Powiadomienie o informacjach osób trzecich

Cel niniejszej noty informacyjnej

Jako profesjonalista w branży bezpieczeństwa IT współpracujący z Exclusive Networks (zwaną dalej "EXN") lub jako profesjonalista współpracujący z zespołami zaplecza lub zarządzania Exclusive Networks, niektóre dane osobowe Twoich pracowników, w rozumieniu art. 4 ust. 1 europejskiego rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych ("RODO"), mogą być gromadzone i przetwarzane przez EXN w ramach zwykłej działalności biznesowej.

Zgodnie z art. 13 i 14 RODO, niniejsze powiadomienie ma na celu odpowiednie poinformowanie pracowników, jako osób, których dane dotyczą, o przetwarzaniu, które może być prowadzone przez EXN i dotyczy ich danych osobowych.

Ze względu na bezpośrednie relacje użytkownika z pracownikami, których dane osobowe są ujawniane i przetwarzane przez EXN, użytkownik jest zobowiązany i ponosi wyłączną odpowiedzialność za przekazanie im informacji zawartych w niniejszym dokumencie w ciągu piętnastu (15) dni od daty przekazania użytkownikowi niniejszego powiadomienia przez EXN.

Informacja o gromadzeniu danych osobowych przez osoby trzecie (art. 13 RODO)

W ramach zwykłej działalności EXN (administrator danych w rozumieniu art. 4(7) RODO) może gromadzić i przetwarzać określone dane osobowe dotyczące kategorii osób, których dane dotyczą, wymienionych poniżej.

EXN może gromadzić i przetwarzać dane osobowe dotyczące:

1. potencjalnych klientów
2. Pracowników klientów EXN (odsprzedawców)
3. Pracowników użytkowników końcowych
4. Pracowników dostawców
5. Pracowników dostawców usług EXN
6. Pracownicy agentów/IOR
7. Osoby ubiegające się o pracę

W zależności od sytuacji osobistej, prosimy o zapoznanie się z odpowiednią częścią tej strony.

Poniższa sekcja "Prawaużytkownika" dotycząca praw użytkownika jako osoby, której dane dotyczą, zgodnie z RODO (i wszelkimi obowiązującymi przepisami krajowymi) ma zastosowanie niezależnie od sytuacji osobistej użytkownika:

Prawa użytkownika

Zgodnie z obowiązującymi przepisami użytkownik ma prawo do dostępu, sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, przenoszenia danych, wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania jego danych osobowych oraz niepodlegania decyzji opartej wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu. W przypadku, gdy przetwarzamy dane na podstawie zgody użytkownika (w szczególności w odniesieniu do przechowywania plików cookie), użytkownik ma prawo do wycofania tej zgody w dowolnym momencie.

Prawa te nie są bezwzględne i mogą być wykonywane na warunkach określonych w sekcjach 15-22 RODO. Można z nich skorzystać, pod warunkiem przedstawienia dowodu tożsamości, u Radcy Prawnego, pod adresem: DPO@exclusive-networks.com.

W przypadku naruszenia obowiązujących przepisów dotyczących ochrony danych osobowych, w szczególności RODO, użytkownik może złożyć skargę do krajowego organu nadzorczego ds. ochrony danych.

1. Jeśli jesteś potencjalnym klientem:

a. Kategorie przetwarzanych danych osobowych

EXN może gromadzić następujące dane osobowe: imię, nazwisko, służbowy adres e-mail, służbowy numer telefonu, stanowisko, zdjęcia w przypadku uczestnictwa w wydarzeniach marketingowych.

b. Cele przetwarzania danych osobowych

EXN przetwarza dane osobowe użytkownika w następujących celach:

• Ogólny cel biznesowy;
• Zwiększenie udziałów w rynku;
• Organizacja kampanii marketingowych i wydarzeń (w naszym imieniu lub w imieniu dostawców lub sprzedawców);
• Komunikowanie się wokół tych wydarzeń wewnętrznie lub zewnętrznie za pomocą sieci społecznościowych lub innych kanałów komunikacji;
• Dokumentowanie sprzedawcom, jakie wydarzenia marketingowe zostały zorganizowane;
• Profilowanie zainteresowań zawodowych użytkownika.

c. Podstawa prawna operacji przetwarzania danych

Powyższe operacje przetwarzania danych osobowych są realizowane przez EXN w celu realizacji jej prawnie uzasadnionych interesów (zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. f) RODO).

d. Kategorie odbiorców gromadzonych danych osobowych

Dane osobowe użytkownika są przekazywane

• Wewnątrz EXN, upoważnionym pracownikom działów marketingu, sprzedaży, przedsprzedaży, usług i finansów, a także administratorom IT i zespołom zarządzającym;
• Sprzedawcom (w celu zgłaszania możliwości sprzedaży);
• Podmiotom powiązanym z Grupą EXN.

Należy pamiętać, że niektóre dane osobowe użytkownika mogą być przekazywane do odbiorców danych znajdujących się poza Unią Europejską. EXN informuje, że te transfery są, w stosownych przypadkach, regulowane mechanizmem standardowych klauzul umownych Komisji Europejskiej, a tym samym spełniają wymogi art. 44-50 RODO dotyczące przekazywania danych osobowych do państw trzecich.

e. Okres przechowywania danych osobowych

EXN przechowuje dane osobowe użytkownika zgodnie z okresami przechowywania nałożonymi przez obowiązujące przepisy prawa oraz najnowszymi zaleceniami krajowego organu nadzorującego ochronę danych. W każdym przypadku EXN zobowiązuje się do przechowywania danych osobowych użytkownika przez okres nieprzekraczający okresu niezbędnego do realizacji celów, dla których dane te są gromadzone.

Dane identyfikacyjne pracowników firmy Prospect: 3 lata od ostatniego kontaktu ze strony potencjalnego klienta.

2. Jeśli użytkownik jest pracownikiem klientów EXN (odsprzedawców):

a. Kategorie przetwarzanych danych osobowych

EXN może gromadzić następujące dane osobowe: imię, nazwisko, adres, służbowy adres e-mail, stanowisko, zainteresowania zawodowe, numer paszportu/dowodu tożsamości, zdjęcia w przypadku uczestnictwa w wydarzeniach marketingowych.

b. Cele przetwarzania danych osobowych

EXN przetwarza dane osobowe użytkownika w następujących celach:

• Ogólny cel biznesowy;
• Dokonywanie przeglądów biznesowych (wewnętrznie, z dostawcami lub odsprzedawcami);
• Organizacja kampanii marketingowych i wydarzeń;
• Komunikowanie się wokół tych wydarzeń wewnętrznie lub zewnętrznie za pomocą sieci społecznościowych lub innych kanałów komunikacji;
• Rozszerzanie udziałów w rynku;
• Raportowanie do dostawców EXN kampanii/wydarzeń marketingowych;
• Profilowanie zainteresowań zawodowych resellerów;
• Organizowanie podróży na wydarzenia marketingowe;
• Wystawianie dokumentacji transportowej i koordynacja wysyłek;
• Świadczenie profesjonalnych usług (wsparcie, szkolenia, instalacja, konserwacja...);
• Zgodność z przepisami dotyczącymi kontroli eksportu;
• Zgodność z przepisami antykorupcyjnymi;
• Pobieranie płatności.

c. Podstawa prawna operacji przetwarzania danych

Niniejsze operacje przetwarzania danych osobowych są realizowane przez EXN w celu realizacji jej prawnie uzasadnionych interesów (art. 6 ust. 1 lit. f) RODO).

d. Kategorie odbiorców gromadzonych danych osobowych

Dane osobowe użytkownika są przekazywane

• W ramach EXN, upoważnionym pracownikom działów marketingu, sprzedaży, przedsprzedaży, usług, finansów i realizacji zamówień, a także administratorom IT i zespołom zarządzającym;
• organom rządowym;
• Dostawcom;
• Użytkownikom końcowym;
• Przewoźnikom lub agentom;
• podmiotom powiązanym z EXN Group.

Należy pamiętać, że niektóre dane osobowe użytkownika mogą być przekazywane do odbiorców danych znajdujących się poza Unią Europejską. EXN informuje, że te transfery są, w stosownych przypadkach, regulowane mechanizmem standardowych klauzul umownych Komisji Europejskiej, a tym samym spełniają wymogi art. 44-50 RODO dotyczące przekazywania danych osobowych do państw trzecich.

e. Okres przechowywania danych osobowych

EXN przechowuje dane osobowe użytkownika zgodnie z okresami przechowywania nałożonymi przez obowiązujące przepisy prawa oraz najnowszymi zaleceniami krajowego organu nadzorującego ochronę danych. W każdym przypadku EXN zobowiązuje się do przechowywania danych osobowych użytkownika przez okres nieprzekraczający okresu niezbędnego do wypełnienia naszych zobowiązań prawnych i umownych.

Dane identyfikacyjne pracowników klientów: 3 lata od zakończenia stosunku umownego; Numer paszportu/dowodu tożsamości: usunięcie niezwłocznie po sfinalizowaniu organizacji podróży.

3. Jeśli jesteś pracownikiem użytkownika końcowego:

a. Kategorie przetwarzanych danych osobowych

EXN może gromadzić następujące dane osobowe: imię, nazwisko, adres, służbowy adres e-mail, zainteresowania zawodowe, stanowisko, zdjęcia w przypadku uczestnictwa w wydarzeniach marketingowych.

b. Cele przetwarzania danych osobowych

EXN przetwarza dane osobowe użytkownika w następujących celach:

• Ogólny cel biznesowy;
• Dokonywanie przeglądów biznesowych (wewnętrznie, z dostawcami lub odsprzedawcami);
• Świadczenie profesjonalnych usług (wsparcie, szkolenia, konserwacja...);
• Organizowanie kampanii marketingowych i wydarzeń;
• Komunikowanie się wokół tych wydarzeń wewnętrznie lub zewnętrznie za pomocą sieci społecznościowych lub innych kanałów komunikacji;
• Raportowanie do dostawców EXN takich kampanii marketingowych/wydarzeń;
• Profilowanie zainteresowań zawodowych użytkowników końcowych;
• Zwiększanie udziałów w rynku;
• Zgodność z przepisami dotyczącymi kontroli eksportu;
• Zgodność z przepisami antykorupcyjnymi;
• Wydawanie dokumentacji transportowej i koordynacja przesyłek.

c. Podstawa prawna operacji przetwarzania danych

Te operacje przetwarzania danych osobowych są realizowane przez EXN:

• W ramach realizacji swoich uzasadnionych interesów (art. 6 ust. 1 lit. f) RODO);
• Aby umożliwić EXN wywiązanie się z obowiązku prawnego nałożonego na EXN (zgodnie z definicją w art. 6 ust. 1 lit. c) RODO): amerykańskie przepisy dotyczące kontroli eksportu, przepisy antykorupcyjne.

d. Kategorie odbiorców gromadzonych danych osobowych

Dane osobowe użytkownika są przekazywane

• W ramach EXN, upoważnionym pracownikom działów finansów, sprzedaży, przedsprzedaży, marketingu, logistyki i usług, a także administratorom IT i zespołowi zarządzającemu;
• Sprzedawcom;
• Sprzedawcom.
• Przewoźnikom lub agentom;
• organom rządowym;
• Podmiotom powiązanym z Grupą EXN.

Należy pamiętać, że niektóre dane osobowe użytkownika mogą być przekazywane do odbiorców danych znajdujących się poza Unią Europejską. EXN informuje, że te transfery są, w stosownych przypadkach, regulowane mechanizmem standardowych klauzul umownych Komisji Europejskiej, a tym samym spełniają wymogi art. 44-50 RODO dotyczące przekazywania danych osobowych do państw trzecich.

e. Okres przechowywania danych osobowych

EXN przechowuje dane osobowe użytkownika zgodnie z okresami przechowywania nałożonymi przez obowiązujące przepisy prawa oraz najnowszymi zaleceniami krajowego organu nadzorującego ochronę danych. W każdym przypadku EXN zobowiązuje się do przechowywania danych osobowych użytkownika przez okres nieprzekraczający okresu niezbędnego do wypełnienia naszych zobowiązań prawnych i umownych.

Dane identyfikacyjne pracowników użytkowników końcowych: 3 lata od zakończenia stosunku umownego.

4. Jeśli użytkownik jest pracownikiem Sprzedawcy EXN:

a. Kategorie przetwarzanych danych osobowych

EXN może gromadzić następujące dane osobowe: imię, nazwisko, adres, służbowy adres e-mail, stanowisko, zdjęcia w przypadku uczestnictwa w wydarzeniach marketingowych [do zmiany/uzupełnienia na poziomie lokalnym, w zależności od mapowania danych].

b. Cele przetwarzania danych osobowych

EXN przetwarza dane osobowe użytkownika w następujących celach:

• Ogólny cel biznesowy;
• Perspektywy biznesowe, odsprzedawcy lub zarządzanie relacjami z użytkownikami końcowymi;
• Realizacja umów biznesowych;
• Komunikacja niezbędna przy tworzeniu dokumentów handlowych (ofert, zamówień zakupu, dowodów dostawy, faktur...) i dystrybucji produktów (sprzętu, oprogramowania);
• Organizowanie transportu i logistyki;
• Dokonywanie przeglądów biznesowych;
• Działania marketingu bezpośredniego B2B i komunikacja wokół tych działań;
• Wykonywanie profesjonalnych usług, udzielanie licencji;
• Zarządzanie sprawami związanymi z finansami.

c. Podstawa prawna operacji przetwarzania danych

Powyższe operacje przetwarzania danych osobowych są realizowane przez EXN w ramach jej prawnie uzasadnionych interesów (art. 6 ust. 1 lit. f) RODO).

d. Kategorie odbiorców gromadzonych danych osobowych

Dane osobowe użytkownika są przekazywane

• Wewnątrz EXN, upoważnionym pracownikom działów finansów, sprzedaży, przedsprzedaży, marketingu, logistyki i usług, a także administratorom IT i zespołowi zarządzającemu;
• Odsprzedawcom;
• Użytkownikom końcowym;
• Profesjonalnym dostawcom usług;
• Agentom lub IOR;
• Podmiotom powiązanym z Grupą EXN.

Należy pamiętać, że niektóre dane osobowe użytkownika mogą być przekazywane do odbiorców danych znajdujących się poza Unią Europejską. EXN informuje, że te transfery są, w stosownych przypadkach, regulowane mechanizmem standardowych klauzul umownych Komisji Europejskiej, a tym samym spełniają wymogi art. 44-50 RODO dotyczące przekazywania danych osobowych do państw trzecich.

e. Okres przechowywania danych osobowych

EXN przechowuje dane osobowe użytkownika zgodnie z okresami przechowywania nałożonymi przez obowiązujące przepisy prawa oraz najnowszymi zaleceniami krajowego organu nadzorującego ochronę danych. W każdym przypadku EXN zobowiązuje się do przechowywania danych osobowych użytkownika przez okres nieprzekraczający okresu niezbędnego do wypełnienia naszych zobowiązań prawnych i umownych.

Dane identyfikacyjne pracowników dostawców: 3 lata od zakończenia stosunku umownego.

5) Jeśli użytkownik jest pracownikiem dostawców usług EXN (dostawców IT/konsultantów/doradców/dostawców zewnętrznych, spedytorów, szkoleniowców, banku, ubezpieczyciela, audytora, zewnętrznych dostawców profesjonalnych usług):

a. Kategorie przetwarzanych danych osobowych

EXN może gromadzić następujące dane osobowe: imię, nazwisko, służbowy adres e-mail, służbowy numer telefonu, stanowisko, zdjęcia w przypadku uczestnictwa w wydarzeniach marketingowych.

b. Cele przetwarzania danych osobowych

EXN przetwarza dane osobowe użytkownika w następujących celach:

• Ogólny cel biznesowy;
• Posiadanie i utrzymywanie systemów informatycznych oraz związanych z nimi zabezpieczeń informatycznych;
• Doradztwo lub audyt firmy EXN w zależności od wcześniej uzgodnionego zakresu prac (np. organizacja logistyki / odprawa celna / organizacja wydarzenia marketingowego / przeprowadzenie kampanii marketingowej w naszym imieniu / prowadzenie rachunków firmy / dokonywanie płatności ...);
• Świadczenie odsprzedawcom lub użytkownikom końcowym profesjonalnych usług w zakresie bezpieczeństwa IT (wsparcie, szkolenia, instalacja, doradztwo, konserwacja...).

c. Podstawa prawna operacji przetwarzania danych

Powyższe operacje przetwarzania danych osobowych są realizowane przez EXN w celu realizacji jej prawnie uzasadnionych interesów (art. 6 ust. 1 lit. f) RODO).

d. Kategorie odbiorców gromadzonych danych osobowych

Dane osobowe użytkownika są przekazywane

• Wewnątrz EXN, upoważnionym pracownikom działów finansów, sprzedaży, przedsprzedaży, marketingu, logistyki i usług, a także administratorom IT i zespołowi zarządzającemu;
• Audytorom zewnętrznym;
• Dostawcom;
• Sprzedawcom;
• Użytkownikom końcowym;
• podmiotom powiązanym z EXN Group.

Należy pamiętać, że niektóre dane osobowe użytkownika mogą być przekazywane do odbiorców danych znajdujących się poza Unią Europejską. EXN informuje, że te transfery są, w stosownych przypadkach, regulowane mechanizmem standardowych klauzul umownych Komisji Europejskiej, a tym samym spełniają wymogi art. 44-50 RODO dotyczące przekazywania danych osobowych do państw trzecich.

e. Okres przechowywania danych osobowych

EXN przechowuje dane osobowe użytkownika zgodnie z okresami przechowywania nałożonymi przez obowiązujące przepisy prawa oraz najnowszymi zaleceniami krajowego organu nadzorującego ochronę danych. W każdym przypadku EXN zobowiązuje się do przechowywania danych osobowych użytkownika przez okres nieprzekraczający okresu niezbędnego do wypełnienia naszych zobowiązań prawnych i umownych.

Dane identyfikacyjne pracowników dostawcy: 3 lata od zakończenia stosunku umownego.

6. Jeśli użytkownik jest pracownikiem Agenta/IOR (Importera Ewidencji):

a. Kategorie przetwarzanych danych osobowych

EXN może gromadzić następujące dane osobowe: imię, nazwisko, służbowy adres e-mail, służbowy numer telefonu, stanowisko.

b. Cele przetwarzania danych osobowych

EXN przetwarza dane osobowe Użytkownika w następujących celach:

• Odprawa celna;
• Wdrożenie i koordynacja systemu logistycznego;
• Wydawanie i przekazywanie dokumentacji związanej z logistyką;
• Prowadzenie kampanii marketingowych w naszym imieniu;

c. Podstawa prawna operacji przetwarzania danych

Powyższe czynności przetwarzania danych osobowych są realizowane przez EXN w celu realizacji jej prawnie uzasadnionych interesów (art. 6 ust. 1 lit. f) RODO).

d. Kategorie odbiorców gromadzonych danych osobowych

Dane osobowe użytkownika są przekazywane

• Wewnątrz EXN, upoważnionym pracownikom działów finansów, sprzedaży, przedsprzedaży, logistyki, a także administratorom IT i zespołom zarządzającym;
• Dostawcom, odsprzedawcom lub użytkownikom końcowym EXN;
• Audytorom;
• Organom rządowym;
• podmiotom powiązanym z Grupą EXN.

Należy pamiętać, że niektóre dane osobowe użytkownika mogą być przekazywane do odbiorców danych znajdujących się poza Unią Europejską. EXN informuje, że te transfery są, w stosownych przypadkach, regulowane mechanizmem standardowych klauzul umownych Komisji Europejskiej, a tym samym spełniają wymogi art. 44-50 RODO dotyczące przekazywania danych osobowych do państw trzecich.

e. Okres przechowywania danych osobowych

EXN przechowuje dane osobowe użytkownika zgodnie z okresami przechowywania nałożonymi przez obowiązujące przepisy prawa oraz najnowszymi zaleceniami krajowego organu nadzorującego ochronę danych. W każdym przypadku EXN zobowiązuje się do przechowywania danych osobowych użytkownika przez okres nieprzekraczający okresu niezbędnego do wypełnienia naszych zobowiązań prawnych i umownych.

Dane identyfikacyjne pracowników Agenta/IOR: 3 lata od zakończenia stosunku umownego.

6. Jeśli jesteś kandydatem do pracy:

a. Kategorie przetwarzanych danych osobowych

EXN może gromadzić następujące dane osobowe: imię i nazwisko, adres, zainteresowania, osobisty adres e-mail, data urodzenia, numer telefonu, historia doświadczenia zawodowego, studia, certyfikaty zawodowe.

b. Cele przetwarzania danych osobowych

EXN przetwarza dane osobowe w następujących celach:

• Cel rekrutacyjny (obecny i przyszły)

c. Podstawa prawna operacji przetwarzania danych

Niniejsze czynności przetwarzania danych osobowych są realizowane przez EXN w celu realizacji jej prawnie uzasadnionych interesów (zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. f) RODO).

d. Kategorie odbiorców gromadzonych danych osobowych

Dane osobowe użytkownika są przekazywane

• W ramach EXN, upoważnionym kierownikom dowolnego działu rekrutującego pracowników;
• Podmiotom powiązanym z Grupą EXN.

Należy pamiętać, że niektóre dane osobowe użytkownika mogą być przekazywane do odbiorców danych znajdujących się poza Unią Europejską. EXN informuje, że te transfery są, w stosownych przypadkach, regulowane mechanizmem standardowych klauzul umownych Komisji Europejskiej, a tym samym spełniają wymogi art. 44-50 RODO dotyczące przekazywania danych osobowych do państw trzecich.

e. Okres przechowywania danych osobowych

EXN przechowuje dane osobowe użytkownika zgodnie z okresami przechowywania nałożonymi przez obowiązujące przepisy prawa oraz zgodnie z najnowszymi wytycznymi krajowego organu nadzorczego ds. ochrony danych. W każdym przypadku EXN zobowiązuje się do przechowywania danych osobowych użytkownika przez okres nieprzekraczający okresu niezbędnego do realizacji celów, dla których dane te są gromadzone.

Dane osobowe kandydatów do pracy: 2 lata od ostatniego kontaktu z kandydatem.