Ethics & Code of Conduct

Vertegenwoordigers, zakelijke partners en derden

Inhoudsopgave

• Doelstellingen ethiek en gedragscode
• Ethische principes
• Eerlijkheid en integriteit
• Billijkheid van handelspraktijken
• Vertrouwelijkheid van gegevens
• Professioneel gedrag
• Professionele vaardigheden en toegevoegde waarde
• Sociaal respect
• Milieuzorg

Doelstellingen ethiek en gedragscode

Deze code geeft de Exclusive Networks de mogelijkheid haar ethische principes met vertegenwoordigers, zakenpartners en derden te delen.

Het doel is om het bewustzijn over ethische waarden te vergroten en ervoor te zorgen dat de zakelijke praktijken te allen tijde ethisch zijn.

We vragen vertegenwoordigers, zakenpartners en derden van de Exclusive Networks om de ethische en organisatorische waarden van de Exclusive Networks na te leven en deze te respecteren en te handhaven in hun eigen gedrag en besluitvorming bij het werken met Exclusive Networks – entiteiten.
Dit document legt verder de 7 ethische principes uit die wij willen delen met onze vertegenwoordigers, zakenpartners en derden. We verzoeken uw bedrijf om die principes toe te passen zodat wij samen zaken kunnen doen.

Wanneer vertegenwoordigers, zakelijke partners en derden zich bezighouden met onethisch of illegaal gedrag bij het doen van zaken die zijn gelinkt aan de Exclusive Networks, zal de overeenkomst worden beëindigd. De Exclusive Networks zal zaken doorverwijzen naar overheidsinstanties indien van toepassing.

7 ethische principes

Exclusieve Networks medewerkers, zakelijke partners en derden moeten te allen tijde voldoen aan de hoogste ethische normen.

Exclusieve Networks 7 ethische principes zijn:
• Eerlijkheid en integriteit
• Eerlijkheid van handelspraktijken
• Vertrouwelijkheid van gegevens
• Professioneel gedrag
• Professionele vaardigheden en toegevoegde waarde
• Sociaal respect
• Milieuzorg

Deze principes zijn gedefinieerd om de manier te bepalen waarop we samen zaken doen.

Eerlijkheid en integriteit

Naleving van regels en voorschriften
Vertegenwoordigers, zakelijke partners en derden moeten zich bewust zijn van de van toepassing zijnde regels en voorschriften en deze naleven. Dit om financiële boetes of strafrechtelijke vervolgingen te voorkomen en ook om onze reputatie te behouden.

Het is soms een uitdaging om de lokale wetten te begrijpen en ook hoe de wetten van de Verenigde Staten of Europa zich kunnen uitstrekken tot onze activiteiten. Er is echter geen excuus om hieraan niet te voldoen.

Eerlijkheid, integriteit en loyaliteit in de dagelijkse bedrijfsvoering en in de middelen om zaken te doen
Naast het eenvoudig naleven van de wet, vragen we ook elke vertegenwoordiger, zakenpartner en derden zaken te doen met eerlijkheid, integriteit en loyaliteit. Eerlijkheid moet een focus zijn in al onze zakelijke aangelegenheden. Informatie die aan onze zakelijke partners wordt verstrekt of door hen wordt gedeeld, moet altijd waarheidsgetrouw en nooit misleidend zijn.

Eerlijkheid van handelspraktijken

Corruptie, omkoping, witwassen van geld en verduistering is ten strengste verboden

Elke ongepaste betaling om voordeel te behalen in elke situatie is nooit acceptabel, ongeacht wat deze is.

Exclusieve Networks moet voldoen aan de FCPA (Foreign Corrupt Practice Act), die de volgende hoofdregels uiteenzet die van toepassing zijn op alle werknemers en partners van Exclusive Networks (inclusief vertegenwoordigers, zakenpartners en derden):

• Het is ten strengste verboden iets van waarde te machtingen, aan te bieden of te voorzien (contant geld of gelijken, geschenken, liefdadigheidsbijdragen, subsidies, sponsorschappen, reizen, investeringen, amusement, accommodaties, toezeggingen om te investeren in bedrijven die geen verband houden met de overeenkomst met een derde partij en al het andere met een tastbare of ontastbare waarde) aan een buitenlandse of nationale overheidsfunctionaris met het doel zaken te verwerven of te behouden, een zakelijk voordeel te behalen of zaken naar iemand om te leiden;
• Er mogen geen contante betalingen worden gedaan aan een buitenlandse of nationale overheidsfunctionaris;
• Alle betalingen, geschenken of voordelen die aan een particulier (niet-overheidsfunctionaris) worden gegeven, direct of indirect, moeten redelijk en gebruikelijk zijn, niet overdadig of buitensporig;
• Corruptie, omkoping, witwassen van geld, verduistering, onwettige of oneigenlijke middelen om zaken te doen en het veilig stellen van ongepaste voordelen, zijn ten strengste verboden. In geval van twijfel over de adequaatheid van een handelspraktijk, worden werknemers verzocht om het probleem aan te kaarten bij hun leidinggevende en/of het topmanagement.

Naar aanleiding van deze regels heeft het bedrijf een beleid met betrekking tot geschenken en entertainment dat richtlijnen verstrekt aan Exclusieve Networks medewerkers voor de zakelijke geschenken en entertainment die worden gegeven of ontvangen door ons bedrijf en degenen die namens haar optreden. In geen geval mogen onze vertegenwoordigers, zakenpartners en derden worden gebruikt om giften te doen namens de Exclusive Networks entiteiten.

Aan de andere kant worden medewerkers van Exclusive Networks verzocht geen geschenken of gunsten van zakelijke partners / derden te accepteren, behalve zakelijke maaltijden die door de zakenpartner worden betaald (zolang de zakenpartner tijdens de maaltijd aanwezig is en dat de maaltijden niet frequent zijn), uitnodigingen voor seminars of evenementen van partners, met uitzondering van demo-producten die zonder kosten worden aangeboden door leveranciers, en met uitzondering van geschenken met een waarde van minder dan 50 dollar die slechts één keer per jaar worden ontvangen en betrekking hebben op een heel bijzonder evenement (bijvoorbeeld eindejaar geschenken). Onze vertegenwoordigers, zakelijke partners en derden mogen nooit worden gebruikt om een geschenk te veranderen in iets dat een dienst.

Verklaring van een mogelijk belangenconflict in de hiërarchie

Er ontstaat een belangenconflict wanneer uw persoonlijke belang of dat van een van onze medewerkers ertoe kan leiden een beslissing te nemen die niet in het belang van het bedrijf is. Het is een vereiste om Exclusive Networks op de hoogte te stellen in het geval er enige twijfel bestaat over een mogelijk belangenconflict of over de mogelijke schijn van een belangenconflict.

Commerciële documenten moeten worden opgesteld met de hoogste ethische normen

Het is nooit toegestaan om valse, onjuiste of misleidende handelsdocumenten of bedrijfsdocumenten te maken. Commerciële documenten (zoals facturen, leveringsbonnen, creditnota’s, inkooporders etc.) moeten met de hoogste ethische normen worden gemaakt.

De verkochte producten of diensten moeten op de facturen worden beschreven en de beschrijving moet in overeenstemming zijn met de verzonden items of de werkelijke service die door vertegenwoordigers, zakenpartners en derden wordt geleverd.

Exclusieve Networks kan alleen artikelen verkopen waarvoor het bedrijf een “gecertificeerde distributeur” is of een overeenkomst mee heeft met de leverancier.

Naleving van import- en exportvoorschriften

We hebben internationale handelsactiviteiten die onderhevig zijn aan wettelijke beperkingen. Specifieke autorisaties van lokale, Europese of Amerikaanse autoriteiten kunnen worden aangevraagd voordat goederen worden geïmporteerd of geëxporteerd (tastbaar of ontastbaar). Vertegenwoordigers, zakelijke partners of derden die worden gebruikt voor het importeren of exporteren van producten die door Exclusive Networks worden gedistribueerd, zijn verantwoordelijk voor het naleven van alle internationale handelscontrolewetten (ITC) en eventuele export- / importregelingen die van toepassing zijn op de transactie

Vertrouwelijkheid van gegevens

Geen ongeoorloofde openbaarmaking van vertrouwelijke informatie

Vertegenwoordigers, zakelijke partners en derden moeten de intellectuele eigendom van Exclusive Networks en vertrouwelijke informatie beschermen die ze mogelijk ontvangen voor zakelijke doeleinden (bijvoorbeeld financiële resultaten, plannen, prijzen, klantinformatie of leveranciersinformatie of lijsten, verkoopcijfers, strategische informatie, en enige informatie die is privé voor ons bedrijf).

Professioneel gedrag

Bewustwording van de verwachtingen van klanten en leveranciers

We investeren in langdurige relaties met onze klanten en leveranciers. We waarderen die relaties en willen altijd op de hoogte blijven van hun verwachtingen en willen aan al onze verplichtingen voldoen. Onze vertegenwoordigers, zakelijke partners en derde partijen worden uitgenodigd om met dezelfde waarden te werken.

Fraude of zakelijke criminaliteit is ten strengste verboden
Vertegenwoordigers, zakelijke partners en derden verbinden zich ertoe om zaken te doen met de hoogste integriteit.

Professionele vaardigheden en toegevoegde waarde

Het is de inzet en plicht van onze vertegenwoordigers, zakelijke partners en derden om service van hoge kwaliteit en toegevoegde waarde te bieden.

Sociaal respect

Respect voor mensen

Exclusieve Networks bevordert een cultuur van respect voor mensen op de werkplek en in het arbeidsproces.

Exclusieve Networks verbiedt elke vorm van lastig vallen, intimidatie of een beledigende werkomgeving en verwacht hetzelfde van zijn vertegenwoordigers, zakenpartners en derden.

Bevordering van culturele verschillen

Exclusive Networks is een internationaal bedrijf en een van onze sterke punten is dat wij multinationaal zijn. We streven naar het creëren van een internationale omgeving en het bevorderen van culturele verschillen.

Geen enkele vorm van discriminatie is aanvaardbaar binnen de organisatie.

Milieuzorg

De producten die we distribueren, zijn vaak onderworpen aan recyclingwetten. Naast die wetten is het belangrijk dat de eindgebruikers worden gewezen op hun recycling verantwoordelijkheid, zodat de impact op het milieu van de producten die we verspreiden tot een minimum wordt beperkt. Wij moedigen vertegenwoordigers, zakelijke partners en derde partijen die contact hebben met eindgebruikers of wederverkopers aan om hen bewust te maken van milieuzorg.