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Política de denuncia de irregularidades

El objetivo de la presente política es trabajar con la máxima transparencia. La empresa desea conocer todas las irregularidades importantes y resolverlas a la mayor brevedad. Todas las reclamaciones o preocupaciones sobre cuestiones contables o jurídicas, fraudes o incumplimientos podrán resolverse por medio de la presente política.

Este documento no pretende sustituir la comunicación de inquietudes, preguntas o problemas por parte de empleados o terceros a los niveles jerárquicos superiores, los supervisores, los responsables de ética o los encargados de Recursos Humanos, sino que representa un canal de comunicación más, que puede utilizarse para denunciar asuntos importantes.

Cuestiones que pueden denunciarse

Se anima a los empleados a que comuniquen de inmediato:

  • Errores intencionados, fraudes o negligencias en la elaboración, revisión o auditoría de cualquier estado financiero de la empresa, o en la contabilización de los registros financieros de esta;
  • Casos de incumplimiento doloso de las políticas de la empresa o las leyes aplicables;
  • Toda actividad fraudulenta detectada (fraude bancario, blanqueo de capitales, informes fraudulentos destinados a la dirección, uso fraudulento de derechos de acceso…);
  • Infracciones de las leyes de lucha contra la corrupción (Foreign Corrupt Practices Act [FCPA] de EE. UU., Loi n° 2016-1691 [Loi Sapin 2] de Francia, Bribery Act del Reino Unido, o similares), así como el quebrantamiento del Código Ética (por ejemplo, corrupción, discriminación, acoso…).

Los asuntos o inquietudes de diferente índole no deben comunicarse por esta vía, sino remitirse a los supervisores o al departamento de Recursos Humanos.

Se anima a los terceros a que comuniquen de inmediato:

  • Incumplimientos dolosos de las leyes aplicables;
  • Toda actividad fraudulenta detectada (fraude bancario, blanqueo de capitales…);
  • Infracciones de las leyes de lucha contra la corrupción (Foreign Corrupt Practices Act [FCPA] de EE. UU., Loi n° 2016-1691 [Loi Sapin 2] de Francia, Bribery Act del Reino Unido, o similares), así como el quebrantamiento del Código Ético.

Interposición de reclamaciones

Las reclamaciones pueden interponerse de manera confidencial y, si se desea, anónima, en la medida en que lo permita la legislación local:

  • por correo electrónico a nivel del Grupo, escribiendo a Ethicspoint@exclusive-group.com
  • por correo ordinario, escribiendo a Exclusive France Holding – Group General Counsel – 20 quai du point du jour – 92100 Boulogne-Billancourt – Francia

Se mantendrá el anonimato de la persona que interponga una reclamación no anónima en la medida de lo posible y conforme a los requisitos legales.

Las reclamaciones tendrán carácter confidencial.

Las reclamaciones interpuestas deberán incluir una clara descripción de los hechos o las preocupaciones, el nombre de la entidad y, a ser posible, datos sobre las fuentes de información, las consecuencias y las repercusiones. Aquellas denuncias que incluyan datos no comprobables, irrelevantes o que queden fuera del ámbito de aplicación de la presente política serán eliminadas de inmediato.

Las denuncias anónimas solamente se tramitarán si los hechos se describen de forma suficientemente pormenorizada.

Tramitación de las reclamaciones

Se dejará constancia de las reclamaciones recibidas en un informe individual que mantendrá a disposición la persona que la haya recibido. Se incluirán en el informe la fecha de la reclamación, su descripción, el remitente (en el caso de que no sea anónima), el estado de la investigación y las conclusiones.

El departamento de Riesgo y Cumplimiento se asegurará de coordinar la tramitación de las reclamaciones y podrá comunicar de inmediato las cuestiones importantes al Comité de Riesgos. Se trasladará al Comité de Riesgos un informe trimestral con las reclamaciones recibidas e información actualizada sobre las investigaciones pendientes. A discreción del Comité de Riesgos, se podrá ofrecer a terceros acceso a los informes.

Si procede, se trasladarán las reclamaciones a la persona o al departamento pertinente para su tramitación, salvo que se refieran a dicha persona o departamento en concreto. Las reclamaciones se anonimizarán antes de trasladarlas internamente. Se mantendrá la confidencialidad en la medida de lo posible.

Si el objeto de la reclamación fuese alguna persona, esta será informada de la tramitación en curso de la denuncia una vez que se hayan puesto en marcha las primeras investigaciones (para evitar la desaparición de cualquier prueba). De este modo, se le brinda el derecho a oponerse a la tramitación del caso por un motivo justificado (acusación falsa o difamación, por ejemplo).

Las denuncias anónimas se marcarán como tales en las comunicaciones efectuadas durante la investigación al respecto.

Se adoptarán las medidas inmediatas y oportunas que determine el Comité de Riesgos (incluidas medidas disciplinarias, que pueden llegar hasta la rescisión del contrato laboral) y de acuerdo con la naturaleza y gravedad de la conducta o las circunstancias.

Queda prohibida toda represalia, amenaza, castigo o venganza contra cualquier persona que haya interpuesto una reclamación o denunciado un problema de buena fe, o contra cualquier persona que ayude en cualquier investigación o proceso relativo a dicha reclamación o problema. Los empleados que crean haber sido objeto de represalias, amenazas, castigos o venganzas de este tipo podrán llevar el caso ante el departamento de Asesoría Jurídica.

Por el contrario, toda reclamación que se interponga de mala fe podrá generar la adopción de medidas disciplinarias contra el remitente.

Las comunicaciones y los documentos relacionados con denuncias que no hayan supuesto la adopción de medidas disciplinarias o acciones judiciales serán eliminados o archivados, tras su anonimización, dos meses después de que se haya cerrado el caso. Los casos que deriven en posteriores acciones judiciales o medidas disciplinarias serán archivados conforme a los requisitos legales.

 

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