Laatst bijgewerkt: 01/23/2026 17:20:00
Doel van deze informatie
Als professional in de IT-beveiligingssector die een interactie heeft met Exclusive Networks (hierna "EXN" genoemd) of als professional die een interactie heeft met de backoffice- of managementteams van Exclusive Networks, kunnen bepaalde persoonsgegevens van uw werknemers, in de zin van artikel 4, lid 1, van de Europese Verordening 2016/679 van het Europees Parlement en de Raad van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens ("GDPR"), worden verzameld en verwerkt door EXN in het kader van de normale uitoefening van haar bedrijfsactiviteiten.
In overeenstemming met de artikelen 13 en 14 van de GDPR heeft deze kennisgeving tot doel uw werknemers, in hun hoedanigheid van betrokkenen, naar behoren te informeren over de verwerking die door EXN kan worden uitgevoerd en die betrekking heeft op hun persoonsgegevens.
Gezien uw directe relatie met uw werknemers van wie de persoonsgegevens worden bekendgemaakt aan en verwerkt door EXN, bent u verplicht, en als enige aansprakelijk, om hen de informatie in deze kennisgeving te verstrekken binnen vijftien (15) dagen vanaf de datum waarop deze kennisgeving door EXN aan u is medegedeeld.
Informatie voor derden over het verzamelen van persoonsgegevens (Artikel 13 van de GDPR)
In het kader van haar normale bedrijfsvoering kan EXN (de verantwoordelijke voor de verwerking in de zin van artikel 4, lid 7 van de GDPR) bepaalde persoonsgegevens verzamelen en verwerken die betrekking hebben op de hieronder vermelde categorieën van betrokkenen.
EXN kan persoonsgegevens verzamelen en verwerken met betrekking tot:
- Haar prospects
- Werknemers van klanten van EXN (wederverkopers)
- Werknemers van eindgebruikers
- Werknemers van verkopers
- Werknemers van dienstverleners van EXN
- Medewerkers van agenten/IOR
- Sollicitanten
Afhankelijk van uw persoonlijke situatie, gelieve het relevante deel van deze pagina te raadplegen.
Het volgende gedeelte "Uw rechten" met betrekking tot uw rechten als betrokkene onder de GDPR (en eventuele toepasselijke nationale wetgeving) is van toepassing ongeacht uw persoonlijke situaties:
Uw rechten
In overeenstemming met de toepasselijke wetgeving hebt u recht op toegang, rectificatie, wissing, beperking van de verwerking, gegevensportabiliteit, bezwaar tegen de verwerking van uw persoonsgegevens en om niet te worden onderworpen aan een besluit dat uitsluitend is gebaseerd op geautomatiseerde verwerking. Wanneer we gegevens verwerken op basis van uw toestemming (met name met betrekking tot het plaatsen van cookies), hebt u het recht om die toestemming te allen tijde in te trekken.
Deze rechten zijn niet absoluut en kunnen worden uitgeoefend onder de voorwaarden die worden beschreven in artikel 15 tot en met 22 van de GDPR. U kunt ze uitoefenen, op voorwaarde dat u een identiteitsbewijs overlegt, bij de General Counsel, via: DPO@exclusive-networks.com.
In geval van schending van de toepasselijke regelgeving inzake de bescherming van persoonsgegevens en in het bijzonder van de GDPR, kunt u een klacht indienen bij de nationale toezichthoudende autoriteit voor gegevensbescherming.
1. Als je een prospect bent:
a. Categorieën van verwerkte persoonsgegevens
EXN kan de volgende persoonsgegevens verzamelen: naam, achternaam, professioneel e-mailadres, professioneel telefoonnummer, functietitel, foto's als u marketingevenementen bijwoont.
b. Doeleinden van de verwerking van persoonsgegevens
EXN verwerkt uw persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:
- Algemeen zakelijk doel;
- Uitbreiden van marktaandelen;
- Organisatie van marketingcampagnes en evenementen (namens ons of namens verkopers of wederverkopers);
- Communiceren over deze evenementen intern of extern met behulp van sociale netwerken of andere communicatiekanalen;
- Documenteren aan verkopers welke marketingevenementen zijn georganiseerd;
- Profilering van je professionele interesses.
c. Rechtsgrondslag voor gegevensverwerking
Deze verwerkingsactiviteiten van persoonsgegevens worden door EXN uitgevoerd met het oog op haar legitieme belangen (conform artikel 6(1), f) van de GDPR).
d. De categorieën ontvangers van de verzamelde persoonsgegevens
Uw persoonsgegevens worden gecommuniceerd:
- Binnen EXN, aan het bevoegde personeel van de afdelingen marketing, verkoop, pre-sales, diensten en financiën, evenals IT-beheerders en managementteams;
- Aan verkopers (om verkoopkansen te rapporteren);
- Aan entiteiten van de EXN Groep.
Houd er rekening mee dat sommige van uw persoonsgegevens kunnen worden doorgegeven aan ontvangers buiten de Europese Unie. EXN informeert u dat deze overdrachten, indien van toepassing, worden geregeld door het mechanisme van de standaard contractuele clausules van de Europese Commissie en dus voldoen aan de vereisten van de artikelen 44 tot 50 van de GDPR met betrekking tot de overdracht van persoonsgegevens aan derde landen.
e. Bewaartermijn van persoonsgegevens
EXN bewaart uw persoonsgegevens in overeenstemming met de bewaartermijnen die worden opgelegd door de toepasselijke wetgeving en de meest recente aanbevelingen van de nationale toezichthoudende autoriteit voor gegevensbescherming. In ieder geval verbindt EXN zich ertoe uw persoonsgegevens niet langer te bewaren dan nodig is voor de doeleinden waarvoor ze worden verzameld.
Identificatiegegevens van werknemers van Prospect: 3 jaar vanaf het laatste contact vanuit de prospect.
2. Indien u een werknemer bent van de klanten van EXN (wederverkopers):
a. Categorieën van verwerkte persoonsgegevens
EXN kan de volgende persoonsgegevens verzamelen: naam, voornaam, adres, e-mailadres, functie, professionele interesses, paspoort/ID-nummer, foto's als u marketingevenementen bijwoont.
b. Doeleinden van de verwerking van persoonsgegevens
EXN verwerkt uw persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:
- Algemeen zakelijk doel;
- Het maken van zakelijke beoordelingen (intern, met verkopers of met wederverkopers);
- Organisatie van marketingcampagnes en evenementen;
- Communiceren rond die evenementen intern of extern via sociale netwerken of andere communicatiekanalen;
- Uitbreiden van marktaandelen;
- Rapporteren aan de verkopers van EXN over marketingcampagnes/evenementen;
- Profilering van de professionele interesses van de verkoper;
- Organiseren van reizen voor marketingevenementen;
- Afgeven van transportdocumenten en coördinatie van verzendingen;
- Leveren van professionele diensten (ondersteuning, training, installatie, onderhoud...);
- Naleving van exportcontrolevoorschriften;
- Naleving van anti-corruptiewetten;
- Betalingen innen.
c. Wettelijke basis voor gegevensverwerking
Deze verwerkingsactiviteiten van persoonsgegevens worden door EXN uitgevoerd met het oog op haar legitieme belangen (artikel 6, lid 1, f) van de GDPR).
d. De categorieën ontvangers van de verzamelde persoonsgegevens
Uw persoonsgegevens worden gecommuniceerd:
- Binnen EXN, aan het bevoegde personeel van de afdelingen marketing, verkoop, pre-sales, diensten, financiën en orderverwerking, evenals aan IT-beheerders en managementteams;
- Aan overheidsinstanties;
- Aan verkopers;
- Aan eindgebruikers;
- Aan vervoerders of agenten;
- Aan entiteiten verbonden aan EXN Groep.
Sommige van uw persoonsgegevens kunnen worden doorgegeven aan ontvangers buiten de Europese Unie. EXN informeert u dat deze overdrachten, indien van toepassing, worden geregeld door het mechanisme van de modelcontractbepalingen van de Europese Commissie en dus voldoen aan de vereisten van de artikelen 44 tot 50 van de GDPR met betrekking tot de overdracht van persoonsgegevens aan derde landen.
e. Bewaartermijn van persoonsgegevens
EXN bewaart uw persoonsgegevens in overeenstemming met de bewaartermijnen die worden opgelegd door de toepasselijke wetgeving en de laatste aanbevelingen van de nationale toezichthoudende autoriteit voor gegevensbescherming. In elk geval verbindt EXN zich ertoe uw persoonsgegevens niet langer te bewaren dan nodig is om aan onze wettelijke en contractuele verplichtingen te voldoen.
Identificatiegegevens van werknemers van klanten: 3 jaar vanaf het einde van de contractuele relatie; Paspoort/ID-nummer: verwijdering onmiddellijk nadat de reisorganisatie is afgerond.
3. Als u een werknemer van een eindgebruiker bent:
a. Categorieën van verwerkte persoonsgegevens
EXN kan de volgende persoonsgegevens verzamelen: naam, achternaam, adres, e-mailadres, professionele interesses, functietitel, foto's als u marketingevenementen bijwoont.
b. Doeleinden van de verwerking van persoonsgegevens
EXN verwerkt uw persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:
- Algemeen zakelijk doel;
- Het maken van zakelijke beoordelingen (intern, met verkopers of met wederverkopers);
- Het leveren van professionele diensten (ondersteuning, training, onderhoud...);
- Het organiseren van marketingcampagnes en evenementen;
- Communiceren rond die evenementen intern of extern via sociale netwerken of andere communicatiekanalen;
- Rapporteren aan de verkopers van EXN over dergelijke marketingcampagnes/evenementen;
- Profilering van de professionele interesses van de eindgebruiker;
- Het uitbreiden van marktaandelen;
- Naleving van de voorschriften inzake exportcontrole
- Naleving van de anticorruptiewetgeving;
- Afgifte van transportdocumenten en coördinatie van zendingen.
c. Wettelijke basis voor gegevensverwerking
Deze verwerkingen van persoonsgegevens worden uitgevoerd door EXN:
- Ter behartiging van haar gerechtvaardigde belangen (artikel 6, lid 1, f) van de GDPR);
- Om EXN in staat te stellen te voldoen aan een wettelijke verplichting die aan EXN is opgelegd (zoals gedefinieerd in artikel 6, lid 1, c) van de GDPR): USA exportcontrole regelgeving, anti-corruptie wetgeving.
d. De categorieën ontvangers van de verzamelde persoonsgegevens
Uw persoonsgegevens worden gecommuniceerd:
- Binnen EXN, aan het geautoriseerde personeel van de afdelingen financiën, verkoop, pre-sales, marketing, logistiek en diensten, evenals IT-beheerders en managementteam;
- Aan verkopers;
- aan wederverkopers
- Aan vervoerders of agenten;
- Aan overheden;
- Aan entiteiten van de EXN Groep.
Sommige van uw persoonsgegevens kunnen worden doorgegeven aan ontvangers buiten de Europese Unie. EXN informeert u dat deze overdrachten, indien van toepassing, worden geregeld door het mechanisme van de standaard contractuele clausules van de Europese Commissie en dus voldoen aan de vereisten van de artikelen 44 tot 50 van de GDPR met betrekking tot de overdracht van persoonsgegevens aan derde landen.
e. Bewaartermijn van persoonsgegevens
EXN bewaart uw persoonsgegevens in overeenstemming met de bewaartermijnen die worden opgelegd door de toepasselijke wetgeving en de meest recente aanbevelingen van de nationale toezichthoudende autoriteit voor gegevensbescherming. In ieder geval verbindt EXN zich ertoe uw persoonsgegevens niet langer te bewaren dan nodig is om aan onze wettelijke en contractuele verplichtingen te voldoen.
Identificatiegegevens van werknemers van eindgebruikers: 3 jaar vanaf het einde van de contractuele relatie.
4. Als u een werknemer van EXN' Vendor bent:
a. Categorieën van verwerkte persoonsgegevens
EXN kan de volgende persoonsgegevens verzamelen: naam, achternaam, adres, professionele e-mail, functietitel, foto's als u marketingevenementen bijwoont [te wijzigen/aan te vullen op lokaal niveau, afhankelijk van het in kaart brengen van de gegevens].
b. Doeleinden van de verwerking van persoonsgegevens
EXN verwerkt uw persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:
- Algemeen zakelijk doel;
- Relatiebeheer van zakelijke prospects, wederverkopers of eindgebruikers;
- Uitvoering van zakelijke contracten;
- Communicatie die nodig is bij het opstellen van commerciële documenten (offertes, aankooporders, leveringsbonnen, facturen...) en het verdelen van de producten (hardware, software);
- Het organiseren van transport en logistiek;
- Bedrijfsbeoordelingen maken;
- B2B Direct marketing activiteiten en communicatie rond deze activiteiten;
- Uitvoeren van professionele diensten, licenties mogelijk maken;
- Beheren van financiële zaken.
c. Rechtsgrondslag voor gegevensverwerkingsactiviteiten
Deze verwerkingsactiviteiten van persoonsgegevens worden door EXN uitgevoerd met het oog op haar gerechtvaardigde belangen (artikel 6, lid 1, f) van de GDPR).
d. De categorieën ontvangers van de verzamelde persoonsgegevens
Uw persoonsgegevens worden gecommuniceerd:
- Binnen EXN, aan het bevoegde personeel van de afdelingen financiën, verkoop, pre-sales, marketing, logistiek en diensten, evenals IT-beheerders en het managementteam;
- Aan wederverkopers;
- Aan eindgebruikers;
- Aan professionele dienstverleners;
- Aan agenten of IOR;
- Aan entiteiten van de EXN Groep.
Houd er rekening mee dat sommige van uw persoonsgegevens kunnen worden doorgegeven aan ontvangers buiten de Europese Unie. EXN informeert u dat deze overdrachten, indien van toepassing, worden geregeld door het mechanisme van de modelcontractbepalingen van de Europese Commissie en dus voldoen aan de vereisten van de artikelen 44 tot 50 van de GDPR met betrekking tot de overdracht van persoonsgegevens aan derde landen.
e. Bewaartermijn van persoonsgegevens
EXN bewaart uw persoonsgegevens in overeenstemming met de bewaartermijnen die worden opgelegd door de toepasselijke wetgeving en de meest recente aanbevelingen van de nationale toezichthoudende autoriteit voor gegevensbescherming. In ieder geval verbindt EXN zich ertoe uw persoonsgegevens niet langer te bewaren dan nodig is om aan onze wettelijke en contractuele verplichtingen te voldoen.
Identificatiegegevens van werknemers van leveranciers: 3 jaar vanaf het einde van de contractuele relatie.
5. Indien u een werknemer bent van dienstverleners van EXN (IT-leveranciers/consultants/adviseurs/externe dienstverleners, expediteurs, opleiders, bank, verzekering, accountant, externe professionele dienstverleners):
a. Categorieën van verwerkte persoonsgegevens
EXN kan de volgende persoonsgegevens verzamelen: naam, voornaam, professioneel e-mailadres, professioneel telefoonnummer, functietitel, foto's als u deelneemt aan marketingevenementen.
b. Doeleinden van de verwerking van persoonsgegevens
EXN verwerkt uw persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:
- Algemeen zakelijk doel;
- Het hebben en onderhouden van IT-systemen en gerelateerde IT-beveiliging;
- Adviseren of auditen van EXN afhankelijk van een vooraf overeengekomen omvang van het werk (zoals Organiseren van logistiek/ inklaren van klanten/ organiseren van een marketingevenement/ uitvoeren van marketingcampagne namens ons/ bijhouden van bedrijfsrekeningen/ verrichten van betalingen...);
- Wederverkopers of eindgebruikers professionele diensten verlenen op het gebied van IT-beveiliging (ondersteuning, opleiding, installatie, advies, onderhoud...).
c. Rechtsgrondslag voor gegevensverwerking
Deze verwerkingsactiviteiten van persoonsgegevens worden door EXN uitgevoerd met het oog op haar legitieme belangen (artikel 6, lid 1, f) van de GDPR).
d. De categorieën ontvangers van de verzamelde persoonsgegevens
Uw persoonsgegevens worden gecommuniceerd:
- Binnen EXN, aan het bevoegde personeel van de afdelingen financiën, verkoop, pre-sales, marketing, logistiek en diensten, evenals IT-beheerders en het managementteam;
- Aan externe auditors;
- Aan leveranciers;
- Aan wederverkopers;
- Aan eindgebruikers;
- Aan entiteiten van de EXN Groep.
Sommige van uw persoonsgegevens kunnen worden doorgegeven aan ontvangers buiten de Europese Unie. EXN informeert u dat deze overdrachten, indien van toepassing, worden geregeld door het mechanisme van de modelcontractbepalingen van de Europese Commissie en dus voldoen aan de vereisten van de artikelen 44 tot 50 van de GDPR met betrekking tot de overdracht van persoonsgegevens aan derde landen.
e. Bewaartermijn van persoonsgegevens
EXN bewaart uw persoonsgegevens in overeenstemming met de bewaartermijnen die worden opgelegd door de toepasselijke wetgeving en de meest recente aanbevelingen van de nationale toezichthoudende autoriteit voor gegevensbescherming. In ieder geval verbindt EXN zich ertoe uw persoonsgegevens niet langer te bewaren dan nodig is om aan onze wettelijke en contractuele verplichtingen te voldoen.
Identificatiegegevens van werknemers van de provider: 3 jaar vanaf het einde van de contractuele relatie.
6. Als je een werknemer bent van een Agent/IOR (Importeur van Records):
a. Categorieën van verwerkte persoonsgegevens
EXN kan de volgende persoonsgegevens verzamelen: naam, achternaam, professioneel e-mailadres, professioneel telefoonnummer, functietitel.
b. Doeleinden van de verwerking van persoonsgegevens
EXN verwerkt uw persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:
- Inklaring;
- Implementatie en coördinatie van een logistiek schema;
- Uitgeven en overdragen van logistiek gerelateerde documentatie;
- Uitvoeren van marketingcampagne namens ons;
c. Wettelijke basis voor gegevensverwerking
Deze verwerkingsactiviteiten van persoonsgegevens worden door EXN uitgevoerd met het oog op haar legitieme belangen (artikel 6, lid 1, f) van de GDPR).
d. De categorieën ontvangers van de verzamelde persoonsgegevens
Uw persoonsgegevens worden gecommuniceerd:
- Binnen EXN, aan het bevoegde personeel van de afdelingen financiën, verkoop, pre-sales, logistiek, evenals aan IT-beheerders en managementteams;
- Aan de verkopers, wederverkopers of eindgebruikers van EXN;
- Aan auditors;
- Aan overheidsinstanties;
- aan entiteiten van de EXN Groep.
Sommige van uw persoonsgegevens kunnen worden doorgegeven aan ontvangers buiten de Europese Unie. EXN informeert u dat deze overdrachten, indien van toepassing, worden geregeld door het mechanisme van de modelcontractbepalingen van de Europese Commissie en dus voldoen aan de vereisten van de artikelen 44 tot 50 van de GDPR met betrekking tot de overdracht van persoonsgegevens aan derde landen.
e. Bewaartermijn van persoonsgegevens
EXN bewaart uw persoonsgegevens in overeenstemming met de bewaartermijnen die worden opgelegd door de toepasselijke wetgeving en de meest recente aanbevelingen van de nationale toezichthoudende autoriteit voor gegevensbescherming. In ieder geval verbindt EXN zich ertoe uw persoonsgegevens niet langer te bewaren dan nodig is om aan onze wettelijke en contractuele verplichtingen te voldoen.
Identificatiegegevens van werknemers van Agent/IOR: 3 jaar vanaf het einde van de contractuele relatie.
6. Als u een sollicitant bent:
a. Categorieën van verwerkte persoonsgegevens
EXN kan de volgende persoonsgegevens verzamelen: naam, adres, hobby's, persoonlijk e-mailadres, geboortedatum, telefoonnummer, geschiedenis van professionele ervaring, studies, professionele certificeringen.
b. Doeleinden van de verwerking van persoonsgegevens
EXN verwerkt uw persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:
- Aanwervingsdoel (huidig en toekomstig)
c. Rechtsgrondslag voor gegevensverwerkingsactiviteiten
Deze verwerkingsactiviteiten van persoonsgegevens worden door EXN uitgevoerd met het oog op haar legitieme belangen (conform artikel 6(1), f) van de GDPR).
d. De categorieën ontvangers van de verzamelde persoonsgegevens
Uw persoonsgegevens worden gecommuniceerd:
- Binnen EXN, aan de bevoegde managers van elke afdeling die werknemers aanwerft;
- Aan entiteiten van de EXN Groep.
Houd er rekening mee dat sommige van uw persoonsgegevens kunnen worden doorgegeven aan ontvangers buiten de Europese Unie. EXN informeert u dat deze overdrachten, in voorkomend geval, geregeld zijn door het mechanisme van de modelcontractbepalingen van de Europese Commissie en dus voldoen aan de vereisten van de artikelen 44 tot 50 van de GDPR met betrekking tot de overdracht van persoonsgegevens naar derde landen.
e. Bewaartermijn van persoonsgegevens
EXN bewaart uw persoonsgegevens in overeenstemming met de bewaartermijnen die worden opgelegd door de toepasselijke wetgeving en de laatste van de nationale toezichthoudende autoriteit voor gegevensbescherming. In ieder geval verbindt EXN zich ertoe uw persoonsgegevens niet langer te bewaren dan nodig is voor de doeleinden waarvoor ze worden verzameld.
Persoonlijke gegevens van sollicitanten: 2 jaar vanaf het laatste contact met de sollicitant.
