A visszaélések bejelentésére vonatkozó irányelv

Ennek az irányelvnek a célja a minél átláthatóbb működés. A vállalat szeretne tisztában lenni a jelentős jogsértésekkel, és a lehető leghamarabb orvosolni szeretné azokat. A könyveléssel, jogi kérdésekkel, csalással vagy nem megfelelőséggel kapcsolatos minden panasz vagy aggály a jelen szabályzaton használatával kezelhető.

Ennek a szabályzatnak nem célja, hogy helyettesítse az alkalmazottak vagy harmadik felek aggályainak és problémáinakk kommunikációját a hierarchia, a felügyelők, az Ethics Championok vagy a humánerőforrás felé. Ez egy további kommunikációs csatorna, amely komolyabb ügyek bejelentésére használható.

Jelenthető ügyek

Arra biztatjuk az alkalmazottakat, hogy azonnal jelentsék az alábbiakat:

• Szándékos hiba, csalás, hanyagság a vállalat pénzügyi kimutatásainak elkészítése, áttekintése vagy könyvvizsgálata során vagy a vállalat pénzügyi nyilvántartásának rögzítése során
• A vállalati irányelvek vagy a vonatkozó törvények szándékos megsértése esetén
• Bármilyen azonosított csaló tevékenység (banki csalás, pénzmosás, hamis nyilatkozatok a vezetőségnek, hozzáférés jogtalan felhasználása…)
• A korrupcióellenes törvények (FCPA, Loi „Sapin 2”, Egyesült Királyság vesztegetési törvénye vagy hasonló törvények) és az etikai kódex megsértése (például korrupció, diszkrimináció, zaklatás…)

A felsoroltaktól eltérő témákat vagy aggályokat nem ezen a kommunikációs csatornán kell megosztani, hanem a téma felettesekkel vagy a humánerőforrásokkal egyeztetve.

A harmadik feleket arra biztatjuk, hogy azonnal jelentsék az alábbiakat:

• A hatályos jogszabályok szándékos megsértése
• Bármilyen azonosított csaló tevékenység (banki csalás, pénzmosás stb.)
• A korrupcióellenes törvények (FCPA, Sapin2, UK Bribery Act vagy hasonló törvények) és az etikai kódex megsértése

Panaszok felvetéses

A panaszok bizalmasan és igény szerint névtelenül is benyújthatók, az Ön helyi joghatósága által törvényesen megengedett mértékben:

• Csoportszinten e-mailben a következő email cím használatával Ethicspoint@exclusive-networks.com
• Hagyományos levélben az Exclusive France Holding részére – Group General Counsel – 20 quai du point du jour – 92 100 Boulogne-Billancourt- France

A nem anonim panaszt benyújtó személy anonimitását a lehető legteljesebb mértékben és a törvényi előírásoknak megfelelően fenntartjuk.

A panaszokat bizalmasan kezeljük.

A felvetett panaszoknak tartalmazniuk kell a tények vagy aggályok világos leírását, az entitás nevét, és lehetőség szerint tájékoztatást kell adniuk az információforrásokról, a következményekről és a hatásokról. Azok a figyelmeztetések, amelyek nem ellenőrizhető, illetve nem jelentős tényeket tartalmaznak, vagy amelyek nem tartoznak a jelen szabályzat hatálya alá, azonnal törlésre kerülnek.

Az anonim riasztásokat csak akkor kezeljük, ha a leírt tényeket megfelelő részletességgel tartalmazzák.

Panaszok kezelése

A beérkezett panaszok egyetlen, a panasz címzettje által elérhető jelentésbe kerülnek. A panasz dátuma, leírása, benyújtója (ha nem névtelen), a vizsgálat státusza, a következtetések a jelentésben szerepelnek.

A Risk & Compliance biztosítja a panaszok kezelésének koordinálását, és azonnal jelentheti a lényeges eseményeket a kockázati bizottságnak. A beérkezett panaszokkal és a folyamatban lévő vizsgálatokkal kapcsolatos frissítésekkel negyedévente jelentést küldenek a kockázati bizottságnak. A jelentések harmadik felekhez való hozzáférése a kockázati bizottság döntése alapján történik.

Adott esetben a panaszok átadhatók a megfelelő személynek vagy osztálynak, kivéve, ha a panasz erre a konkrét személyre vagy osztályra vonatkozik. A belső továbbítás előtt a panaszokat anonimizáljuk. A titoktartást a lehető legteljesebb mértékben meg kell őrizni.

Ha egyes személyek a panasz tárgyát képezik, az első vizsgálat megkezdése után tájékoztatják őket a riasztás folyamatban lévő kezeléséről (a bizonyítékok vagy bizonyítékok eltűnésének elkerülése érdekében). Ez lehetővé teszi számukra, hogy jogos indokkal (például hamis vád vagy hamis állítás) ellenezzék az ügy kezelését.

Az anonim riasztásoknál feltüntetjük az anonimitást a kapcsolódó vizsgálat során folytatott kommunikációban.

Az azonnali és helyénvaló korrekciós intézkedéseket (beleértve a fegyelmi eljárást a munkaviszony megszűnéséig) a kockázati bizottság határozza meg, a magatartás vagy a körülmények természetétől és súlyosságától függően.

Tilos bármilyen büntetnés, fenyegetés vagy megtorlás bármely olyan személlyel szemben, aki jóhiszeműen panaszt tett vagy aggályát jelentette, vagy bármely olyan személlyel szemben, aki az ilyen panasszal vagy aggályokkal kapcsolatos vizsgálatban vagy eljárásban közreműködik. Azok az alkalmazottak, akik úgy vélik, hogy ilyen büntetésnek, fenyegetésnek vagy megtorlásnak voltak kitéve, a vállalat jogi főtanácsadójához fordulhatnak.

Éppen ellenkezőleg, a rosszhiszemű panaszok fegyelmi eljáráshoz vezethetnek a benyújtóval szemben.

Azokat a riasztásokkal kapcsolatos közleményeket és dokumentumokat, amelyek nem vezettek semmilyen fegyelmi vagy jogi eljáráshoz, az ügy lezárását követő két hónapon belül, az anonimizálást követően töröljük vagy archiváljuk. A további fegyelmi vagy jogi eljárásokhoz vezető eseteket a törvényi előírásoknak megfelelően archiváljuk.