdassa, tavanomaisen liiketoimintansa yhteydessä.

Yleisen tietosuoja-asetuksen 13 ja 14 artiklan mukaisesti tämän ilmoituksen tarkoituksena on tiedottaa asianmukaisesti työntekijöillesi heidän ominaisuudessaan rekisteröityinä henkilöinä käsittelystä, jonka EXN todennäköisesti suorittaa ja joka koskee heidän henkilötietojaan.

Koska sinulla on suora suhde työntekijöihisi, joiden henkilötietoja EXN luovuttaa ja käsittelee, sinun on annettava heille tässä olevat tiedot viidentoista (15) päivän kuluessa siitä päivästä, jona EXN on toimittanut sinulle tämän ilmoituksen, ja olet yksin vastuussa siitä.

Kolmannen osapuolen ilmoitus henkilötietojen keräämisestä (yleisen tietosuoja-asetuksen 13 artikla).

EXN (yleisen tietosuoja-asetuksen 4 artiklan 7 kohdassa tarkoitettu rekisterinpitäjä) voi tavanomaisen liiketoimintansa yhteydessä kerätä ja käsitellä tiettyjä henkilötietoja, jotka koskevat alla lueteltuja rekisteröityjen ryhmiä.

EXN voi kerätä ja käsitellä seuraavia henkilötietoja:

1. sen tulevaisuudennäkymät
2. EXN-asiakkaiden (jälleenmyyjien) työntekijät.
3. loppukäyttäjien työntekijät
4. myyjien työntekijät
5. EXN:n palveluntarjoajien työntekijät
6. Edustajien / laitosten työntekijät
7. Työnhakijat

Henkilökohtaisesta tilanteestasi riippuen katso tämän sivun asianmukainen osa.

Seuraavaa osiota"Oikeutesi", joka koskee tietosuoja-asetuksen (ja mahdollisen sovellettavan kansallisen lainsäädännön) mukaisia oikeuksiasi rekisteröitynä, sovelletaan henkilökohtaisesta tilanteestasi riippumatta:

Oikeutesi

Sovellettavan lainsäädännön mukaisesti sinulla on oikeus saada pääsy tietoihin, oikaista ne, poistaa ne, rajoittaa käsittelyä, siirtää tiedot järjestelmästä toiseen, vastustaa henkilötietojesi käsittelyä ja olla joutumatta sellaisen päätöksen kohteeksi, joka perustuu yksinomaan automaattiseen käsittelyyn. Jos käsittelemme tietoja suostumuksesi perusteella (erityisesti evästeiden tallentamisen osalta), sinulla on oikeus peruuttaa suostumuksesi milloin tahansa.

Nämä oikeudet eivät ole ehdottomia, ja niitä voidaan käyttää yleisen tietosuoja-asetuksen 15-22 §:ssä säädetyin edellytyksin. Voit käyttää näitä oikeuksia henkilöllisyystodistuksen esittämistä vastaan päälakimiehelle osoitteessa DPO@exclusive-networks.com.

Jos henkilötietojen suojaa koskevia säännöksiä ja erityisesti yleistä tietosuoja-asetusta rikotaan, voit tehdä valituksen kansalliselle tietosuojaviranomaiselle.

1. Jos olet potentiaalinen ostaja:

a. Käsiteltävien henkilötietojen luokat

EXN voi kerätä seuraavia henkilötietoja: nimi, sukunimi, ammatillinen sähköpostiosoite, ammatillinen puhelinnumero, ammattinimike, kuvat, jos osallistut markkinointitapahtumiin.

b. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset

EXN käsittelee henkilötietojasi seuraaviin tarkoituksiin:

• Yleinen liiketoimintatarkoitus;
• Markkinaosuuksien laajentaminen;
• Markkinointikampanjoiden ja -tapahtumien järjestäminen (omasta tai myyjien tai jälleenmyyjien puolesta);
• Näiden tapahtumien ympärillä tapahtuva viestintä sisäisesti tai ulkoisesti sosiaalisten verkostojen tai muiden viestintäkanavien avulla;
• Dokumentointi myyjille siitä, mitä markkinointitapahtumia on järjestetty;
• Ammatillisten kiinnostuksen kohteiden profilointi.

c. Tietojenkäsittelytoimien oikeusperusta

EXN toteuttaa nämä henkilötietojen käsittelytoimet oikeutettujen etujensa mukaisesti (yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan f alakohdan mukaisesti).

d. Kerättyjen henkilötietojen vastaanottajaryhmät

Henkilötietosi toimitetaan:

• EXN:n sisällä markkinointi-, myynti-, ennakkomyynti-, palvelu- ja talousosastojen valtuutetulle henkilökunnalle sekä tietotekniikan ylläpitäjille ja johtoryhmille;
• Myyjille (myyntimahdollisuuksien ilmoittamiseksi);
• EXN Groupin sidosyksiköille.

Huomaa, että osa henkilötiedoistasi saatetaan siirtää Euroopan unionin ulkopuolella sijaitseville vastaanottajille. EXN ilmoittaa sinulle, että näitä siirtoja säännellään soveltuvin osin Euroopan komission vakiosopimuslausekkeiden mekanismilla ja että ne täyttävät siten yleisen tietosuoja-asetuksen 44-50 artiklan vaatimukset, jotka koskevat henkilötietojen siirtoa kolmansiin maihin.

e. Henkilötietojen säilytysaika

EXN säilyttää henkilötietojasi sovellettavassa lainsäädännössä määrättyjen säilytysaikojen ja kansallisten tietosuojaviranomaisten viimeisimpien suositusten mukaisesti. EXN sitoutuu joka tapauksessa säilyttämään henkilötietojasi enintään sen ajan, joka on tarpeen niitä tarkoituksia varten, joita varten ne on kerätty.

Prospectin työntekijöiden tunnistetiedot: 3 vuotta siitä, kun prospekti on viimeksi ottanut yhteyttä.

2. Jos olet EXN:n asiakkaiden (jälleenmyyjien) työntekijä:

a. Käsiteltävien henkilötietojen luokat

EXN voi kerätä seuraavia henkilötietoja: etu- ja sukunimi, osoite, ammatillinen sähköpostiosoite, ammattinimike, ammatilliset kiinnostuksen kohteet, passi/henkilötunnuksen numero, kuvat, jos osallistut markkinointitapahtumiin.

b. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset

EXN käsittelee henkilötietojasi seuraaviin tarkoituksiin:

• Yleinen liiketoimintatarkoitus;
• Liiketoiminnan arviointien tekeminen (sisäisesti, myyjien tai jälleenmyyjien kanssa);
• Markkinointikampanjoiden ja tapahtumien järjestäminen;
• Näiden tapahtumien ympärillä tapahtuva viestintä sisäisesti tai ulkoisesti sosiaalisten verkostojen tai muiden viestintäkanavien avulla;
• markkinaosuuksien laajentaminen;
• Raportointi EXN:n myyjille markkinointikampanjoista/tapahtumista;
• Jälleenmyyjien ammatillisten kiinnostuksen kohteiden profilointi;
• Matkojen järjestäminen markkinointitapahtumia varten;
• Kuljetusasiakirjojen laatiminen ja lähetysten koordinointi;
• Asiantuntijapalvelujen tarjoaminen (tuki, koulutus, asennus, ylläpito jne.);
• vientivalvontasäännösten noudattaminen;
• korruption vastaisten lakien noudattaminen;
• Maksujen periminen.

c. Tietojenkäsittelyn oikeusperusta

EXN toteuttaa nämä henkilötietojen käsittelytoimet oikeutettujen etujensa mukaisesti (yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan f alakohta).

d. Kerättyjen henkilötietojen vastaanottajaryhmät

Henkilötietosi toimitetaan:

• EXN:n sisällä markkinointi-, myynti-, ennakkomyynti-, palvelu-, rahoitus- ja tilauskäsittelyosastojen valtuutetulle henkilökunnalle sekä tietotekniikan ylläpitäjille ja johtoryhmille;
• Viranomaisille;
• Myyjille;
• loppukäyttäjille;
• liikenteenharjoittajille tai edustajille;
• EXN Groupin sidosyksiköille.

Huomaa, että osa henkilötiedoistasi saatetaan siirtää Euroopan unionin ulkopuolella sijaitseville vastaanottajille. EXN ilmoittaa sinulle, että näitä siirtoja säännellään soveltuvin osin Euroopan komission vakiosopimuslausekkeiden mekanismilla ja että ne täyttävät siten yleisen tietosuoja-asetuksen 44-50 artiklan vaatimukset, jotka koskevat henkilötietojen siirtoa kolmansiin maihin.

e. Henkilötietojen säilytysaika

EXN säilyttää henkilötietojasi sovellettavassa lainsäädännössä määrättyjen säilytysaikojen ja kansallisten tietosuojaviranomaisten viimeisimpien suositusten mukaisesti. EXN sitoutuu joka tapauksessa säilyttämään henkilötietojasi enintään sen ajan, joka on tarpeen oikeudellisten ja sopimusvelvoitteiden täyttämiseksi.

Asiakkaiden työntekijöiden tunnistetiedot: 3 vuotta sopimussuhteen päättymisestä; passi/tunnistenumero: poisto välittömästi matkan järjestämisen päätyttyä.

3. Jos olet loppukäyttäjän työntekijä:

a. Käsiteltävien henkilötietojen luokat

EXN voi kerätä seuraavia henkilötietoja: nimi, sukunimi, osoite, ammatillinen sähköpostiosoite, ammatilliset kiinnostuksen kohteet, ammattinimike, kuvat, jos osallistut markkinointitapahtumiin.

b. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset

EXN käsittelee henkilötietojasi seuraaviin tarkoituksiin:

• Yleinen liiketoimintatarkoitus;
• Liiketoimintakatsausten tekeminen (sisäisesti, myyjien tai jälleenmyyjien kanssa);
• Asiantuntijapalvelujen tarjoaminen (tuki, koulutus, ylläpito jne.);
• Markkinointikampanjan ja tapahtumien järjestäminen;
• Näiden tapahtumien ympärillä tapahtuva viestintä sisäisesti tai ulkoisesti sosiaalisten verkostojen tai muiden viestintäkanavien avulla;
• raportointi EXN:n myyjille tällaisista markkinointikampanjoista/tapahtumista;
• Loppukäyttäjien ammatillisten kiinnostuksen kohteiden profilointi;
• markkinaosuuksien laajentaminen;
• vientivalvontasäännösten noudattaminen;
• korruption vastaisten lakien noudattaminen;
• Kuljetusasiakirjojen myöntäminen ja lähetysten koordinointi.

c. Tietojenkäsittelyn oikeusperusta

Nämä henkilötietojen käsittelytoimet toteuttaa EXN:

• EXN: Pyrkiessään oikeutettuihin etuihinsa (yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan f alakohta);
• Jotta EXN voisi noudattaa EXN:lle asetettua lakisääteistä velvoitetta (kuten GDPR:n 6 artiklan 1 kohdan c alakohdassa määritellään): USA:n vientivalvontasäännökset, korruption vastaiset lait.

d. Kerättyjen henkilötietojen vastaanottajaryhmät

Henkilötietosi toimitetaan:

• EXN:n sisällä talous-, myynti-, ennakkomyynti-, markkinointi-, logistiikka- ja palveluosastojen valtuutetulle henkilökunnalle sekä tietotekniikan ylläpitäjille ja johtoryhmälle;
• Myyjille;
• Jälleenmyyjille.
• Kuljetusliikkeille tai asiamiehille;
• viranomaisille;
• EXN Groupin sidosyksiköille.

Huomaa, että osa henkilötiedoistasi saatetaan siirtää Euroopan unionin ulkopuolella sijaitseville vastaanottajille. EXN ilmoittaa sinulle, että näitä siirtoja säännellään soveltuvin osin Euroopan komission vakiosopimuslausekkeiden mekanismilla ja ne täyttävät siten yleisen tietosuoja-asetuksen 44-50 artiklan vaatimukset, jotka koskevat henkilötietojen siirtoa kolmansiin maihin.

e. Henkilötietojen säilytysaika

EXN säilyttää henkilötietojasi sovellettavassa lainsäädännössä määrättyjen säilytysaikojen ja kansallisten tietosuojaviranomaisten viimeisimpien suositusten mukaisesti. EXN sitoutuu joka tapauksessa säilyttämään henkilötietojasi enintään sen ajan, joka on tarpeen oikeudellisten ja sopimusvelvoitteiden täyttämiseksi.

Loppukäyttäjien työntekijöiden tunnistetiedot: 3 vuotta sopimussuhteen päättymisestä.

4. Jos olet EXN' Vendorin työntekijä:

a. Käsiteltävien henkilötietojen luokat

EXN voi kerätä seuraavia henkilötietoja: etunimi, sukunimi, osoite, ammatillinen sähköpostiosoite, ammattinimike, kuvat, jos osallistut markkinointitapahtumiin [muutetaan/täydennetään paikallisella tasolla tietojen kartoituksen mukaan].

b. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset

EXN käsittelee henkilötietojasi seuraaviin tarkoituksiin:

• Yleinen liiketoimintatarkoitus;
• Liiketoimintanäkymien, jälleenmyyjien tai loppukäyttäjien suhteiden hallinta;
• liiketoimintasopimusten täyttäminen;
• kaupallisten asiakirjojen (tarjoukset, ostotilaukset, toimituskirjat, laskut...) laatimisessa ja tuotteiden (laitteistot, ohjelmistot) jakelussa tarvittava viestintä;
• Kuljetusten ja logistiikan järjestäminen;
• Liiketoiminnan arviointien tekeminen;
• B2B-suoramarkkinointitoimet ja niihin liittyvä viestintä;
• Asiantuntijapalvelujen suorittaminen, lisenssien mahdollistaminen;
• Rahoitukseen liittyvien asioiden hoitaminen.

c. Tietojenkäsittelytoimien oikeusperusta

EXN toteuttaa nämä henkilötietojen käsittelytoimet oikeutettujen etujensa mukaisesti (yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan f alakohta).

d. Kerättyjen henkilötietojen vastaanottajaryhmät

Henkilötietosi toimitetaan:

• EXN:n sisällä talous-, myynti-, ennakkomyynti-, markkinointi-, logistiikka- ja palveluosastojen valtuutetulle henkilökunnalle sekä tietotekniikan ylläpitäjille ja johtoryhmälle;
• Jälleenmyyjille;
• Loppukäyttäjille;
• ammattimaisille palveluntarjoajille;
• edustajille tai IOR:lle;
• EXN Groupin sidosyksiköille.

Huomaa, että osa henkilötiedoistasi saatetaan siirtää Euroopan unionin ulkopuolella sijaitseville vastaanottajille. EXN ilmoittaa, että näitä siirtoja säännellään soveltuvin osin Euroopan komission vakiosopimuslausekkeiden mekanismilla ja että ne täyttävät siten yleisen tietosuoja-asetuksen 44-50 artiklan vaatimukset, jotka koskevat henkilötietojen siirtoa kolmansiin maihin.

e. Henkilötietojen säilytysaika

EXN säilyttää henkilötietojasi sovellettavassa lainsäädännössä määrättyjen säilytysaikojen ja kansallisten tietosuojaviranomaisten viimeisimpien suositusten mukaisesti. EXN sitoutuu joka tapauksessa säilyttämään henkilötietojasi enintään sen ajan, joka on tarpeen oikeudellisten ja sopimusvelvoitteiden täyttämiseksi.

Myyjien työntekijöiden tunnistetiedot: 3 vuotta sopimussuhteen päättymisestä.

5. Jos olet EXN:n palveluntarjoajien (IT-toimittajat/konsultit/neuvonantajat/ulkopuoliset palveluntarjoajat, huolitsijat, kouluttajat, pankki, vakuutus, tilintarkastaja, ulkoiset asiantuntijapalvelujen tarjoajat) työntekijä:

a. Käsiteltävien henkilötietojen luokat

EXN voi kerätä seuraavia henkilötietoja: nimi, sukunimi, ammatillinen sähköpostiosoite, ammatillinen puhelinnumero, ammattinimike, kuvat, jos osallistut markkinointitapahtumiin.

b. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset

EXN käsittelee henkilötietojasi seuraaviin tarkoituksiin:

• Yleinen liiketoimintatarkoitus;
• IT-järjestelmien ja niihin liittyvän IT-turvallisuuden ylläpitäminen;
• EXN:n neuvonta tai tarkastus ennalta sovitun työmäärän mukaan (kuten logistiikan järjestäminen/ tullin selvittäminen/ markkinointitapahtuman järjestäminen/ markkinointikampanjan toteuttaminen puolestamme/ yrityksen kirjanpidon ylläpito/ maksujen suorittaminen...);
• tarjota jälleenmyyjille tai loppukäyttäjille tietoturva-alan asiantuntijapalveluja (tuki, koulutus, asennus, konsultointi, ylläpito jne.).

c. Tietojenkäsittelyn oikeusperusta

EXN toteuttaa nämä henkilötietojen käsittelytoimet oikeutettujen etujensa mukaisesti (yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan f alakohta).

d. Kerättyjen henkilötietojen vastaanottajaryhmät

Henkilötietosi toimitetaan:

• EXN:n sisällä talous-, myynti-, ennakkomyynti-, markkinointi-, logistiikka- ja palveluosastojen valtuutetulle henkilökunnalle sekä tietotekniikan ylläpitäjille ja johtoryhmälle;
• Ulkopuolisille tilintarkastajille;
• Myyjille;
• jälleenmyyjille;
• loppukäyttäjille;
• EXN Groupin sidosyksiköille.

Huomaa, että osa henkilötiedoistasi saatetaan siirtää Euroopan unionin ulkopuolella sijaitseville vastaanottajille. EXN ilmoittaa sinulle, että näitä siirtoja säännellään soveltuvin osin Euroopan komission vakiosopimuslausekkeiden mekanismilla ja ne täyttävät siten yleisen tietosuoja-asetuksen 44-50 artiklan vaatimukset, jotka koskevat henkilötietojen siirtoa kolmansiin maihin.

e. Henkilötietojen säilytysaika

EXN säilyttää henkilötietojasi sovellettavassa lainsäädännössä määrättyjen säilytysaikojen ja kansallisten tietosuojaviranomaisten viimeisimpien suositusten mukaisesti. EXN sitoutuu joka tapauksessa säilyttämään henkilötietojasi enintään sen ajan, joka on tarpeen oikeudellisten ja sopimusvelvoitteiden täyttämiseksi.

Palveluntarjoajan työntekijöiden tunnistetiedot: 3 vuotta sopimussuhteen päättymisestä.

6. Jos olet agentin/IOR:n (tietojen maahantuoja) työntekijä:

a. Käsiteltävien henkilötietojen luokat

EXN voi kerätä seuraavia henkilötietoja: etunimi, sukunimi, ammatillinen sähköpostiosoite, ammatillinen puhelinnumero, ammattinimike.

b. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset

EXN käsittelee henkilötietojasi seuraaviin tarkoituksiin:

• Tulliselvitys;
• Logistiikkajärjestelmän toteuttaminen ja koordinointi;
• Logistiikkaan liittyvien asiakirjojen myöntäminen ja siirtäminen;
• markkinointikampanjan toteuttaminen puolestamme;

c. Tietojenkäsittelyn oikeusperusta

EXN toteuttaa nämä henkilötietojen käsittelytoimet oikeutettujen etujensa mukaisesti (yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan f alakohta).

d. Kerättyjen henkilötietojen vastaanottajaryhmät

Henkilötietosi toimitetaan:

• EXN:n sisällä talous-, myynti-, ennakkomyynti- ja logistiikkaosastojen valtuutetulle henkilökunnalle sekä tietotekniikan ylläpitäjille ja johtoryhmille;
• EXN:n myyjille, jälleenmyyjille tai loppukäyttäjille;
• tilintarkastajille;
• viranomaisille;
• EXN Groupin sidosyksiköille.

Huomaa, että osa henkilötiedoistasi saatetaan siirtää Euroopan unionin ulkopuolella sijaitseville vastaanottajille. EXN ilmoittaa sinulle, että näitä siirtoja säännellään soveltuvin osin Euroopan komission vakiosopimuslausekkeiden mekanismilla ja että ne täyttävät siten yleisen tietosuoja-asetuksen 44-50 artiklan vaatimukset, jotka koskevat henkilötietojen siirtoa kolmansiin maihin.

e. Henkilötietojen säilytysaika

EXN säilyttää henkilötietojasi sovellettavassa lainsäädännössä säädettyjen säilytysaikojen ja kansallisten tietosuojaviranomaisten viimeisimpien suositusten mukaisesti. EXN sitoutuu joka tapauksessa säilyttämään henkilötietojasi enintään sen ajan, joka on tarpeen oikeudellisten ja sopimusvelvoitteiden täyttämiseksi.

Agentin/IOR:n työntekijöiden tunnistetiedot: 3 vuotta sopimussuhteen päättymisestä.

6. Jos olet työnhakija:

a. Käsiteltävien henkilötietojen luokat

EXN voi kerätä seuraavia henkilötietoja: nimi, osoite, harrastukset, henkilökohtainen sähköpostiosoite, syntymäaika, puhelinnumero, työkokemushistoria, opinnot, ammatilliset todistukset.

b. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset

EXN käsittelee henkilötietojasi seuraaviin tarkoituksiin:

• Rekrytointitarkoitus (nykyinen ja tuleva)

c. Tietojenkäsittelyn oikeusperusta

EXN toteuttaa nämä henkilötietojen käsittelytoimet oikeutettujen etujensa mukaisesti (yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan f alakohdan mukaisesti).

d. Kerättyjen henkilötietojen vastaanottajaryhmät

Henkilötietosi toimitetaan:

• EXN:n sisällä kaikkien työntekijöitä rekrytoivien osastojen valtuutetuille johtajille;
• EXN-konserniin kuuluville sidosyksiköille.

Huomaa, että osa henkilötiedoistasi saatetaan toimittaa Euroopan unionin ulkopuolella sijaitseville vastaanottajille. EXN ilmoittaa, että näitä siirtoja säännellään soveltuvin osin Euroopan komission vakiosopimuslausekkeiden mekanismilla ja että ne täyttävät siten yleisen tietosuoja-asetuksen 44-50 artiklan vaatimukset, jotka koskevat henkilötietojen siirtoa kolmansiin maihin.

e. Henkilötietojen säilytysaika

EXN säilyttää henkilötietojasi sovellettavassa lainsäädännössä säädettyjen säilytysaikojen ja kansallisen tietosuojaviranomaisen viimeisimmän määräajan mukaisesti. EXN sitoutuu joka tapauksessa säilyttämään henkilötietojasi enintään sen ajan, joka on tarpeen niitä tarkoituksia varten, joita varten ne on kerätty.

Työnhakijoiden henkilötiedot: 2 vuotta siitä, kun hakijaan on viimeksi oltu yhteydessä.