Whistleblowing Policy

Politique relative aux alertes professionnelles

La présente politique a pour objectif d’instaurer, au sein de la société, le plus haut degré de transparence qui soit. Elle souhaite ainsi avoir connaissance des irrégularités significatives et y remédier dès que possible. Les plaintes ou les problèmes concernant la comptabilité, les affaires juridiques, la fraude ou la non-conformité peuvent tous être gérés en s’appuyant sur cette Politique.

Celle-ci n’a pas pour objectif de remplacer l’évocation, par les employés ou des tiers, des inquiétudes, des questions ou des problèmes à la hiérarchie, aux supérieurs, aux responsables Éthique ou aux Ressources Humaines. Il s’agit d’un canal de communication complémentaire qui peut être utilisé pour signaler des évènements importants.

 

Événements qui peuvent être signalés

Les employés sont encouragés à signaler dans les plus brefs délais :

• Une erreur, une fraude, une négligence délibérée dans la préparation, l’examen ou la vérification d’un état financier de la Société ou dans l’enregistrement des données financières de la Société
• Les cas de non-respect délibéré des politiques de la société ou des lois applicables
• Les activités frauduleuses identifiées (fraude bancaire, blanchiment d’argent, déclarations frauduleuses à la direction, utilisation frauduleuse des droits d’accès…)
• Toute violation des lois anticorruption (FCPA, Loi « Sapin 2 », UK Bribery Act ou lois similaires) et toute violation du Code de Conduite (corruption, discrimination, harcèlement, par exemple).

Les autres questions ou problèmes ne doivent pas être évoqués par l’intermédiaire de ce canal de communication ; ils doivent être abordés avec des supérieurs ou avec les Ressources Humaines.

Les tiers sont encouragés à signaler dans les meilleurs délais :

• Les cas de non-respect délibéré des lois applicables
• Les activités frauduleuses identifiées (fraude bancaire, blanchiment d’argent…)
• Toute violation des lois anticorruption (FCPA, Sapin 2, UK Bribery Act ou lois similaires) et toute violation du Code de Conduite.

 

Dépôt de plaintes

Des plaintes peuvent être déposées de manière confidentielle et, à la demande de son auteur, de manière anonyme, dans le cadre prévu par la loi dans votre juridiction locale :

• en envoyant un e-mail au niveau du Groupe à l’adresse suivante : Ethicspoint@exclusive-group.com
• par courrier postal envoyé à Exclusive France Holding — Directeur des Affaires juridiques — 20 quai du point du jour — 92100 Boulogne-Billancourt France.

L’anonymat de l’auteur de la plainte non anonyme sera préservé dans la mesure du possible et conformément aux exigences légales.

Les plaintes seront traitées en toute confidentialité.

Les plaintes transmises doivent inclure une description claire des faits ou des préoccupations, le nom de l’entité concernée et éventuellement des renseignements sur les sources d’information, les conséquences et l’impact qui en découlent. Les alertes relatant des faits non vérifiables, non significatifs ou ne relevant pas du cadre de la présente politique seront immédiatement supprimées.

Les alertes anonymes ne seront que traitées si les faits évoqués sont suffisamment détaillés.

 

Traitement des plaintes

Les plaintes transmises seront consignées dans un rapport unique mis à disposition par le destinataire de la plainte. La date de la plainte, la description des faits, l’auteur (s’il n’est pas anonyme), le statut de l’enquête et ses conclusions seront également spécifiés dans ce document.

Le service Risque et Conformité assurera la coordination du traitement des plaintes et pourra signaler immédiatement les éléments significatifs au Comité des Risques. Un rapport trimestriel sera transmis au Comité des Risques avec les plaintes reçues et un tour d’horizon des enquêtes en cours. L’accès de tiers à ces rapports sera à la discrétion du Comité des Risques.

Si besoin, les plaintes pourront être transférées à la personne ou au service compétent en vue de leur traitement, sauf si la plainte implique cette personne ou ce service spécifiquement. Les plaintes seront anonymisées avant d’être transférées en interne. La confidentialité sera préservée dans la mesure du possible.

Si des individus sont l’objet de la plainte, ils seront informés du traitement d’une alerte dès que les premières investigations auront été lancées (afin d’éviter la disparition de preuves ou d’éléments justificatifs). Cette mesure vise à leur donner le droit de s’opposer au traitement de l’affaire en question pour une raison légitime (fausse accusation ou dénonciation calomnieuse, par exemple).

Les alertes anonymes seront indiquées comme telles au cours des échanges intervenant pendant l’enquête associée.

Des mesures correctives rapides et adaptées (y compris des sanctions disciplinaires pouvant aller jusqu’au licenciement) devront être prises sur décision du Comité des Risques et en fonction de la nature et de la gravité du comportement ou des circonstances.

Les représailles, les menaces, la vengeance ou les mesures de rétorsion de quelque nature que ce soit à l’encontre d’une personne qui a déposé une plainte ou signalé un problème de bonne foi, ou à l’encontre d’une personne qui apporte son aide dans le cadre d’une enquête ou une procédure eu égard à cette plainte ou ce problème, sont interdits. Les employés qui pensent avoir fait l’objet de représailles, de menaces, d’une vengeance ou de mesures de rétorsion peuvent porter l’affaire devant le directeur des Affaires juridiques.

En revanche, toute plainte déposée de mauvaise foi pourra entraîner des sanctions disciplinaires à l’encontre de son auteur.

Les correspondances et les documents liés à des alertes qui n’ont pas conduit à des sanctions disciplinaires ou à une procédure judiciaire seront supprimés ou archivés après avoir été anonymisés dans un délai de deux mois à compter de la date à laquelle l’affaire a été close. Les signalements entraînant des sanctions disciplinaires ou une procédure judiciaire par la suite seront archivés conformément aux exigences légales.