Praca hybrydowa – na starcie wiele obaw i masa oczekiwań   

Wdrożenie modelu pracy hybrydowej to proces, który w niemal każdej organizacji wymagał  wprowadzenia zmian na kilku poziomach – począwszy od mentalnych przyzwyczajeń, przez procedury, po codzienne sprawy operacyjne na każdym stanowisku. Tak było również w Exclusive Networks Poland. Po tak wielu już miesiącach mogę śmiało stwierdzić, że udało nam się wypracować kompromis, a przychodzenie do biura nie jest przykrym obowiązkiem.  

Zanim przystąpiliśmy do pracy nad projektem, mieliśmy wiele obaw i całą masę oczekiwań. Jakich? To zależało od specyfiki pracy w danym dziale i na określonym stanowisku – w każdym obszarze naszej organizacji te oczekiwania i obawy były inne i było ich naprawdę sporo.  

Pewne jest to, że najpierw mieliśmy własne wyobrażenia o przeorganizowaniu pracy, następnie przyjęliśmy zasady wprowadzanej hybrydy, a na końcu życie pokazało, że i w tym przypadku proces zmian wymagał kilku iteracji. Kluczowe było znalezienie kompromisu pomiędzy perspektywami naszych pracowników, managerów, zarządu oraz podejściem HR i administracji. 

Obawy i oczekiwania  

Jednym z głównych wyzwań była rozbieżność oczekiwań zarządu i całej ekipy, dotyczących pracy zdalnej i poziomu jej elastyczności. Hybryda – czyli 1 dzień w biurze, czy może hybryda to tylko 2 dni home office w tygodniu? Hybryda – czyli stała deklaracja – poniedziałki, środy, piątki stacjonarnie? A co, jeśli w środę wygodnie będzie mi zostać w domu? Przez sztywną deklarację stracę w tym wszystkim pewną swobodę. Hybryda, czyli stoję w korkach, w drodze do i z pracy, a pracując z domu miałbym ten czas już dla mojej rodziny. Takie rozterki pojawiały się w głowach większości naszych pracowników. 

Podobnie jak większość firm, które zdecydowały się zachęcać swoje zespoły do powrotu do biura, tak i my napotykaliśmy w tym zakresie na opór, wynikający w większości z obaw, że wraz z wprowadzeniem i opisaniem zasad modelu hybrydowego, utracimy pewną elastyczność czasu pracy. Stosowane zachęty nie działały u nas wcale lub dawały jedynie krótkotrwałe efekty. Zarówno na poziomie całej firmy, jak i w skali poszczególnych zespołów, pojawiły się wątpliwości związane z odpowiednią organizacją przestrzeni w naszym biurze, która umożliwi komfortową pracę indywidualną oraz zespołową. Nasza siedziba pozostawała w dotychczasowej lokalizacji, a aranżowanie przestrzeni od nowa byłoby sporym wyzwaniem. 

Jako organizacja zdawaliśmy sobie sprawę, że zobligowanie pracowników do powrotu do biura może tworzyć nowe problemy i zwiększać obawy przed utratą pewnych przyzwyczajeń i przywilejów w postaci autonomii w organizacji dnia pracy i elastyczności. Podejście nakazowe prawdopodobnie doprowadziłoby do spadku zaangażowania i wzrostu rotacji. Mówiąc zatem o obawach z punktu widzenia firmy, mieliśmy na uwadze, że praca w modelu rozproszonym niesie za sobą szereg zagrożeń, co w skrajnych przypadkach może przełożyć się na wyniki firmy.  

Po wielu dyskusjach wiedzieliśmy jedno – aby zaspokoić wszystkie oczekiwania, wprowadzany przez nas model pracy hybrydowej, z jednej strony musi uwzględnić potrzebę elastyczności, tak istotną dla pracowników, z drugiej zapewnić sprawne i efektywne funkcjonowanie poszczególnych zespołów i całej firmy. Najważniejsze jednak było, abyśmy nie zapomnieli, jaką kulturę organizacyjną przez lata zbudowaliśmy. Nie mogliśmy dopuścić do utraty wzajemnego zaufania, wsparcia, szacunku, wyrozumiałości i pełnej współpracy w dążeniu do wspólnego celu.  

Praca hybrydowa – zalety z perspektywy firmy 

Największą zaletą pracy, nie tyle hybrydowej, co zdalnej, wprowadzonej w pierwszych dniach pandemii, była pełna mobilizacja całego zespołu do zmiany. Z dnia na dzień nasza organizacja została przeniesiona w zupełnie inny wymiar. W ciągu kilku dni cała firma uruchomiła się w 100% zdalnie, otrzymaliśmy nowe narzędzia do pracy, zaczęliśmy komunikować się inny sposób. Narzędzia, które jako dystrybutor IT oferowaliśmy naszym klientom nagle stały się nam niezbędne. Wygłuszające słuchawki, najlepsze kamerki internetowe, systemy do wideokonferencji, wreszcie aplikacje do spotkań zdalnych. To wszystko z dnia na dzień „odpaliło”. Kolejną wartością jest oczywiście aspekt ekonomiczny. Choć praktyka pokazała, że w tej matematyce 2+2 to niekoniecznie 4. Oczywiście, że codziennie mniej komputerów i monitorów zużywa prąd, ale nasze serwery pracują na zdwojonych obrotach, a konsumpcja energii była zawsze właśnie ich dużym udziałem. Wdrożenie regulaminu pracy zdalnej i modelu hybrydowego pokazało, że powinniśmy raczej kurczyć przestrzeń biurową, a dopiero szukaliśmy dla siebie większych powierzchni. Oszczędność kosztów wynajmu? Tak, ale z mniejszym zapotrzebowaniem zmieniła się również nasza pozycja negocjacyjna. Spożywamy mniej przekąsek, wypijamy mniej kawy i herbaty, ale nauczyliśmy się dopieszczać tych, którzy są w biurze – mamy większy wybór smaków i ziół, więcej jest słodkich i słonych przekąsek, dołożyliśmy zdrowe ziarna, orzechy i suszone owoce. 

Scyfryzowaliśmy, albo daliśmy się jako pracownicy scyfryzować. Mamy faktury elektroniczne, e-dokumenty, e-umowy, e-podpisy, e-spotkania, nawet e-notatki po spotkaniach. Dzięki temu wszystko można łatwiej znaleźć, mailowo, na chacie, onedrive. To spory plus i większa wygoda.  

Stajemy się też bardziej efektywni. Adam Smith, filozof i ekonomista, powiązał efektywność z wydajnością, której zwiększenie jest możliwe dzięki wprowadzeniu podziału pracy. Środkiem wzrostu produktywności jest podział pracy - każdy powinien wykonywać tę czynność, którą najlepiej opanował – cytuję za filozofem. Czyli pracując zdalnie czy hybrydowo, zamakając się we własnej przestrzeni, każdy z nas zwiększa produktywność. Jednak z drugiej strony, pojęcie efektywności rodzi dziś wiele powodów do dyskusji. We współczesnych realiach efektywność łączy się raczej ze skuteczną realizacją celów oraz oszczędnym gospodarowaniem zasobami. Analizując wnioski różnych organizacji po wprowadzeniu modelu hybrydowego – jedni mówią, że efektywność rośnie w zespołach pracujących hybrydowo, inni narzekają na jej spadek. Model hybrydowy pracy to narzędzie do podniesienia efektywności, jeśli w sposób mądry i ustrukturyzowany zostanie wprowadzony w organizacji. Jesteśmy na drodze do doskonalenia się w tym obszarze. 

Praca hybrydowa – zalety z perspektywy pracowników 

Nasi pracownicy chcą pracować zdalnie, w jak największym wymiarze. Widzą zalety takiego rozwiązania. Work-life balance to pojęcie, które wraz z pracą zdalną mocniej wybrzmiewa. To idea, o której każdy z nas myślał zawsze i do której dążył. Praca hybrydowa pozwala wielu osobom ten balans złapać. Ważne jednak, aby po zakończonej pracy, gdy nie musimy tkwić przez godzinę w korku, zrobić coś dla siebie, dla bliskich.   

Daje się zauważyć, że hybryda ma też taką zaskakującą zaletę, że przyjście do biura cieszy. Jeśli są to 2 dni w tygodniu, a nie cały tydzień, to biuro nie powszednieje, może być miejscem ciekawych spotkań i rozmów. To dzień inaczej zaplanowany niż te, spędzone w zaciszu domowego biura. 

Wrócę jeszcze do efektywności – tym razem w wymiarze indywidualnym. Z perspektywy pracowników praca zdalna bardzo sprzyja zwiększeniu efektywności. Umożliwia zaoszczędzenie czasu przeznaczanego na dojazdy, daje możliwość na poranne aktywności sportowe, pozwala zadbać o młodsze dzieci, później wstać i lepiej się wyspać. Pracownicy często mówią też o lepszym skupieniu podczas pracy z domu, mniejszej liczbie tak zwanych “zakłócaczy” niż w biurze. Dzięki temu mogą skupić się na zadaniach wymagających ciszy i koncentracji.  

Managerowie oceniają efektywność przede wszystkim przez pryzmat całego zespołu i organizacji pracy. Dlatego zaletą jest dla nich możliwie regularna obecność w biurze. Ułatwiona komunikacja, wymiana informacji między pracownikami i koordynacja działań – to pierwsze nasuwające się na myśl zalety. Rozmowy towarzyszące wykonywaniu zadań dostarczają cennych wskazówek i informacji, na które można szybko reagować. Obecność w biurze – zwłaszcza dla nowych osób – sprzyja budowaniu i pielęgnowaniu relacji, pomaga szybciej zrozumieć specyfikę funkcjonowania firmy oraz obserwować i chłonąć kulturę organizacyjną.  

 Marlena Andrzejczyk, Administrative Manager w Exclusive Networks Poland