Notificare privind informațiile terță parte

Scopul prezentei note de informare

În calitate de profesionist în domeniul securității IT care interacționează cu Exclusive Networks (denumit în continuare "EXN") sau în calitate de profesionist care interacționează cu echipele de back-office sau de management ale Exclusive Networks, anumite date cu caracter personal ale angajaților dumneavoastră, în sensul articolului 4 alineatul (1) din Regulamentul european 2016/679 al Parlamentului European și al Consiliului din 27 aprilie 2016 privind protecția persoanelor fizice în ceea ce privește prelucrarea datelor cu caracter personal și privind libera circulație a acestor date ("GDPR"), pot fi colectate și prelucrate de către EXN în cursul desfășurării normale a activităților sale.

În conformitate cu articolele 13 și 14 din GDPR, această notificare are scopul de a informa în mod corespunzător angajații dumneavoastră, în calitatea lor de persoane vizate, cu privire la prelucrarea care este susceptibilă de a fi efectuată de EXN și referitoare la datele lor cu caracter personal.

Având în vedere relația dvs. directă cu angajații dvs. ale căror date cu caracter personal sunt divulgate și prelucrate de EXN, sunteți obligat și singurul responsabil pentru furnizarea către aceștia a informațiilor conținute în prezentul aviz în termen de cincisprezece (15) zile de la data la care EXN vă comunică acest aviz.

Aviz de informare a terților privind colectarea datelor cu caracter personal (articolul 13 din GDPR)

În cursul normal al activității sale, EXN (operatorul în sensul articolului 4 alineatul (7) din RGPD) poate colecta și prelucra anumite date cu caracter personal referitoare la categoriile de persoane vizate enumerate mai jos.

EXN poate colecta și prelucra date cu caracter personal referitoare la:

1. potențialii săi clienți
2. angajați ai clienților EXN (revânzători)
3. angajați ai utilizatorilor finali
4. angajați ai furnizorilor
5. angajați ai furnizorilor de servicii ai EXN
6. Angajați ai agenților/IOR
7. Solicitanții de locuri de muncă

În funcție de situația dumneavoastră personală, vă rugăm să consultați partea relevantă din această pagină.

Următoarea secțiune "Drepturile dumneavoastră" referitoare la drepturile dumneavoastră în calitate de persoană vizată în temeiul GDPR (și al oricărei legislații naționale aplicabile) se aplică indiferent de situațiile dumneavoastră personale:

Drepturile dumneavoastră

În conformitate cu legislația aplicabilă, aveți dreptul la acces, la rectificare, la ștergere, la restricționarea prelucrării, la portabilitatea datelor, la opoziție față de prelucrarea datelor dvs. cu caracter personal și la a nu face obiectul unei decizii bazate exclusiv pe prelucrarea automată. În cazul în care prelucrăm date pe baza consimțământului dumneavoastră (în special în ceea ce privește depunerea de module cookie), aveți dreptul de a retrage acest consimțământ în orice moment.

Aceste drepturi nu sunt absolute și pot fi exercitate în condițiile prevăzute în secțiunile 15-22 din GDPR. Le puteți exercita, sub rezerva furnizării unei dovezi de identitate, la consilierul general, la adresa: DPO@exclusive-networks.com.

În cazul unei încălcări a reglementărilor aplicabile privind protecția datelor cu caracter personal și, în special, a GDPR, puteți depune o plângere la autoritatea națională de supraveghere a protecției datelor.

1. Dacă sunteți un prospect:

a. Categorii de date cu caracter personal prelucrate

EXN poate colecta următoarele date cu caracter personal: nume, prenume, e-mail profesional, număr de telefon profesional, titlul postului, fotografii dacă participați la evenimente de marketing.

b. Scopurile prelucrării datelor cu caracter personal

EXN prelucrează datele dumneavoastră cu caracter personal pentru următoarele scopuri:

• Scop comercial general;
• Extinderea cotelor de piață;
• Organizarea de campanii de marketing și evenimente (în numele nostru sau în numele furnizorilor sau revânzătorilor);
• Comunicarea în jurul acestor evenimente pe plan intern sau extern, utilizând rețelele sociale sau alte canale de comunicare;
• Documentarea vânzătorilor cu privire la evenimentele de marketing care au fost organizate;
• Profilarea intereselor dvs. profesionale.

c. Temeiul juridic pentru operațiunile de prelucrare a datelor

Aceste activități de prelucrare a datelor cu caracter personal sunt puse în aplicare de EXN în scopul intereselor sale legitime [în conformitate cu articolul 6 alineatul (1) litera (f) din GDPR].

d. Categoriile de destinatari ai datelor cu caracter personal colectate

Datele dvs. cu caracter personal sunt comunicate:

• În cadrul EXN, personalului autorizat din departamentele de marketing, vânzări, presale, servicii și finanțe, precum și administratorilor IT și echipelor de management;
• Furnizorilor (pentru a raporta oportunitățile de vânzare);
• entităților afiliate grupului EXN.

Vă rugăm să rețineți că unele dintre datele dumneavoastră cu caracter personal pot fi transmise unor destinatari de date situați în afara Uniunii Europene. EXN vă informează că aceste transferuri sunt, după caz, reglementate de mecanismul clauzelor contractuale standard ale Comisiei Europene și îndeplinesc astfel cerințele articolelor 44-50 din GDPR referitoare la transferurile de date cu caracter personal către țări terțe.

e. Perioada de păstrare a datelor cu caracter personal

EXN stochează datele dumneavoastră cu caracter personal în conformitate cu perioadele de păstrare impuse de legislația aplicabilă și cu cele mai recente recomandări ale autorității naționale de supraveghere a protecției datelor. În orice caz, EXN se angajează să stocheze datele dvs. cu caracter personal pentru o perioadă care nu depășește cea necesară scopurilor pentru care acestea sunt colectate.

Datele de identificare ale angajaților Prospect: 3 ani de la ultimul contact din partea prospectului.

2. Dacă sunteți un angajat al clienților EXN (revânzători):

a. Categorii de date cu caracter personal prelucrate

EXN poate colecta următoarele date cu caracter personal: nume, prenume, adresă, e-mail profesional, funcție, interese profesionale, număr pașaport/carte de identitate, fotografii dacă participați la evenimente de marketing.

b. Scopurile prelucrării datelor cu caracter personal

EXN prelucrează datele dumneavoastră cu caracter personal în următoarele scopuri:

• Scop comercial general;
• Efectuarea de analize comerciale (pe plan intern, cu furnizorii sau cu revânzătorii);
• Organizarea de campanii de marketing și evenimente;
• Comunicarea în jurul acestor evenimente pe plan intern sau extern, utilizând rețelele sociale sau alte canale de comunicare;
• Extinderea cotelor de piață;
• Raportarea către vânzătorii EXN a campaniilor/evenimentelor de marketing;
• Profilarea intereselor profesionale ale revânzătorului;
• Organizarea deplasărilor pentru evenimentele de marketing;
• Emiterea documentelor de transport și coordonarea expedierilor;
• Furnizarea de servicii profesionale (asistență, formare, instalare, întreținere...);
• Respectarea reglementărilor privind controlul exporturilor;
• Respectarea legislației anticorupție;
• Încasarea plăților.

c. Temeiul juridic pentru operațiunile de prelucrare a datelor

Aceste activități de prelucrare a datelor cu caracter personal sunt puse în aplicare de EXN în scopul intereselor sale legitime [articolul 6 alineatul (1) litera (f) din GDPR].

d. Categoriile de destinatari ai datelor cu caracter personal colectate

Datele dvs. cu caracter personal sunt comunicate:

• În cadrul EXN, personalului autorizat din departamentele de marketing, vânzări, presale, servicii, finanțe și procesare a comenzilor, precum și administratorilor IT și echipelor de management;
• Autorităților guvernamentale;
• furnizorilor;
• Utilizatorilor finali;
• transportatorilor sau agenților;
• entităților afiliate grupului EXN.

Vă rugăm să rețineți că unele dintre datele dumneavoastră cu caracter personal pot fi transmise destinatarilor de date situați în afara Uniunii Europene. EXN vă informează că aceste transferuri sunt, după caz, reglementate de mecanismul clauzelor contractuale standard ale Comisiei Europene și îndeplinesc astfel cerințele articolelor 44-50 din GDPR referitoare la transferurile de date cu caracter personal către țări terțe.

e. Perioada de păstrare a datelor cu caracter personal

EXN stochează datele dumneavoastră cu caracter personal în conformitate cu perioadele de păstrare impuse de legislația aplicabilă și cu cele mai recente recomandări ale autorității naționale de supraveghere a protecției datelor. În orice caz, EXN se angajează să stocheze datele dumneavoastră cu caracter personal pentru o perioadă care nu depășește cea necesară pentru îndeplinirea obligațiilor noastre legale și contractuale.

Datele de identificare ale angajaților clienților: 3 ani de la încetarea relației contractuale; Pașaport/număr de identificare: ștergere imediat după finalizarea organizării călătoriei.

3. Dacă sunteți un angajat al unui utilizator final:

a. Categorii de date cu caracter personal prelucrate

EXN poate colecta următoarele date cu caracter personal: nume, prenume, adresă, e-mail profesional, interese profesionale, titlul postului, fotografii dacă participați la evenimente de marketing.

b. Scopurile prelucrării datelor cu caracter personal

EXN prelucrează datele dumneavoastră cu caracter personal pentru următoarele scopuri:

• Scop comercial general;
• Efectuarea de analize comerciale (pe plan intern, cu furnizorii sau cu revânzătorii);
• Furnizarea de servicii profesionale (asistență, formare, întreținere...);
• Organizarea de campanii și evenimente de marketing;
• Comunicarea în jurul acestor evenimente pe plan intern sau extern prin intermediul rețelelor sociale sau al altor canale de comunicare;
• raportarea către furnizorii EXN a acestor campanii/evenimente de marketing;
• Profilarea intereselor profesionale ale utilizatorului final;
• extinderea cotelor de piață;
• Conformitatea cu reglementările privind controlul exporturilor;
• Respectarea legislației anticorupție;
• Emiterea documentelor de transport și coordonarea expedierilor.

c. Temeiul juridic pentru operațiunile de prelucrare a datelor

Aceste activități de prelucrare a datelor cu caracter personal sunt puse în aplicare de EXN:

• În urmărirea intereselor sale legitime [articolul 6 alineatul (1) litera (f) din GDPR];
• Pentru a permite EXN să respecte o obligație legală impusă EXN (astfel cum este definită în articolul 6 alineatul (1) litera (c) din GDPR): reglementările SUA privind controlul exporturilor, legile anticorupție.

d. Categoriile de destinatari ai datelor cu caracter personal colectate

Datele dvs. cu caracter personal sunt comunicate:

• În cadrul EXN, personalului autorizat din departamentele de finanțe, vânzări, presale, marketing, logistică și servicii, precum și administratorilor IT și echipei de conducere;
• Furnizorilor;
• Revânzătorilor.
• Transportatorilor sau agenților;
• Autorităților guvernamentale;
• entităților afiliate grupului EXN.

Vă rugăm să rețineți că unele dintre datele dumneavoastră cu caracter personal pot fi transmise destinatarilor de date situați în afara Uniunii Europene. EXN vă informează că aceste transferuri sunt, după caz, reglementate de mecanismul clauzelor contractuale standard ale Comisiei Europene și îndeplinesc astfel cerințele articolelor 44-50 din GDPR referitoare la transferurile de date cu caracter personal către țări terțe.

e. Perioada de păstrare a datelor cu caracter personal

EXN stochează datele dumneavoastră cu caracter personal în conformitate cu perioadele de păstrare impuse de legislația aplicabilă și cu cele mai recente recomandări ale autorității naționale de supraveghere a protecției datelor. În orice caz, EXN se angajează să stocheze datele dumneavoastră cu caracter personal pentru o perioadă care nu depășește cea necesară pentru îndeplinirea obligațiilor noastre legale și contractuale.

Datele de identificare ale angajaților utilizatorilor finali: 3 ani de la încetarea relației contractuale.

4. Dacă sunteți un angajat al EXN' Vendor:

a. Categorii de date cu caracter personal prelucrate

EXN poate colecta următoarele date cu caracter personal: nume, prenume, adresă, e-mail profesional, funcția, fotografii dacă participați la evenimente de marketing [se modifică/completează la nivel local, în funcție de cartografierea datelor]

b. Scopurile prelucrării datelor cu caracter personal

EXN prelucrează datele dvs. cu caracter personal în următoarele scopuri:

• Scop general de afaceri;
• Gestionarea relațiilor cu prospecții de afaceri, revânzătorii sau utilizatorii finali;
• Executarea contractelor comerciale;
• Comunicațiile necesare la ridicarea documentelor comerciale (oferte de preț, comenzi, bonuri de livrare, facturi...) și distribuirea produselor (hardware, software);
• Organizarea transportului și a logisticii;
• Realizarea analizelor de afaceri;
• Activitățile de marketing direct B2B și comunicarea în jurul acestor activități;
• Efectuarea de servicii profesionale, activarea licențelor;
• Gestionarea aspectelor legate de finanțe.

c. Temeiul juridic pentru operațiunile de prelucrare a datelor

Aceste activități de prelucrare a datelor cu caracter personal sunt puse în aplicare de EXN în scopul intereselor sale legitime [articolul 6 alineatul (1) litera (f) din GDPR].

d. Categoriile de destinatari ai datelor cu caracter personal colectate

Datele dvs. cu caracter personal sunt comunicate:

• În cadrul EXN, personalului autorizat din departamentele de finanțe, vânzări, presale, marketing, logistică și servicii, precum și administratorilor IT și echipei de conducere;
• Revânzătorilor;
• Utilizatorilor finali;
• furnizorilor de servicii profesionale;
• agenților sau IOR;
• entităților afiliate grupului EXN.

Vă rugăm să rețineți că unele dintre datele dumneavoastră cu caracter personal pot fi transmise destinatarilor de date situați în afara Uniunii Europene. EXN vă informează că aceste transferuri sunt, după caz, reglementate de mecanismul clauzelor contractuale standard ale Comisiei Europene și îndeplinesc astfel cerințele articolelor 44-50 din GDPR referitoare la transferurile de date cu caracter personal către țări terțe.

e. Perioada de păstrare a datelor cu caracter personal

EXN stochează datele dumneavoastră cu caracter personal în conformitate cu perioadele de păstrare impuse de legislația aplicabilă și cu cele mai recente recomandări ale autorității naționale de supraveghere a protecției datelor. În orice caz, EXN se angajează să stocheze datele dumneavoastră cu caracter personal pentru o perioadă care nu depășește cea necesară pentru îndeplinirea obligațiilor noastre legale și contractuale.

Datele de identificare ale angajaților furnizorilor: 3 ani de la încetarea relației contractuale.

5. Dacă sunteți un angajat al furnizorilor de servicii ai EXN (furnizori/consultanți/consilieri/prestatori externi IT, expeditori de mărfuri, formatori, bancă, asigurări, auditor, furnizori externi de servicii profesionale)

a. Categorii de date cu caracter personal prelucrate

EXN poate colecta următoarele date cu caracter personal: nume, prenume, e-mail profesional, număr de telefon profesional, funcția, fotografii dacă participați la evenimente de marketing.

b. Scopurile prelucrării datelor cu caracter personal

EXN prelucrează datele dumneavoastră cu caracter personal pentru următoarele scopuri:

• Scop general de afaceri;
• Deținerea și întreținerea sistemelor IT și a securității IT aferente;
• Consilierea sau auditarea EXN în funcție de un domeniu de activitate convenit în prealabil (cum ar fi Organizarea logisticii/ compensarea vămilor/ organizarea unui eveniment de marketing/ realizarea unei campanii de marketing în numele nostru/ Menținerea conturilor societății/ efectuarea plăților...);
• furnizarea către revânzători sau utilizatori finali de servicii profesionale în domeniul securității IT (asistență, formare, instalare, consultanță, întreținere...).

c. Temeiul juridic pentru operațiunile de prelucrare a datelor

Aceste activități de prelucrare a datelor cu caracter personal sunt puse în aplicare de EXN în scopul intereselor sale legitime [articolul 6 alineatul (1) litera (f) din GDPR].

d. Categoriile de destinatari ai datelor cu caracter personal colectate

Datele dvs. cu caracter personal sunt comunicate:

• În cadrul EXN, personalului autorizat din departamentele de finanțe, vânzări, presale, marketing, logistică și servicii, precum și administratorilor IT și echipei de conducere;
• auditorilor externi;
• Furnizorilor;
• către revânzători;
• Utilizatorilor finali;
• entităților afiliate grupului EXN.

Vă rugăm să rețineți că unele dintre datele dumneavoastră cu caracter personal pot fi transmise unor destinatari de date situați în afara Uniunii Europene. EXN vă informează că aceste transferuri sunt, după caz, reglementate de mecanismul clauzelor contractuale standard ale Comisiei Europene și îndeplinesc astfel cerințele articolelor 44-50 din GDPR referitoare la transferurile de date cu caracter personal către țări terțe.

e. Perioada de păstrare a datelor cu caracter personal

EXN stochează datele dumneavoastră cu caracter personal în conformitate cu perioadele de păstrare impuse de legislația aplicabilă și cu cele mai recente recomandări ale autorității naționale de supraveghere a protecției datelor. În orice caz, EXN se angajează să stocheze datele dumneavoastră cu caracter personal pentru o perioadă care nu depășește cea necesară pentru îndeplinirea obligațiilor noastre legale și contractuale.

Datele de identificare ale angajaților prestatorului: 3 ani de la încetarea relației contractuale.

6. Dacă sunteți un angajat al unui agent/IOR (importator de înregistrări):

a. Categorii de date cu caracter personal prelucrate

EXN poate colecta următoarele date cu caracter personal: nume, prenume, e-mail profesional, număr de telefon profesional, funcția.

b. Scopurile prelucrării datelor cu caracter personal

EXN prelucrează datele dumneavoastră cu caracter personal în următoarele scopuri:

• Vămuire;
• Implementarea și coordonarea unui sistem logistic;
• Emiterea și transferul documentației legate de logistică;
• Realizarea unei campanii de marketing în numele nostru;

c. Temeiul juridic pentru operațiunile de prelucrare a datelor

Aceste activități de prelucrare a datelor cu caracter personal sunt implementate de EXN în scopul intereselor sale legitime [articolul 6 alineatul (1), litera f) din RGPD].

d. Categoriile de destinatari ai datelor cu caracter personal colectate

Datele dvs. cu caracter personal sunt comunicate:

• În cadrul EXN, personalului autorizat din departamentele de finanțe, vânzări, presale, logistică, precum și administratorilor IT și echipelor de management;
• Furnizorilor, revânzătorilor sau utilizatorilor finali ai EXN;
• auditorilor;
• autorităților guvernamentale;
• entităților afiliate grupului EXN.

Vă rugăm să rețineți că unele dintre datele dumneavoastră cu caracter personal pot fi transmise unor destinatari de date situați în afara Uniunii Europene. EXN vă informează că aceste transferuri sunt, după caz, reglementate de mecanismul clauzelor contractuale standard ale Comisiei Europene și îndeplinesc astfel cerințele articolelor 44-50 din GDPR referitoare la transferurile de date cu caracter personal către țări terțe.

e. Perioada de păstrare a datelor cu caracter personal

EXN stochează datele dvs. cu caracter personal în conformitate cu perioadele de păstrare impuse de legislația aplicabilă și cu ultimele recomandări ale autorității naționale de supraveghere a protecției datelor. În orice caz, EXN se angajează să stocheze datele dumneavoastră cu caracter personal pentru o perioadă care nu depășește cea necesară pentru îndeplinirea obligațiilor noastre legale și contractuale.

Date de identificare a angajaților agentului/IOR: 3 ani de la încetarea relației contractuale.

6. Dacă sunteți candidat la un loc de muncă:

a. Categorii de date cu caracter personal prelucrate

EXN poate colecta următoarele date cu caracter personal: nume, adresă, hobby-uri, e-mail personal, data nașterii, număr de telefon, istoricul experienței profesionale, studii, certificări profesionale.

b. Scopurile prelucrării datelor cu caracter personal

EXN prelucrează datele dumneavoastră cu caracter personal în următoarele scopuri:

• Scopul recrutării (actual și viitor)

c. Temeiul juridic pentru operațiunile de prelucrare a datelor

Aceste activități de prelucrare a datelor cu caracter personal sunt puse în aplicare de EXN în scopul intereselor sale legitime [în conformitate cu articolul 6 alineatul (1), litera f) din RGPD].

d. Categoriile de destinatari ai datelor cu caracter personal colectate

Datele dvs. cu caracter personal sunt comunicate:

• În cadrul EXN, managerilor autorizați ai oricărui departament care recrutează angajați;
• către entitățile afiliate grupului EXN.

Vă rugăm să rețineți că unele dintre datele dumneavoastră cu caracter personal pot fi transmise unor destinatari de date situați în afara Uniunii Europene. EXN vă informează că aceste transferuri sunt, după caz, guvernate de mecanismul clauzelor contractuale standard ale Comisiei Europene și îndeplinesc astfel cerințele articolelor 44-50 din GDPR referitoare la transferurile de date cu caracter personal către țări terțe.

e. Perioada de păstrare a datelor cu caracter personal

EXN stochează datele dvs. cu caracter personal în conformitate cu perioadele de păstrare impuse de legislația aplicabilă și cu cele mai recente ale autorității naționale de supraveghere a protecției datelor. În orice caz, EXN se angajează să stocheze datele dvs. cu caracter personal pentru o perioadă care nu depășește cea necesară scopurilor pentru care acestea sunt colectate.

Datele cu caracter personal ale candidaților la un loc de muncă: 2 ani de la ultimul contact cu candidatul.