Ethiek en gedragscode

Agenten, zakelijke partners & derden

Inhoudsopgave

• Doelstellingen ethiek en gedragscode
• Ethische principes
• Eerlijkheid en integriteit
• Eerlijkheid van commerciële praktijken
• Vertrouwelijkheid van gegevens
• Professioneel gedrag
• Professionele vaardigheden en toegevoegde waarde
• Sociaal respect
• Zorg voor het milieu

Ethiek en gedragscode doelstellingen

Deze bedrijfscode laat Exclusive Networks toe om zijn ethische principes te delen met agenten, zakenpartners & derden.

Het doel is om het bewustzijn over ethische waarden te verhogen en ervoor te zorgen dat bedrijfspraktijken en bedrijfsbeleid ten allen tijde ethisch zijn.

We vragen Exclusive Networks agenten, zakenpartners & derden om de ethische en organisatorische waarden van de groep na te leven en deze door hun eigen gedrag en besluitvorming hoog te houden wanneer ze met entiteiten van Exclusive Networks werken. Dit document legt verder de 7 Ethische Principes uit die gedeeld worden met onze agenten, business partners & derde partijen. We vragen je bedrijf om deze principes en professioneel gedrag toe te passen zodat we samen zaken kunnen doen.

Agenten, zakenpartners & derde partijen die zich schuldig maken aan onethisch of illegaal gedrag bij het zakendoen met Exclusive Networks zullen worden beëindigd. Exclusive Networks zal in voorkomende gevallen doorverwijzen naar overheidsinstanties.

7 Ethische principes

Exclusive Networks agenten, zakenpartners & derden dienen zich te allen tijde te houden aan de hoogste normen van ethisch gedrag.

Exclusive Networks 7 Ethische Principes zijn:

• Eerlijkheid en Integriteit
• Eerlijkheid van commerciële praktijken
• Vertrouwelijkheid van gegevens
• Professioneel gedrag
• Professionele vaardigheden en toegevoegde waarde
• Sociaal respect
• Zorg voor het milieu

Deze principes zijn gedefinieerd als leidraad voor de manier waarop we samen zaken doen.

Eerlijkheid en integriteit

Naleving van regels en voorschriften

Agenten, zakenpartners en derden moeten zich bewust zijn van de regels en voorschriften die van toepassing zijn en ervoor zorgen dat ze deze naleven. Dit is om financiële boetes of strafrechtelijke vervolging te voorkomen en ook om onze reputatie hoog te houden.

Het is soms een uitdaging om de lokale wetten te begrijpen en ook hoe de wetten van de Verenigde Staten of Europa van toepassing kunnen zijn op onze activiteiten. Er is echter geen excuus om ze niet na te leven.

Eerlijkheid, integriteit en loyaliteit in de dagelijkse activiteiten en in de manier van zakendoen

We houden ons niet alleen aan de wet, maar vragen ook aan alle agenten, zakenpartners en derde partijen om zaken te doen met eerlijkheid, integriteit en loyaliteit. Eerlijkheid moet een focus zijn in al onze zakelijke aangelegenheden. Informatie die aan onze zakenpartners wordt verstrekt of door hen wordt gedeeld, moet altijd waarheidsgetrouw en nooit misleidend zijn.

Eerlijke handelspraktijken

Corruptie, omkoping, witwassen van geld, verduistering zijn ten strengste verboden.

Elke ongepaste betaling om voordeel te behalen in gelijk welke situatie is nooit aanvaardbaar, ongeacht de context of het geografisch gebied.

Exclusive Networks moet voldoen aan de FCPA (Foreign Corrupt Practice Act) die de volgende hoofdregels benadrukt die van toepassing zijn op alle werknemers en partners van Exclusive Networks (inclusief agenten, zakenpartners & derden):

• Het is ten strengste verboden om iets van waarde (contant geld, kasequivalenten, geschenken, liefdadigheidsbijdragen, subsidies, sponsoring, reizen, investeringen, entertainment, accommodaties, toezeggingen om te investeren in bedrijven die geen verband houden met de overeenkomst met een derde partij, en iets anders van tastbare of ontastbare waarde) toe te staan, aan te bieden of te verstrekken aan een buitenlandse of nationale overheidsfunctionaris met als doel het verkrijgen of behouden van zaken, het veiligstellen van een zakelijk voordeel, of het omleiden van zaken naar wie dan ook;
• Er mogen geen contante betalingen worden gedaan aan een buitenlandse of nationale overheidsfunctionaris;
  Alle betalingen, geschenken of voordelen die direct of indirect aan een privépersoon (niet-overheidsambtenaar) worden gegeven, moeten redelijk en gebruikelijk zijn en mogen niet overdadig of buitensporig zijn;
• Corruptie, omkoping, het witwassen van geld, verduistering, onwettige of ongepaste middelen om zaken te doen, het verkrijgen van ongepast voordeel zijn ten strengste verboden. In geval van twijfel over de geschiktheid van een zakelijke praktijk, worden werknemers verzocht om de kwestie aan te kaarten bij de hiërarchie en/of het topmanagement.

In aanvulling op deze regels heeft het bedrijf een geschenken- en entertainmentbeleid dat richtlijnen geeft aan Exclusive Networks medewerkers voor de zakelijke geschenken en entertainment die worden gegeven of ontvangen door ons bedrijf en degenen die namens het bedrijf optreden. In geen geval mogen onze agenten, zakenpartners & derden gebruikt worden om geschenken te geven in naam van Exclusive Networks filialen.

Anderzijds worden werknemers van Exclusive Networks verzocht geen geschenken of gunsten van zakenpartners/derden aan te nemen, met uitzondering van zakelijke maaltijden die door de zakenpartner worden betaald (zolang de zakenpartner bij de maaltijd aanwezig is en de maaltijden niet frequent zijn), met uitzondering van uitnodigingen voor seminars of evenementen van partners, met uitzondering van demoproducten die gratis door verkopers worden verstrekt en met uitzondering van geschenken met een waarde van minder dan 50 dollar die slechts één keer per jaar worden ontvangen en die verband houden met een zeer bijzondere gebeurtenis (eindejaarsbonbons of een fles wijn bijvoorbeeld). Onze agenten, zakenpartners & derde partijen mogen nooit worden gebruikt om een geschenk te veranderen in iets dat een dienst lijkt te zijn.

Melding van mogelijke belangenverstrengeling aan de hiërarchie

Er is sprake van een belangenconflict wanneer jouw persoonlijk belang of dat van een van onze medewerkers kan leiden tot een beslissing die niet in het belang van het bedrijf is. Het is verplicht Exclusive Networks te waarschuwen in geval van twijfel over een mogelijk belangenconflict of over de mogelijke schijn van een belangenconflict.

Commerciële documenten moeten worden opgesteld volgens de hoogste ethische normen

Het is nooit aanvaardbaar om onjuiste, onnauwkeurige of misleidende commerciële documenten of bedrijfsdocumenten op te stellen. Commerciële documenten (zoals facturen, leveringsbonnen, kredietnota's, aankooporders...) moeten worden opgesteld volgens de hoogste ethische normen.

De verkochte producten of diensten moeten worden beschreven op de facturen en de beschrijving moet in overeenstemming zijn met de verzonden artikelen of de werkelijke dienst verleend door agenten, zakenpartners & derden.

Exclusive Networks mag alleen producten verkopen waarvoor het bedrijf een "gecertificeerde distributeur" is of een overeenkomst heeft met de verkoper.

Naleving van import- en exportvoorschriften

Onze internationale handelsactiviteiten zijn onderhevig aan wettelijke beperkingen. Voor het importeren of exporteren van goederen (materieel of immaterieel) kunnen specifieke vergunningen worden aangevraagd bij lokale of Amerikaanse autoriteiten. Agenten, zakenpartners of derden die worden gebruikt voor het importeren of exporteren van producten die door Exclusive Networks worden gedistribueerd, zijn verantwoordelijk voor het naleven van alle wetten inzake internationale handelscontrole (ITC) en van alle export-/importvoorschriften die op de transactie van toepassing zijn.

Vertrouwelijkheid van gegevens

Geen ongeoorloofde bekendmaking van vertrouwelijke informatie

Agenten, zakenpartners & derden dienen het intellectuele eigendom van Exclusive Networks en vertrouwelijke informatie die zij ontvangen voor zakelijke doeleinden (bijvoorbeeld financiële resultaten, plannen, prijzen, informatie of lijsten van klanten of leveranciers, verkoopcijfers, strategische informatie, alle informatie die privé is voor ons bedrijf) te beschermen.

Professioneel gedrag

Kennis van de verwachtingen van klanten en leveranciers

We investeren in langdurige relaties met onze klanten en leveranciers. We waarderen deze relaties en willen altijd aan hun verwachtingen voldoen en al onze verplichtingen nakomen. Onze agenten, zakenpartners en derden worden uitgenodigd om met dezelfde waarden te werken.

Fraude of andere zakelijke misdrijven zijn ten strengste verboden

Agenten, zakenpartners en derden verplichten zich om zaken te doen met de hoogste integriteit.

Professionele vaardigheden en toegevoegde waarde

Het is onze agenten, zakenpartners en derden hun plicht om diensten van hoge kwaliteit en toegevoegde waarde te leveren.

Sociaal respect

Respect voor mensen

Exclusive Networks bevordert een cultuur van respect voor mensen, zowel op de werkvloer als in het tewerkstellingsproces.

Exclusive Networks verbiedt elke vorm van pesterij, intimidatie of beledigende werkomgeving en verwacht hetzelfde van zijn agenten, zakenpartners & derden.

Bevordering van culturele verschillen

Exclusive Networks is een internationaal bedrijf en een van onze sterke punten is dat we multinationaal zijn. We streven ernaar een internationale omgeving te creëren en culturele verschillen te bevorderen.

Geen enkele vorm van discriminatie is aanvaardbaar binnen de organisatie.

Zorg voor het milieu

De producten die we distribueren zijn vaak onderworpen aan recyclingwetten, maar buiten deze wetten is het belangrijk om de eindgebruikers bewust te maken van hun recyclingverplichtingen, zodat de impact van de producten die we distribueren op het milieu tot een minimum wordt beperkt. Agenten, zakenpartners en derden die in contact staan met eindgebruikers of wederverkopers worden sterk aangemoedigd om hen bewust te maken van milieuzorg.