HIPAA Toestemmingsformulieren: Alles wat je moet weten

HIPAA-toestemmingsformulieren: alles wat je moet weten
Ontdek wanneer je zo’n formulier nodig hebt, hoe je er een opstelt en wat de risico’s zijn als je het niet goed regelt.

HIPAA-toestemmingsformulieren: wat je moet weten
De naleving van de HIPAA-regelgeving (Health Insurance Portability and Accountability Act) is een gelaagd systeem. Het bepaalt hoe gezondheidsgegevens worden opgeslagen, wie toegang heeft, wat gedocumenteerd moet worden en wanneer informatie gedeeld mag worden. Sommige van die gegevensdelingen gebeuren achter de schermen, zoals bij facturatie of interne audits. Maar andere zijn zichtbaar, zoals het delen van informatie met familieleden, advocaten, scholen of werkgevers. In die gevallen wordt een HIPAA-toestemmingsformulier relevant.
Zo’n formulier geeft patiënten de macht om te zeggen: “Ja, je mag mijn informatie delen.” Het vormt een wettelijke grens voor dat toestemmingsgebied. Zonder dit formulier kunnen zelfs goedbedoelde informatiestromen een overtreding van de HIPAA Privacy Rule betekenen—met boetes, onderzoeken en reputatieschade als gevolg.
Als jouw organisatie gezondheidsgegevens verwerkt—of je nu digitale tools bouwt, werknemersvoordelen beheert of samenwerkt met zorgaanbieders—is het essentieel om te weten wanneer zo’n toestemmingsformulier vereist is, wat erin moet staan en hoe je ermee moet omgaan.

Wat is een HIPAA-toestemmingsformulier?
Een HIPAA-toestemmingsformulier (ook wel “authorization form” of “consent form”) is een ondertekend document waarin een ‘covered entity’ (zoals een artsenpraktijk of ziekenhuis) toestemming krijgt om beschermde gezondheidsinformatie (PHI – Protected Health Information) van een patiënt met een derde partij te delen.
Simpel gezegd: het is de manier waarop een patiënt juridisch toestemming geeft om zijn of haar medische gegevens te delen met bijvoorbeeld een familielid, advocaat, werkgever of school. Zonder die toestemming verbiedt de HIPAA Privacy Rule vrijwel elke vorm van gegevensdeling. Dus: geen e-mails naar een ouder, geen bestanden naar een verzekeraar, geen bevestiging naar een werkgever—tenzij het formulier is ondertekend en bewaard.

Wanneer is een HIPAA-toestemmingsformulier verplicht?
Een toestemmingsformulier is vereist wanneer een zorgorganisatie gezondheidsinformatie deelt met iemand buiten de standaardprocessen van behandeling, betaling of zorggerelateerde operaties. Veelvoorkomende situaties waarin een ondertekend formulier nodig is:

• • Delen van medische dossiers met een familielid
    Een zorgverlener mag testresultaten niet zomaar sturen naar een partner of ouder zonder schriftelijke toestemming van de patiënt.
  • Verstrekken van gegevens aan een verzekeraar of advocaat
    Juridische of financiële informatiestromen voor claims of dossiers vereisen toestemming.
  • Informatie delen met een werkgever of school
    Bijvoorbeeld voor werkplekaanpassingen of deelname aan schoolactiviteiten.
    Aan de andere kant is geen formulier nodig als de gegevens gedeeld worden voor behandeling (bijvoorbeeld tussen huisarts en specialist), betaling (zoals het indienen van een declaratie bij de zorgverzekeraar), of interne zorgprocessen (zoals audits of kwaliteitsbeoordelingen). Valt een gegevensdeling buiten deze categorieën? Dan is een toestemmingsformulier wettelijk verplicht—geen vrijblijvende extra.

Wat moet er in een HIPAA-toestemmingsformulier staan?

Om rechtsgeldig te zijn, moet het formulier de volgende elementen bevatten:

• • Naam of categorie van de partij die de informatie verstrekt
    Bijvoorbeeld een ziekenhuis, kliniek, zorgverzekeraar of arts.
  • Naam of categorie van de partij die de informatie ontvangt
    Dat kan een specifiek persoon zijn (“Jan Jansen van Zorgverzekeraar XYZ”) of een groep (“het juridische team van Advocatenkantoor ABC”).
  • Beschrijving van de informatie die gedeeld wordt
    De patiënt moet precies aangeven welke gegevens gedeeld mogen worden. Bijvoorbeeld: “labresultaten van juni 2025”, “alle factuurgegevens” of “volledig medisch dossier”.
  • Doel van de gegevensdeling
    Bijvoorbeeld: “voor mijn letselschadezaak”, “op mijn verzoek” of “voor juridische vertegenwoordiging”.
  • Vervaldatum of eindvoorwaarde
    Dit kan een vaste datum zijn (“31 december 2025”) of een gebeurtenis (“na herstel van operatie” of “90 dagen na ondertekening”).
  • Handtekening van de patiënt (of wettelijk vertegenwoordiger) en datum
    Als iemand anders dan de patiënt ondertekent (zoals een ouder, voogd of gemachtigde), moet de wettelijke bevoegdheid worden vastgelegd en toegevoegd.
  • Verklaring over het recht om toestemming in te trekken
    De patiënt moet geïnformeerd worden dat hij/zij de toestemming op elk moment mag intrekken.
  • Uitleg over eventuele voorwaarden voor zorg of voordelen
    Het formulier moet duidelijk maken dat de zorginstelling de toestemming niet mag gebruiken als voorwaarde voor behandeling, betaling, deelname of verzekeringsvoordelen—tenzij het gaat om onderzoeksbehandelingen of zorgverzekeringsaanmeldingen. In dat geval moet dit expliciet worden vermeld.

Stapsgewijze handleiding: Hoe stel je een HIPAA-toestemmingsformulier op:

lees de step-by-step-guide hier

Over Drata
Drata is ‘s werelds meest geavanceerde platform voor beveiliging en compliance-automatisering, met de missie om vertrouwen op te bouwen in de cloud. Met Drata stroomlijnen duizenden bedrijven meer dan 20 compliance-kaders — zoals SOC 2, ISO 27001, GDPR en meer — door middel van continue, geautomatiseerde controlemonitoring en bewijsverzameling, wat resulteert in een sterke beveiligingspositie, lagere kosten en minder tijd besteed aan voorbereiding op jaarlijkse audits.

Bron: HIPAA Release Forms: What You Need to Know – Drata

Voor meer informatie over het Drata portfolio neemt u contact op met Exclusive Networks.
Bel +31 (0)499 462121 of stuur een email naar info@exclusive-networks.nl.