Obavijest o informacijama trećih strana

Svrha ovog obavještenja o informacijama

Kao profesionalac u IT sigurnosnoj industriji koji surađuje s Exclusive Networks (u daljnjem tekstu “EXN”) ili kao profesionalac koji surađuje s back-office ili upravljačkim timovima Exclusive Networks, određeni osobni podaci vaših zaposlenika, u smislu članka 4(1) Europske uredbe 2016/679 Europskog parlamenta i Vijeća od 27. travnja 2016. o zaštiti fizičkih osoba u vezi s obradom osobnih podataka i o slobodnom kretanju takvih podataka (“GDPR”), mogu biti prikupljeni i obrađeni od strane EXN-a u redovnom tijeku njegovih poslovnih aktivnosti.

U skladu s člancima 13 i 14 GDPR-a, ovo obavještenje ima za cilj pravilno informirati vaše zaposlenike, u svojstvu ispitanika podataka, o obradi koja će vjerojatno biti provedena od strane EXN-a i koja se odnosi na njihove osobne podatke.

S obzirom na vaš izravan odnos s vašim zaposlenicima čiji se osobni podaci otkrivaju i obrađuju od strane EXN-a, dužni ste, i isključivo ste odgovorni, osigurati im informacije sadržane u ovom dokumentu u roku od petnaest (15) dana od datuma kada vam EXN dostavi ovo obavještenje.

Obavijest treće strane o prikupljanju osobnih podataka (članak 13 GDPR-a)

U redovnom tijeku svog poslovanja, EXN (voditelj obrade u smislu članka 4(7) GDPR-a) može prikupljati i obrađivati određene osobne podatke koji se odnose na kategorije ispitanika podataka navedene u nastavku.

EXN može prikupljati i obrađivati osobne podatke koji se odnose na:

1. Njegove potencijalne klijente
2. Zaposlenike EXN-ovih klijenata (preprodavača)
3. Zaposlenike krajnjih korisnika
4. Zaposlenike dobavljača
5. Zaposlenike EXN-ovih pružatelja usluga
6. Zaposlenike agenata/IOR
7. Kandidate za posao

Ovisno o vašoj osobnoj situaciji, molimo pogledajte odgovarajući dio ove stranice.

Sljedeći odjeljak “Vaša prava” koji se odnosi na vaša prava kao ispitanika podataka prema GDPR-u (i bilo kojem primjenjivom nacionalnom zakonu) primjenjuje se bez obzira na vašu osobnu situaciju:

Vaša prava

U skladu s važećim zakonima, imate pravo pristupa, ispravka, brisanja, ograničenja obrade, prenosivosti podataka, prigovora na obradu vaših osobnih podataka te pravo da ne budete predmet odluke koja se temelji isključivo na automatiziranoj obradi. Kada obrađujemo podatke na temelju vaše privole (posebno u vezi s pohranom kolačića), imate pravo povući tu privolu u bilo kojem trenutku.

Ova prava nisu apsolutna i mogu se ostvariti pod uvjetima navedenim u odjeljcima 15 do 22 GDPR-a. Možete ih ostvariti, uz predočenje dokaza o identitetu, kod General Counsel-a na: DPO@exclusive-networks.com.

U slučaju kršenja važećih propisa o zaštiti osobnih podataka, a posebno GDPR-a, možete podnijeti pritužbu nadzornom tijelu za zaštitu podataka u vašoj zemlji.

1. Ako ste potencijalni klijent:

a. Kategorije obrađenih osobnih podataka

EXN može prikupljati sljedeće osobne podatke: ime, prezime, profesionalni email, profesionalni telefonski broj, radno mjesto, fotografije ako sudjelujete na marketinškim događajima.

b. Svrhe obrade osobnih podataka

EXN obrađuje vaše osobne podatke u sljedeće svrhe:

• Opće poslovne svrhe;
• Proširenje tržišnog udjela;
• Organizacija marketinških kampanja i događaja (u naše ime ili u ime dobavljača ili preprodavača);
• Interna ili eksterna komunikacija o tim događajima putem društvenih mreža ili drugih komunikacijskih kanala;
• Dokumentiranje dobavljačima koje su marketinške aktivnosti organizirane;
• Profiliranje vaših profesionalnih interesa.

c. Pravna osnova za obradu podataka

Ove aktivnosti obrade osobnih podataka provodi EXN u ostvarivanju svojih legitimnih interesa (prema članku 6(1), f) GDPR-a).

d. Kategorije primatelja prikupljenih osobnih podataka

Vaši osobni podaci se dijele:

• Unutar EXN-a, ovlaštenom osoblju odjela marketinga, prodaje, predprodaje, usluga i financija, kao i IT administratorima i upravljačkim timovima;
• Dobavljačima (za izvještavanje o prodajnim prilikama);
• Pridruženim entitetima EXN Grupe.

Napominjemo da neki vaši osobni podaci mogu biti preneseni primateljima podataka izvan Europske unije. EXN vas obavještava da su ti prijenosi, gdje je primjenjivo, regulirani mehanizmom standardnih ugovornih klauzula Europske komisije i time ispunjavaju zahtjeve članaka 44 do 50 GDPR-a koji se odnose na prijenos osobnih podataka u treće zemlje.

e. Razdoblje čuvanja osobnih podataka

EXN pohranjuje vaše osobne podatke u skladu s rokovima čuvanja propisanim važećim zakonima i najnovijim preporukama nacionalnog nadzornog tijela za zaštitu podataka. U svakom slučaju, EXN se obvezuje čuvati vaše osobne podatke najduže onoliko koliko je potrebno za svrhe za koje su prikupljeni.

Identifikacijski podaci potencijalnih klijenata: 3 godine od posljednjeg kontakta s potencijalnim klijentom.

2. Ako ste zaposlenik EXN-ovih klijenata (preprodavača):

a. Kategorije obrađenih osobnih podataka

EXN može prikupljati sljedeće osobne podatke: ime, prezime, adresa, profesionalni email, radno mjesto, profesionalni interesi, broj putovnice/ID, fotografije ako sudjelujete na marketinškim događajima.

b. Svrhe obrade osobnih podataka

EXN obrađuje vaše osobne podatke u sljedeće svrhe:

• Opće poslovne svrhe;
• Izrada poslovnih pregleda (interno, s dobavljačima ili preprodavačima);
• Organizacija marketinških kampanja i događaja;
• Interna ili eksterna komunikacija o tim događajima putem društvenih mreža ili drugih komunikacijskih kanala;
• Proširenje tržišnog udjela;
• Izvještavanje EXN-ovim dobavljačima o marketinškim kampanjama/događajima;
• Profiliranje profesionalnih interesa preprodavača;
• Organizacija putovanja za marketinške događaje;
• Izdavanje transportne dokumentacije i koordinacija pošiljki;
• Pružanje profesionalnih usluga (podrška, obuka, instalacija, održavanje…);
• Usklađenost s propisima o kontroli izvoza;
• Usklađenost sa zakonima protiv korupcije;
• Prikupljanje uplata.

c. Pravna osnova za obradu podataka

Ove aktivnosti obrade osobnih podataka provodi EXN u ostvarivanju svojih legitimnih interesa (članak 6(1), f) GDPR-a).

d. Kategorije primatelja prikupljenih osobnih podataka

Vaši osobni podaci se dijele:

• Unutar EXN-a, ovlaštenom osoblju odjela marketinga, prodaje, predprodaje, usluga, financija i obrade narudžbi, kao i IT administratorima i upravljačkim timovima;
• Vladinim tijelima;
• Dobavljačima;
• Krajnjim korisnicima;
• Prijevoznicima ili agentima;
• Pridruženim entitetima EXN Grupe.

Napominjemo da neki vaši osobni podaci mogu biti preneseni primateljima podataka izvan Europske unije. EXN vas obavještava da su ti prijenosi, gdje je primjenjivo, regulirani mehanizmom standardnih ugovornih klauzula Europske komisije i time ispunjavaju zahtjeve članaka 44 do 50 GDPR-a koji se odnose na prijenos osobnih podataka u treće zemlje.

e. Razdoblje čuvanja osobnih podataka

EXN pohranjuje vaše osobne podatke u skladu s rokovima čuvanja propisanim važećim zakonima i najnovijim preporukama nacionalnog nadzornog tijela za zaštitu podataka. U svakom slučaju, EXN se obvezuje čuvati vaše osobne podatke najduže onoliko koliko je potrebno za ispunjenje naših zakonskih i ugovornih obveza.

Identifikacijski podaci zaposlenika klijenata: 3 godine od završetka ugovornog odnosa; broj putovnice/ID: brisanje odmah nakon što je organizacija putovanja završena.

3. Ako ste zaposlenik krajnjeg korisnika:

a. Kategorije obrađenih osobnih podataka

EXN može prikupljati sljedeće osobne podatke: ime, prezime, adresa, profesionalni email, profesionalni interesi, radno mjesto, fotografije ako sudjelujete na marketinškim događajima.

b. Svrhe obrade osobnih podataka

EXN obrađuje vaše osobne podatke u sljedeće svrhe:

• Opće poslovne svrhe;
• Izrada poslovnih pregleda (interno, s dobavljačima ili preprodavačima);
• Pružanje profesionalnih usluga (podrška, obuka, održavanje…);
• Organizacija marketinških kampanja i događaja;
• Interna ili eksterna komunikacija o tim događajima putem društvenih mreža ili drugih komunikacijskih kanala;
• Izvještavanje EXN-ovim dobavljačima o takvim marketinškim kampanjama/događajima;
• Profiliranje profesionalnih interesa krajnjeg korisnika;
• Proširenje tržišnog udjela;
• Usklađenost s propisima o kontroli izvoza;
• Usklađenost sa zakonima protiv korupcije;
• Izdavanje transportne dokumentacije i koordinacija pošiljki.

c. Pravna osnova za obradu podataka

Ove aktivnosti obrade osobnih podataka provodi EXN:

• U ostvarivanju svojih legitimnih interesa (članak 6(1), f) GDPR-a);
• Kako bi EXN mogao ispuniti zakonsku obvezu nametnutu EXN-u (kako je definirano u članku 6(1) c) GDPR-a): propisi o kontroli izvoza SAD-a, zakoni protiv korupcije.

d. Kategorije primatelja prikupljenih osobnih podataka

Vaši osobni podaci se dijele:

• Unutar EXN-a, ovlaštenom osoblju odjela financija, prodaje, predprodaje, marketinga, logistike i usluga, kao i IT administratorima i upravljačkom timu;
• Dobavljačima;
• Preprodavačima;
• Prijevoznicima ili agentima;
• Vladinim tijelima;
• Pridruženim entitetima EXN Grupe.

Napominjemo da neki vaši osobni podaci mogu biti preneseni primateljima podataka izvan Europske unije. EXN vas obavještava da su ti prijenosi, gdje je primjenjivo, regulirani mehanizmom standardnih ugovornih klauzula Europske komisije i time ispunjavaju zahtjeve članaka 44 do 50 GDPR-a koji se odnose na prijenos osobnih podataka u treće zemlje.

e. Razdoblje čuvanja osobnih podataka

EXN pohranjuje vaše osobne podatke u skladu s rokovima čuvanja propisanim važećim zakonima i najnovijim preporukama nacionalnog nadzornog tijela za zaštitu podataka. U svakom slučaju, EXN se obvezuje čuvati vaše osobne podatke najduže onoliko koliko je potrebno za ispunjenje naših zakonskih i ugovornih obveza.

Identifikacijski podaci zaposlenika krajnjih korisnika: 3 godine od završetka ugovornog odnosa.

4. Ako ste zaposlenik EXN-ovog dobavljača:

a. Kategorije obrađenih osobnih podataka

EXN može prikupljati sljedeće osobne podatke: ime, prezime, adresa, profesionalni email, radno mjesto, fotografije ako sudjelujete na marketinškim događajima. [bit će izmijenjeno/dopunjeno na lokalnoj razini, ovisno o mapiranju podataka]

b. Svrhe obrade osobnih podataka

EXN obrađuje vaše osobne podatke u sljedeće svrhe:

• Opće poslovne svrhe;
• Upravljanje odnosima s poslovnim potencijalima, preprodavačima ili krajnjim korisnicima;
• Izvršenje poslovnih ugovora;
• Komunikacije potrebne za izdavanje komercijalnih dokumenata (ponude, narudžbe, otpremnice, računi…) i distribuciju proizvoda (hardver, softver);
• Organizacija transporta i logistike;
• Izrada poslovnih pregleda;
• B2B direktne marketinške aktivnosti i komunikacija vezana uz te aktivnosti;
• Izvršavanje profesionalnih usluga, omogućavanje licenci;
• Upravljanje financijskim pitanjima.

c. Pravna osnova za obradu podataka

Ove aktivnosti obrade osobnih podataka provodi EXN u ostvarivanju svojih legitimnih interesa (članak 6(1), f) GDPR-a).

d. Kategorije primatelja prikupljenih osobnih podataka

Vaši osobni podaci se dijele:

• Unutar EXN-a, ovlaštenom osoblju odjela financija, prodaje, predprodaje, marketinga, logistike i usluga, kao i IT administratorima i upravljačkom timu;
• Preprodavačima;
• Krajnjim korisnicima;
• Profesionalnim pružateljima usluga;
• Agentima ili IOR;
• Pridruženim entitetima EXN Grupe.

Napominjemo da neki vaši osobni podaci mogu biti preneseni primateljima podataka izvan Europske unije. EXN vas obavještava da su ti prijenosi, gdje je primjenjivo, regulirani mehanizmom standardnih ugovornih klauzula Europske komisije i time ispunjavaju zahtjeve članaka 44 do 50 GDPR-a koji se odnose na prijenos osobnih podataka u treće zemlje.

e. Razdoblje čuvanja osobnih podataka

EXN pohranjuje vaše osobne podatke u skladu s rokovima čuvanja propisanim važećim zakonima i najnovijim preporukama nacionalnog nadzornog tijela za zaštitu podataka. U svakom slučaju, EXN se obvezuje čuvati vaše osobne podatke najduže onoliko koliko je potrebno za ispunjenje naših zakonskih i ugovornih obveza.

Identifikacijski podaci zaposlenika dobavljača: 3 godine od završetka ugovornog odnosa.

5. Ako ste zaposlenik EXN-ovih pružatelja usluga (IT dobavljači/konzultanti/savjetnici/vanjski pružatelji, špediteri, treneri, banka, osiguranje, revizor, vanjski profesionalni pružatelji usluga):

a. Kategorije obrađenih osobnih podataka

EXN može prikupljati sljedeće osobne podatke: ime, prezime, profesionalni email, profesionalni telefonski broj, radno mjesto, fotografije ako sudjelujete na marketinškim događajima.

b. Svrhe obrade osobnih podataka

EXN obrađuje vaše osobne podatke u sljedeće svrhe:

• Opće poslovne svrhe;
• Održavanje IT sustava i povezane IT sigurnosti;
• Savjetovanje ili revizija EXN-a ovisno o prethodno dogovorenom opsegu rada (kao što su organizacija logistike/carinsko čišćenje/organizacija marketinškog događaja/izvođenje marketinške kampanje u naše ime/vođenje poslovnih knjiga/izvršenje plaćanja…);
• Pružanje profesionalnih usluga preprodavačima ili krajnjim korisnicima u IT sigurnosnom poslovanju (podrška, obuka, instalacija, savjetovanje, održavanje…).

c. Pravna osnova za obradu podataka

Ove aktivnosti obrade osobnih podataka provodi EXN u ostvarivanju svojih legitimnih interesa (članak 6(1), f) GDPR-a).

d. Kategorije primatelja prikupljenih osobnih podataka

Vaši osobni podaci se dijele:

• Unutar EXN-a, ovlaštenom osoblju odjela financija, prodaje, predprodaje, marketinga, logistike i usluga, kao i IT administratorima i upravljačkom timu;
• Vanjskim revizorima;
• Dobavljačima;
• Preprodavačima;
• Krajnjim korisnicima;
• Pridruženim entitetima EXN Grupe.

Napominjemo da neki vaši osobni podaci mogu biti preneseni primateljima podataka izvan Europske unije. EXN vas obavještava da su ti prijenosi, gdje je primjenjivo, regulirani mehanizmom standardnih ugovornih klauzula Europske komisije i time ispunjavaju zahtjeve članaka 44 do 50 GDPR-a koji se odnose na prijenos osobnih podataka u treće zemlje.

e. Razdoblje čuvanja osobnih podataka

EXN pohranjuje vaše osobne podatke u skladu s rokovima čuvanja propisanim važećim zakonima i najnovijim preporukama nacionalnog nadzornog tijela za zaštitu podataka. U svakom slučaju, EXN se obvezuje čuvati vaše osobne podatke najduže onoliko koliko je potrebno za ispunjenje naših zakonskih i ugovornih obveza.

Identifikacijski podaci zaposlenika pružatelja usluga: 3 godine od završetka ugovornog odnosa.

6. Ako ste zaposlenik Agenta/IOR-a (Importer of Records):

a. Kategorije obrađenih osobnih podataka

EXN može prikupljati sljedeće osobne podatke: ime, prezime, profesionalni email, profesionalni telefonski broj, radno mjesto.

b. Svrhe obrade osobnih podataka

EXN obrađuje vaše osobne podatke u sljedeće svrhe:

• Carinsko čišćenje;
• Provedba i koordinacija logističkog sustava;
• Izdavanje i prijenos logističke dokumentacije;
• Izvođenje marketinške kampanje u naše ime;

c. Pravna osnova za obradu podataka

Ove aktivnosti obrade osobnih podataka provodi EXN u ostvarivanju svojih legitimnih interesa (članak 6(1), f) GDPR-a).

d. Kategorije primatelja prikupljenih osobnih podataka

Vaši osobni podaci se dijele:

• Unutar EXN-a, ovlaštenom osoblju odjela financija, prodaje, predprodaje, logistike, kao i IT administratorima i upravljačkim timovima;
• Dobavljačima, preprodavačima ili krajnjim korisnicima EXN-a;
• Revizorima;
• Vladinim tijelima;
• Pridruženim entitetima EXN Grupe.

Napominjemo da neki vaši osobni podaci mogu biti preneseni primateljima podataka izvan Europske unije. EXN vas obavještava da su ti prijenosi, gdje je primjenjivo, regulirani mehanizmom standardnih ugovornih klauzula Europske komisije i time ispunjavaju zahtjeve članaka 44 do 50 GDPR-a koji se odnose na prijenos osobnih podataka u treće zemlje.

e. Razdoblje čuvanja osobnih podataka

EXN pohranjuje vaše osobne podatke u skladu s rokovima čuvanja propisanim važećim zakonima i najnovijim preporukama nacionalnog nadzornog tijela za zaštitu podataka. U svakom slučaju, EXN se obvezuje čuvati vaše osobne podatke najduže onoliko koliko je potrebno za ispunjenje naših zakonskih i ugovornih obveza.

Identifikacijski podaci zaposlenika Agenta/IOR-a: 3 godine od završetka ugovornog odnosa.

6. Ako ste kandidat za posao:

a. Kategorije obrađenih osobnih podataka

EXN može prikupljati sljedeće osobne podatke: ime, adresa, hobiji, osobni email, datum rođenja, telefonski broj, povijest profesionalnog iskustva, obrazovanje, profesionalne certifikate.

b. Svrhe obrade osobnih podataka

EXN obrađuje vaše osobne podatke u sljedeće svrhe:

• Za potrebe zapošljavanja (trenutno i buduće)

c. Pravna osnova za obradu podataka

Ove aktivnosti obrade osobnih podataka provodi EXN u ostvarivanju svojih legitimnih interesa (prema članku 6(1), f) GDPR-a).

d. Kategorije primatelja prikupljenih osobnih podataka

Vaši osobni podaci se dijele:

• Unutar EXN-a, ovlaštenim menadžerima bilo kojeg odjela koji zapošljava zaposlenike;
• Pridruženim entitetima EXN Grupe.

Napominjemo da neki vaši osobni podaci mogu biti preneseni primateljima podataka izvan Europske unije. EXN vas obavještava da su ti prijenosi, gdje je primjenjivo, regulirani mehanizmom standardnih ugovornih klauzula Europske komisije i time ispunjavaju zahtjeve članaka 44 do 50 GDPR-a koji se odnose na prijenos osobnih podataka u treće zemlje.

e. Razdoblje čuvanja osobnih podataka

EXN pohranjuje vaše osobne podatke u skladu s rokovima čuvanja propisanim važećim zakonima i najnovijim preporukama nacionalnog nadzornog tijela za zaštitu podataka. U svakom slučaju, EXN se obvezuje čuvati vaše osobne podatke najduže onoliko koliko je potrebno za svrhe za koje su prikupljeni.

Osobni podaci kandidata za posao: 2 godine od posljednjeg kontakta s kandidatom.