Reteta simpla pentru o videoconferinta reusita

[g1_lead]

Angajatii Polycom folosesc suportul video in comunicarile uzuale de peste 20 de ani. A devenit practic o parte a culturii companiei. In tot acest timp, s-au creat deprinderi de buna utilizare si optimizare a experientei video, care ar putea fi listate intr-un cod de bune practici, sugestiv intitulat “vidicheta.”

[/g1_lead]

Suportul video este o modalitate excelenta pentru a depasi bariere si pentru a pune in legatura oameni din diverse colturi ale lumii. Dar gafele nu sunt rezervate doar comunicarii directe, fata-in-fata; camera nu iarta si expune tot. Tocmai de aceea, bazat pe experienta Polycom va propunem un top al celor zece elemente care pot transforma experienta video intr-o interactiune de valoare.

[g1_numbers start=”0″ stop=”10″ size=”m” align=”center” animation=”slide” suffix=” Hainele il fac pe om! “][/g1_numbers]

Fie ca tu crezi sa nu in acest slogan, modalitatea sigura de a strica o videoconferinta este sa porti una dintre camasile albe cu dungi subtiri negre. Indiferent de instrumentul de videconferinta, camera va munci din greu sa surprinda fiecare miscare si schimbare de expresie, iar problema cu acele liniute este ca vor fi percepute cand ca miscare, cand ca patern, conducand la confuzie. Rezultatul? Fie privitorii de la celalalt capat vor vedea niste linii vibrande care siguranta ca o sa ii deranjeze, fie camera va consuma atat de mmlte resurse pentru a face un focus mai bun incat nu va mai fi in stare sa livreze si continut. Acelasi lucru se va intampla si daca porti patratele. Dungile mai groase nu creeaza probleme, dar pentru siguranta, lasa-te inspirat de prezentatorii TV: nu degeaba opteaza pentru piese uni.

[g1_numbers start=”0″ stop=”9″ size=”m” align=”center” animation=”slide” suffix=” Completeaza-te “][/g1_numbers]

Iti sta mai bine cu o culoare? E posibil ca unele culori sa iti puna in valoare ochii, sau alte nuante sa te faca sa pari plaid. Gaseste culori care sa te completeze vizual si care, deopotriva, sa dea bine pe ecran.

[g1_numbers start=”0″ stop=”8″ size=”m” align=”center” animation=”slide” suffix=” Zambeste, esti in direct! “][/g1_numbers]

Evident, daca esti obsnuit de ani de zile cu convorbirile telefonice, probabil ca ai dezvoltat capacitati multi-tasking, dar pe de alta parte nu ti-ai batut niciodata capul cu expresiile faciale. In videoconferintele care implica mai multe parti, e posibil sa fie perioade de timp consistente in care nu se presupune sa spui ceva, ci doar sa asculti. Cu toate acestea, esti expus, asa ca ar fi bine sa te abtii sa scrii mesaje prietenilor, sa te joci pe telefon, sa faci grimase sau sa iti dai ochii peste cap. Rezultatul videoconferinteleor este ca oamenii isi mentin mai bine atentia si intalnirile sunt mai scurte si mai eficiente. Nimeni nu spune: “N-am auzit bine, poti sa repeti?”, asta pentru ca – se stie – aceasta fraza nu este decat un cod pentru “nu ascultam ce spuneti, dar m-am prins ca e ceva ce ma priveste”.

[g1_numbers start=”0″ stop=”7″ size=”m” align=”center” animation=”slide” suffix=” Furat de peisaj”][/g1_numbers]

E bine sa faci o verificare de self-view, ca sa stii si tu ce vor vedea ceilalti pe ecran. Poate nu vrei sa afle ce ai mancat la pranz sau care sunt pasiunile tale practicate in spatiul de lucru. Aranjeaza-ti imaginea din fundal in asa fel incat sa te reprezinte. Fa o verificare completa si rapida, nu te lasa furat nici de peisaj si nici de propria ta imagine, inchide self-view cand e timpul sa intri in videoconferinta.

[g1_numbers start=”0″ stop=”6″ size=”m” align=”center” animation=”slide” suffix=” Transpiratie – 97%  “][/g1_numbers]

Totul e o chestiune de exercitiu! Repeta-ti rolul inainte si fa cateva teste. Asigura-te ca ai suficienta lumina incat sa nu fii doar o umbra, dar nici atat de multa incat sa fii doar o pata. Daca folosesti webcam-ul PC-ului, de cele mai multe ori imaginea va fi mai buna daca reduci un pic din luminozitate. Nu te aseza nici prea aproape – orice mutare a privirii va parea nefireasca. Nu sta nici prea departe; alege o distanta confortabla si foloseste zoom-ul camerei ca sa fii sigur ca ai o incadrare corecta. Si daca urmeaza sa faci o distribuire de continut, ai grija sa ai fisierul la indemana: nimic nu e mai deranjant decat sa privesti varful capului persoanei care sapa printre fisiere sa gaseasca o prezentare.

[g1_numbers start=”0″ stop=”5″ size=”m” align=”center” animation=”slide” suffix=” Testeaza tehnologia “][/g1_numbers]

Daca urmeaza sa te alaturi unei intalniri printr-un browser web, fii sigur ca ai testat tehnologia, in cazul in care o folosesti pentru prima oara. Unele tehnologii solicita plug-in-uri, nu toate compatibile cu anumite browsere. Nu vrei sa intarzii doar pentru ca te-ai incalcit intre download-uri.

[g1_numbers start=”0″ stop=”4″ size=”m” align=”center” animation=”slide” suffix=” Sunetul conteaza “][/g1_numbers]

Gandeste-te la restaurantele in care zumzetul vocilor se transforma in harmalaie si nu reusesti sa te mai auzi cu ceilalti; asta pentru ca nu au diverse elemente de absorbtie a sunetului: covoare, fete de masa, izolarea peretilor etc. Acelasi lucru se poate intampla si in videoconferinte. Polycom este desigur recunoscut pentru calitatea superioara a sunetului, dar si daca folosesti alte tehnologii, poti imbunatati situatia prin diversi factori: o locatie linistita, o camera suficient mobilata, nu una cu ecoul dat de goliciune.

[g1_numbers start=”0″ stop=”3″ size=”m” align=”center” animation=”slide” suffix=” Nu fi tu acela! “][/g1_numbers]

Ii stii: tipul cu cainele acela care latra infiorator, sau tipa care intotdeauna tasteaza ceva cand altcineva vorbeste, cei care desfac si se servesc dintr-o punga de chips-uri in timpul unei intalniri de lucru, sau care lasa telefoanele deschise pana si la teatru! Sunt enervanti si nu vrei sa fii unul dintre ei.

[g1_numbers start=”0″ stop=”2″ size=”m” align=”center” animation=”slide” suffix=” Fa-te auzit “][/g1_numbers]

Daca ai activat optiunea ‘mute’ nu uita sa o dezactivezi atunci cand vrei sa spui ceva. Daca tot ai ceva de spus, macar fii sigur ca poti fi si auzit. Este elementar.

[g1_numbers start=”0″ stop=”1″ size=”m” align=”center” animation=”slide” suffix=” Fii tu insuti! “][/g1_numbers]

Aminteste-ti sa te uiti si in camera, nu doar pe ecran, iar daca folosesti laptop-ul ca suport, ai grija sa il asezi ceva mai sus decat atunci cand scrii, asa incat sa fie la nivelul ochilor. Partea frumoasa atunci cand foloseti suportul video este ca ai ocazia sa ii cunosti pe ceilalti asa cum sunt ei: ii vezi cum zambesc, le vezi expresiile, limbajul non-verbal si ajungi sa ii cunosti mai bine. In aceeasi masura, ceilalti au ocazia sa te cunoasca pe tine cu adevarat. Fii tu insuti si bucura-te de posibilitatea de a interactiona cu ceilalti!

Cam asta ar fi “vidicheta” Polycom… Ce ar mai trebui adaugat?