RICHTLINIE FÜR HINWEISGEBER (WHISTLEBLOWER)

Whistleblower-Richtlinie

Diese Richtlinie basiert auf größtmöglicher Transparenz. Das Unternehmen möchte über sämtliche Verstöße informiert werden, um diese so schnell wie möglich zu beheben. Alle Beschwerden, Anliegen, Betrugsversuche oder Regelverstöße hinsichtlich buchhalterischer- oder juristischer Angelegenheiten werden hier behandelt.

Diese Richtlinie soll kein Ersatz für die Weiterleitung von Hinweisen, Fragen oder Problemen der Mitarbeiter oder Dritter an ihre Vorgesetzten, Ethics Champions oder die Personalabteilung sein. Sie stellt einen zusätzlichen Kommunikationskanal dar, der zur Meldung von wichtigen Angelegenheiten genutzt werden kann.

 

Meldungspflichtige Vorfälle:

Alle Mitarbeiter sind angehalten, Folgendes unverzüglich zu melden:

• Vorsätzliches Fehlverhalten, Betrug oder Fahrlässigkeit bei der Erstellung, Bewertung oder Prüfung des Jahresabschlusses oder bei der Aufzeichnung der Finanzdaten des Unternehmens
• Vorsätzliche Verstöße gegen die Unternehmensrichtlinien oder geltendes Recht
• Alle Betrugsabsichten (z.B.: Bankbetrug, Geldwäsche, wissentlich falsche Angaben gegenüber dem Management, betrügerische Nutzung von Zugangsrechten)
• Verstöße gegen Antikorruptionsgesetze (FCPA, „Sapin 2“-Gesetz, UK Bribery Act oder ähnliche Gesetze) und Verstöße gegen den Ethikkodex (z.B.: Korruption, Diskriminierung oder Mobbing)

 

Anliegen, die nicht dieser Richtlinie entsprechen, werden direkt dem Vorgesetzten oder der Personalabteilung kommuniziert.

 

Dritte sind aufgefordert, Folgendes unverzüglich zu melden:

• Vorsätzliche Verstöße gegen geltendes Recht
• Alle Betrugsabsichten (z. B.: Bankbetrug, Geldwäsche)
• Verstöße gegen Antikorruptionsgesetze (FCPA, Sapin 2, UK Bribery Act oder ähnliche Gesetze) und Verstöße gegen den Ethikkodex

 

Vorfälle melden:

Anzeigen können vertraulich und soweit gesetzlich zulässig anonym erstattet werden:

• auf Konzernebene per E-Mail an Ethicspoint@exclusive-group.com
• Per Brief an : Exclusive France Holding – Group General Counsel – 20 quai du point du jour – 92 100 Boulogne-Billancourt- France

 

Die Anonymität der Personen, die eine Anzeige nicht anonym einreichen, wird im Rahmen der gesetzlichen Möglichkeiten gewahrt. Zudem werden alle Anzeigen vertraulich behandelt.

Alle eingereichten Anzeigen müssen eine klare Beschreibung der Fakten oder Hinweise, den Namen der Unternehmenseinheit und gegebenenfalls Hinweise über die Herkunft der Informationen sowie deren Folgen und Auswirkungen enthalten. Anzeigen, die nicht überprüfbare, unbedeutende oder außerhalb des Geltungsbereichs dieser Richtlinie liegende Informationen enthalten, werden sofort gelöscht.

Anonyme Hinweise können nur berücksichtigt werden, wenn ausreichend Informationen über den zugrundeliegenden Verstoß vorliegen.

 

Bearbeitung von Anzeigen

Eingegangene Anzeigen werden in einem Bericht protokolliert, den der Anzeigeempfänger verwahrt. In dem Bericht werden das Datum der Anzeige, die Beschreibung, Name der einreichenden Person, sofern nicht anonym, Status der Untersuchung und Schlussfolgerungen aufgezeichnet.

Risk & Compliance gewährleistet die Koordinierung der Bearbeitung der Anzeigen und kann die wesentlichen Elemente unverzüglich an den Risikoausschuss melden. Vierteljährlich erfolgt ein Bericht über eingegangene Anzeigen sowie über deren Status an den Risikoausschuss. Der Risikoausschuss entscheidet in eigenem Ermessen, inwieweit Dritte Zugang zu den Berichten erhalten.

Soweit erforderlich, können Anzeigen zur Klärung an die entsprechende Person oder Abteilung weitergeleitet werden, es sei denn die Anzeige betrifft die genannte Person oder Abteilung. Vor einer internen Weiterleitung werden Anzeigen anonymisiert. Die Vertraulichkeit wird im größtmöglichen Umfang gewahrt.

Personen, die Gegenstand der Anzeige sind, werden über den laufenden Vorgang informiert. Die Information erfolgt nach Einleitung der ersten Untersuchungen, um zu verhindern, dass Beweise verschwinden. Somit hat die betroffene Person außerdem die Möglichkeit, aus berechtigtem Grund Widerspruch einzulegen (z.B. bei falschen oder verleumderischen Anschuldigungen).

Anonyme Anzeigen werden während der entsprechenden Untersuchung in der Korrespondenz als solche gekennzeichnet.

Je nach Art und Schwere des Vorfalls und gemäß Festlegung durch den Risikoausschuss werden sofortige und angemessene Abhilfemaßnahmen (einschließlich Disziplinarmaßnahmen bis hin zur Beendigung des Arbeitsverhältnisses) ergriffen.

Drohungen, Straf- oder Vergeltungsmaßnahmen jeglicher Art gegen Personen, die nach bestem Wissen und Gewissen einen Vorfall gemeldet haben sind verboten. Gleiches gilt für Personen, die bei einer Untersuchung oder einem Verfahren im Zusammenhang mit einer solchen Anzeige oder solchen Hinweisen mitgewirkt haben.

Mitarbeiter, die Opfer solcher Drohungen, Straf- oder Vergeltungsmaßnahmen werden, können sich an den General Counsel wenden.

Darüber hinaus können alle in unredlicher Absicht eingereichten Anzeigen zu Disziplinarmaßnahmen gegen die meldende Person führen.

Mitteilungen und Unterlagen im Zusammenhang mit Anzeigen, die nicht zu Disziplinarmaßnahmen oder rechtlichen Schritten geführt haben, werden anonymisiert und innerhalb von zwei Monaten nach Abschluss der Untersuchung gelöscht oder archiviert.

Untersuchungen, die zu weiteren disziplinarischen oder rechtlichen Schritten führen, werden gemäß den gesetzlichen Bestimmungen archiviert.