Avis d'information sur les tiers

Objet de la présente note d'information

En tant que professionnel de la sécurité informatique interagissant avec Exclusive Networks (ci-après " EXN ") ou en tant que professionnel interagissant avec les équipes de back-office ou de management d'Exclusive Networks, certaines données à caractère personnel de vos collaborateurs, au sens de l'article 4(1) du Règlement européen 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données (" GDPR "), peuvent être collectées et traitées par EXN dans le cadre normal de ses activités professionnelles.

Conformément aux articles 13 et 14 du RGPD, la présente note vise à informer correctement vos employés, en leur qualité de personnes concernées, du traitement susceptible d'être effectué par l'EXN et portant sur leurs données à caractère personnel.

Compte tenu de votre relation directe avec vos employés dont les données personnelles sont divulguées et traitées par l'EXN, vous êtes tenu et seul responsable de leur fournir les informations contenues dans le présent avis dans un délai de quinze (15) jours à compter de la date à laquelle cet avis vous est communiqué par l'EXN.

Avis d'information des tiers sur la collecte de données à caractère personnel (article 13 du GDPR)

Dans le cadre normal de ses activités, EXN (le responsable du traitement au sens de l'article 4, paragraphe 7, du GDPR) peut collecter et traiter certaines données à caractère personnel relatives aux catégories de personnes concernées énumérées ci-dessous.

L'EXN peut collecter et traiter des données à caractère personnel concernant :

1. ses prospects
2. Les employés des clients d'EXN (revendeurs)
3. Les employés des utilisateurs finaux
4. Les employés des vendeurs
5. Les employés des fournisseurs de services d'EXN
6. Employés des agents/IOR
7. Candidats à un emploi

En fonction de votre situation personnelle, veuillez vous référer à la partie pertinente de cette page.

La section suivante "Vos droits" relative à vos droits en tant que personne concernée par les données en vertu du GDPR (et de toute loi nationale applicable) s'applique indépendamment de votre situation personnelle :

Vos droits

Conformément aux lois applicables, vous disposez d'un droit d'accès, de rectification, d'effacement, de limitation du traitement, de portabilité des données, d'opposition au traitement de vos données à caractère personnel, et de ne pas faire l'objet d'une décision fondée exclusivement sur un traitement automatisé. Lorsque nous traitons des données sur la base de votre consentement (notamment en ce qui concerne le dépôt de cookies), vous avez le droit de retirer ce consentement à tout moment.

Ces droits ne sont pas absolus et peuvent être exercés dans les conditions prévues aux articles 15 à 22 du RGPD. Vous pouvez les exercer, sous réserve de la fourniture d'un justificatif d'identité, auprès du Directeur Juridique, à l'adresse : DPO@exclusive-networks.com.

En cas de violation de la réglementation applicable en matière de protection des données à caractère personnel et notamment du RGPD, vous pouvez introduire une réclamation auprès de l'autorité nationale de contrôle de la protection des données.

1. Si vous êtes un prospect :

a. Catégories de données à caractère personnel traitées

EXN peut collecter les données à caractère personnel suivantes : nom, prénom, courriel professionnel, numéro de téléphone professionnel, titre du poste, photos si vous participez à des événements marketing.

b. Finalités du traitement des données à caractère personnel

L'EXN traite vos données personnelles aux fins suivantes :

• Objectif commercial général ;
• Accroître les parts de marché ;
• Organisation de campagnes de marketing et d'événements (en notre nom ou au nom de vendeurs ou de revendeurs) ;
• Communiquer autour de ces événements en interne ou en externe en utilisant les réseaux sociaux ou d'autres canaux de communication ;
• Documentation des événements marketing organisés à l'intention des vendeurs ;
• Profilage de vos intérêts professionnels.

c. Base juridique des opérations de traitement des données

Ces activités de traitement des données à caractère personnel sont mises en œuvre par l'EXN dans la poursuite de ses intérêts légitimes (conformément à l'article 6, paragraphe 1, point f), du GDPR).

d. Les catégories de destinataires des données personnelles collectées

Vos données personnelles sont communiquées :

• Au sein de l'EXN, au personnel habilité des départements marketing, ventes, avant-ventes, services et finances ainsi qu'aux administrateurs informatiques et aux équipes de gestion ;
• Aux fournisseurs (pour signaler les opportunités de vente) ;
• aux entités affiliées au groupe EXN.

Veuillez noter que certaines de vos données personnelles peuvent être transmises à des destinataires situés en dehors de l'Union européenne. EXN vous informe que ces transferts sont, le cas échéant, régis par le mécanisme des clauses contractuelles types de la Commission européenne et répondent ainsi aux exigences des articles 44 à 50 du GDPR relatifs aux transferts de données personnelles vers des pays tiers.

e. Durée de conservation des données à caractère personnel

EXN conserve vos données personnelles conformément aux durées de conservation imposées par les lois applicables, et aux dernières recommandations de l'autorité nationale de contrôle de la protection des données. En tout état de cause, l'EXN s'engage à conserver vos données personnelles pour une durée n'excédant pas celle nécessaire aux finalités pour lesquelles elles sont collectées.

Données d'identification des employés de Prospect : 3 ans à compter du dernier contact du prospect.

2. Si vous êtes un employé des clients d'EXN (revendeurs) :

a. Catégories de données personnelles traitées

EXN peut collecter les données personnelles suivantes : nom, prénom, adresse, adresse électronique professionnelle, titre du poste, intérêts professionnels, numéro de passeport/carte d'identité, photos si vous assistez à des événements marketing.

b. Finalités du traitement des données à caractère personnel

L'EXN traite vos données à caractère personnel aux fins suivantes :

• Finalité commerciale générale ;
• Réalisation d'analyses commerciales (en interne, avec des fournisseurs ou des revendeurs) ;
• Organisation de campagnes de marketing et d'événements ;
• Communiquer autour de ces événements en interne ou en externe en utilisant les réseaux sociaux ou d'autres canaux de communication ;
• Élargissement des parts de marché ;
• Rapport aux fournisseurs d'EXN sur les campagnes/événements de marketing ;
• Établissement du profil des intérêts professionnels des revendeurs ;
• Organiser les déplacements pour les événements marketing ;
• Délivrer les documents de transport et coordonner les expéditions ;
• Fournir des services professionnels (assistance, formation, installation, maintenance...) ;
• Respect des réglementations en matière de contrôle des exportations ;
• Respect des lois anti-corruption ;
• Perception des paiements.

c. Base juridique des traitements de données

Ces activités de traitement des données à caractère personnel sont mises en œuvre par EXN dans la poursuite de ses intérêts légitimes (article 6, paragraphe 1, point f), du GDPR).

d. Les catégories de destinataires des données personnelles collectées

Vos données personnelles sont communiquées :

• Au sein de l'EXN, au personnel habilité des départements marketing, ventes, avant-ventes, services, finances et traitement des commandes ainsi qu'aux administrateurs informatiques et aux équipes de gestion ;
• Aux autorités gouvernementales ;
• aux fournisseurs
• aux utilisateurs finaux
• aux transporteurs ou aux agents
• aux entités affiliées au Groupe EXN.

Veuillez noter que certaines de vos données personnelles peuvent être transmises à des destinataires situés en dehors de l'Union européenne. EXN vous informe que ces transferts sont, le cas échéant, régis par le mécanisme des clauses contractuelles types de la Commission européenne et répondent ainsi aux exigences des articles 44 à 50 du GDPR relatifs aux transferts de données personnelles vers des pays tiers.

e. Durée de conservation des données à caractère personnel

EXN conserve vos données personnelles conformément aux durées de conservation imposées par les lois applicables, et aux dernières recommandations de l'autorité nationale de contrôle de la protection des données. En tout état de cause, l'EXN s'engage à conserver vos données personnelles pour une durée n'excédant pas celle nécessaire à l'exécution de ses obligations légales et contractuelles.

Données d'identification des employés des clients : 3 ans à compter de la fin de la relation contractuelle ; passeport/numéro d'identification : suppression immédiatement après la finalisation de l'organisation du voyage.

3. Si vous êtes un employé d'un utilisateur final :

a. Catégories de données à caractère personnel traitées

L'EXN peut collecter les données à caractère personnel suivantes : nom, prénom, adresse, adresse électronique professionnelle, intérêts professionnels, titre du poste, photos si vous assistez à des événements marketing.

b. Finalités du traitement des données à caractère personnel

L'EXN traite vos données à caractère personnel aux fins suivantes :

• Finalité commerciale générale ;
• Réaliser des analyses commerciales (en interne, avec des fournisseurs ou des revendeurs) ;
• Fournir des services professionnels (assistance, formation, maintenance...) ;
• Organisation de campagnes de marketing et d'événements ;
• Communiquer autour de ces événements en interne ou en externe en utilisant les réseaux sociaux ou d'autres canaux de communication ;
• la communication aux fournisseurs d'EXN des résultats de ces campagnes/événements de marketing ;
• Profilage des intérêts professionnels de l'utilisateur final ;
• l'expansion des parts de marché ;
• Respect des réglementations en matière de contrôle des exportations ;
• Respect des lois anti-corruption ;
• Délivrance des documents de transport et coordination des expéditions.

c. Base juridique des opérations de traitement des données

Ces activités de traitement des données à caractère personnel sont mises en œuvre par EXN :

• Dans la poursuite de ses intérêts légitimes (article 6(1), f) du GDPR) ;
• Pour permettre à l'EXN de se conformer à une obligation légale imposée à l'EXN (telle que définie à l'article 6(1) c) du GDPR) : Réglementation américaine en matière de contrôle des exportations, lois anti-corruption.

d. Les catégories de destinataires des données personnelles collectées

Vos données personnelles sont communiquées :

• Au sein de l'EXN, au personnel autorisé des départements finance, vente, avant-vente, marketing, logistique et services, ainsi qu'aux administrateurs informatiques et à l'équipe de direction ;
• Aux fournisseurs ;
• Aux revendeurs.
• Aux transporteurs ou agents ;
• Aux autorités gouvernementales ;
• aux entités affiliées au groupe EXN.

Veuillez noter que certaines de vos données personnelles peuvent être transmises à des destinataires situés en dehors de l'Union européenne. EXN vous informe que ces transferts sont, le cas échéant, régis par le mécanisme des clauses contractuelles types de la Commission européenne et répondent ainsi aux exigences des articles 44 à 50 du GDPR relatifs aux transferts de données personnelles vers des pays tiers.

e. Durée de conservation des données à caractère personnel

EXN conserve vos données personnelles conformément aux durées de conservation imposées par les lois applicables, et aux dernières recommandations de l'autorité nationale de contrôle de la protection des données. En tout état de cause, l'EXN s'engage à conserver vos données personnelles pour une durée n'excédant pas celle nécessaire à l'exécution de ses obligations légales et contractuelles.

Données d'identification des employés des utilisateurs finaux : 3 ans à compter de la fin de la relation contractuelle.

4. Si vous êtes un employé d'EXN' Vendor :

a. Catégories de données à caractère personnel traitées

EXN peut collecter les données à caractère personnel suivantes : nom, prénom, adresse, adresse électronique professionnelle, fonction, photos si vous participez à des événements marketing [à modifier/compléter au niveau local, en fonction de la cartographie des données].

b. Finalités du traitement des données à caractère personnel

EXN traite vos données à caractère personnel pour les finalités suivantes :

• Finalité commerciale générale ;
• Gestion des relations avec les prospects, les revendeurs ou les utilisateurs finaux ;
• Exécution de contrats commerciaux ;
• Communications nécessaires à l'établissement de documents commerciaux (devis, bons de commande, bons de livraison, factures...) et à la distribution des produits (matériel, logiciels) ;
• Organisation du transport et de la logistique ;
• la réalisation de revues d'affaires ;
• Activités de marketing direct B2B et communication autour de ces activités ;
• Exécution de services professionnels, octroi de licences ;
• Gestion des questions financières.

c. Base juridique des opérations de traitement des données

Ces activités de traitement des données à caractère personnel sont mises en œuvre par l'EXN dans la poursuite de ses intérêts légitimes (article 6, paragraphe 1, point f), du GDPR).

d. Les catégories de destinataires des données personnelles collectées

Vos données personnelles sont communiquées :

• Au sein d'EXN, au personnel habilité des départements finance, vente, avant-vente, marketing, logistique et services ainsi qu'aux administrateurs informatiques et à l'équipe de direction ;
• Aux revendeurs ;
• Aux utilisateurs finaux ;
• aux prestataires de services professionnels
• Aux agents ou aux IOR ;
• aux entités affiliées au groupe EXN.

Veuillez noter que certaines de vos données personnelles peuvent être transmises à des destinataires situés en dehors de l'Union européenne. EXN vous informe que ces transferts sont, le cas échéant, régis par le mécanisme des clauses contractuelles types de la Commission européenne et répondent ainsi aux exigences des articles 44 à 50 du RGPD relatifs aux transferts de données à caractère personnel vers des pays tiers.

e. Durée de conservation des données à caractère personnel

EXN conserve vos données personnelles conformément aux durées de conservation imposées par les lois applicables, et aux dernières recommandations de l'autorité nationale de contrôle de la protection des données. En tout état de cause, l'EXN s'engage à conserver vos données personnelles pour une durée n'excédant pas celle nécessaire à l'exécution de ses obligations légales et contractuelles.

Données d'identification des employés des fournisseurs : 3 ans à compter de la fin de la relation contractuelle.

5. si vous êtes un employé des prestataires de services de l'EXN (fournisseurs informatiques/consultants/conseils/fournisseurs externes, transitaires, formateurs, banques, assurances, auditeurs, prestataires de services professionnels externes) :

a. Catégories de données à caractère personnel traitées

EXN peut collecter les données personnelles suivantes : nom, prénom, adresse électronique professionnelle, numéro de téléphone professionnel, titre du poste, photos si vous participez à des événements marketing.

b. Finalités du traitement des données à caractère personnel

L'EXN traite vos données à caractère personnel aux fins suivantes :

• Objectif commercial général ;
• Disposer de systèmes informatiques et en assurer la maintenance, ainsi que la sécurité informatique ;
• Conseil ou audit de l'EXN en fonction d'un cahier des charges convenu à l'avance (par exemple, organiser la logistique, dédouaner, organiser un événement marketing, mener une campagne de marketing en notre nom, tenir les comptes de l'entreprise, effectuer des paiements, etc ;)
• Fournir aux revendeurs ou aux utilisateurs finaux des services professionnels dans le domaine de la sécurité informatique (assistance, formation, installation, conseil, maintenance...).

c. Base juridique des traitements de données

Ces activités de traitement des données à caractère personnel sont mises en œuvre par EXN dans le cadre de ses intérêts légitimes (article 6, paragraphe 1, point f), du RGPD).

d. Les catégories de destinataires des données personnelles collectées

Vos données personnelles sont communiquées :

• Au sein de l'EXN, au personnel habilité des départements finance, vente, avant-vente, marketing, logistique et services ainsi qu'aux administrateurs informatiques et à l'équipe de direction ;
• Aux auditeurs externes ;
• aux fournisseurs
• aux revendeurs ;
• aux utilisateurs finaux
• aux entités affiliées au groupe EXN.

Veuillez noter que certaines de vos données personnelles peuvent être transmises à des destinataires situés en dehors de l'Union européenne. EXN vous informe que ces transferts sont, le cas échéant, régis par le mécanisme des clauses contractuelles types de la Commission européenne et répondent ainsi aux exigences des articles 44 à 50 du GDPR relatifs aux transferts de données personnelles vers des pays tiers.

e. Durée de conservation des données à caractère personnel

EXN conserve vos données personnelles conformément aux durées de conservation imposées par les lois applicables, et aux dernières recommandations de l'autorité nationale de contrôle de la protection des données. En tout état de cause, l'EXN s'engage à conserver vos données personnelles pour une durée n'excédant pas celle nécessaire à l'exécution de ses obligations légales et contractuelles.

Données d'identification des employés du prestataire : 3 ans à compter de la fin de la relation contractuelle.

6. Si vous êtes un employé d'un Agent/IOR (Importateur d'enregistrements) :

a. Catégories de données à caractère personnel traitées

EXN peut collecter les données à caractère personnel suivantes : nom, prénom, adresse électronique professionnelle, numéro de téléphone professionnel, fonction.

b. Finalités du traitement des données personnelles

L'EXN traite vos données personnelles aux fins suivantes :

• Dédouanement ;
• Mise en œuvre et coordination d'un programme logistique ;
• Délivrer et transférer des documents liés à la logistique ;
• Réalisation d'une campagne de marketing en notre nom ;

c. Base juridique des opérations de traitement des données

Ces activités de traitement des données à caractère personnel sont mises en œuvre par EXN dans la poursuite de ses intérêts légitimes (article 6, paragraphe 1, point f), du GDPR).

d. Les catégories de destinataires des données personnelles collectées

Vos données personnelles sont communiquées :

• Au sein d'EXN, au personnel habilité des services financiers, commerciaux, avant-vente, logistiques ainsi qu'aux administrateurs informatiques et aux équipes de direction ;
• Aux fournisseurs, revendeurs ou utilisateurs finaux d'EXN ;
• aux auditeurs
• aux autorités gouvernementales
• aux entités affiliées au groupe EXN.

Veuillez noter que certaines de vos données personnelles peuvent être transmises à des destinataires situés en dehors de l'Union européenne. EXN vous informe que ces transferts sont, le cas échéant, régis par le mécanisme des clauses contractuelles types de la Commission européenne et répondent ainsi aux exigences des articles 44 à 50 du GDPR relatifs aux transferts de données à caractère personnel vers des pays tiers.

e. Durée de conservation des données à caractère personnel

L'EXN conserve vos données personnelles conformément aux durées de conservation imposées par les lois applicables et aux dernières recommandations de l'autorité nationale de contrôle de la protection des données. En tout état de cause, l'EXN s'engage à conserver vos données à caractère personnel pendant une période n'excédant pas celle nécessaire à l'exécution de ses obligations légales et contractuelles.

Données d'identification des employés de l'Agent/IOR : 3 ans à compter de la fin de la relation contractuelle.

6. Si vous êtes candidat à un emploi :

a. Catégories de données à caractère personnel traitées

L'EXN peut collecter les données à caractère personnel suivantes : nom, adresse, hobbies, adresse électronique personnelle, date de naissance, numéro de téléphone, historique de l'expérience professionnelle, études, certifications professionnelles.

b. Finalités du traitement des données personnelles

L'EXN traite vos données personnelles pour les finalités suivantes :

• Recrutement (actuel et futur)

c. Base juridique des traitements de données

Ces activités de traitement des données à caractère personnel sont mises en œuvre par l'EXN dans la poursuite de ses intérêts légitimes (conformément à l'article 6, paragraphe 1, point f), du RGPD).

d. Les catégories de destinataires des données personnelles collectées

Vos données personnelles sont communiquées :

• Au sein de l'EXN, aux responsables autorisés de tout département recrutant des employés ;
• Aux entités affiliées au Groupe EXN.

Veuillez noter que certaines de vos données personnelles peuvent être transmises à des destinataires situés en dehors de l'Union européenne. EXN vous informe que ces transferts sont, le cas échéant, régis par le mécanisme des clauses contractuelles types de la Commission européenne et répondent ainsi aux exigences des articles 44 à 50 du RGPD relatifs aux transferts de données à caractère personnel vers des pays tiers.

e. Durée de conservation des données à caractère personnel

EXN conserve vos données personnelles conformément aux durées de conservation imposées par les lois applicables, et au plus tard par l'autorité nationale de contrôle de la protection des données. En tout état de cause, l'EXN s'engage à conserver vos données personnelles pour une durée n'excédant pas celle nécessaire aux finalités pour lesquelles elles sont collectées.

Données personnelles des candidats à l'emploi : 2 ans à compter du dernier contact avec le candidat.