Etyka i Kodeks Postępowania

Kodeks etyki i postępowania Grupy Exclusive Networks

Agenci, kontrahenci i osoby trzecie

Spis treści

• Cele Kodeksu etyki i postępowania
• Zasady etyczne
  • Uczciwość i integralność
  • Sprawiedliwość praktyk komercyjnych
  • Poufność danych
  • Profesjonalne zachowanie
  • Profesjonalne umiejętności i wartość dodana
  • Szacunek społeczny
  • Dbałość o środowisko

• Potwierdzenie

 

Cele Kodeksu etyki i postępowania

Ma on na celu zwiększenie świadomości w zakresie wartości etycznych i zapewnienie, że praktyki biznesowe będą zawsze zgodne z zasadami etyki.

Prosimy agentów, kontrahentów i osoby trzecie Grupy Exclusive* o przestrzeganie wartości etycznych i organizacyjnych grupy, a także stosowanie ich do własnego zachowania i decyzji podczas pracy z podmiotami z Grupy Exclusive. Niniejszy dokument wyjaśnia dalej 7 Zasad etycznych stosowanych wspólnie przez naszych agentów, kontrahentów i osoby trzecie. Prosimy, aby Państwa firma uznała te zasady, tak abyśmy mogli wspólnie prowadzić interesy.

Współpraca z agentami, kontrahentami i osobami trzecimi, które angażują się w nieetyczne lub niezgodne z prawem zachowania podczas działalności powiązanej z Grupą Exclusive, zostanie rozwiązana. O ile ma to zastosowanie, Grupa Exclusive* zgłosi takie przypadki władzom państwowym.

7 Zasad Etycznych

Agenci, kontrahenci i osoby trzecie Grupy Exclusive* mają obowiązek zawsze przestrzegać najwyższych standardów etycznego zachowania.

7 Zasad etycznych Grupy Exclusive* to:

• Uczciwość i integralność
• Sprawiedliwość praktyk komercyjnych
• Poufność danych
• Profesjonalne zachowanie
• Profesjonalne umiejętności i wartość dodana
• Szacunek społeczny
• Dbałość o środowisko

Zasady te są zdefiniowane i określają sposób, w jaki prowadzimy razem działalność.

Uczciwość i integralność

Przestrzeganie praw i rozporządzeń
Agenci, kontrahenci i osoby trzecie muszą być świadomi obowiązujących zasad i regulacji i zapewnić ich przestrzeganie. Ma to na celu unikanie kar finansowych lub oskarżeń na gruncie prawa karnego, a także utrzymanie naszej reputacji.

Zrozumienie miejscowych przepisów oraz tego, w jaki sposób przepisy ze Stanów Zjednoczonych lub Europy mogą obejmować nasze działania, stanowi czasem wyzwanie. Jednak nie jest to odpowiednia wymówka, aby ich nie przestrzegać.

Uczciwość, Integralność i Lojalność w codziennych działaniach i sposobie prowadzenia działalności

Oprócz po prostu przestrzegania prawa prosimy naszych agentów, kontrahentów i osoby trzecie również o prowadzenie działalności z zachowaniem uczciwości, integralności i lojalności. We wszystkich działaniach biznesowych główny nacisk należy położyć na uczciwość. Informacje przekazywane naszym kontrahentom lub udostępniane przez nich muszą być zawsze zgodne z prawdą i nigdy nie mogą wprowadzać w błąd.

Sprawiedliwość praktyk komercyjnych

Korupcja, łapówkarstwo, pranie brudnych pieniędzy czy defraudacja są surowo zabronione
Wszelkie niewłaściwe płatności przekazywane w celu uzyskania przewagi w jakiejkolwiek sytuacji są nie do zaakceptowania, niezależnie od kontekstu czy obszaru geograficznego.

Grupa Exclusive* ma obowiązek przestrzegać ustawy FCPA ([amerykańska] ustawa o zagranicznych praktykach korupcyjnych), która podkreśla następujące główne zasady obowiązujące dla wszystkich pracowników i partnerów Grupy Exclusive* (w tym agentów, kontrahentów i osób trzecich):

• Surowo zabrania się zatwierdzać, oferować lub przekazywać jakichkolwiek wartościowych przedmiotów (gotówki, ekwiwalentów gotówki, prezentów, datków charytatywnych, dotacji, sponsoringu, wycieczek, inwestycji, rozrywki, zakwaterowania, zobowiązań do inwestycji w przedsiębiorstwa, które są niezwiązane z umową z osobą trzecią oraz
  wszelkich innych pozycji o wartości materialnej lub niematerialnej) na rzecz Zagranicznego lub Krajowego Urzędnika państwowego w celu uzyskania lub zachowania działalności, zapewnienia sobie przewagi biznesowej lub przekazania działalności na rzecz jakiejkolwiek osoby;
• Nie należy dokonywać żadnych płatności gotówką na rzecz jakiegokolwiek Zagranicznego lub Krajowego Urzędnika państwowego;
• Jakakolwiek płatność, prezent lub korzyść przekazane bezpośrednio lub pośrednio osobie prywatnej (niebędącej urzędnikiem państwowym) muszą być uzasadnione i zwyczajowe, a nie wystawne lub nadmierne;
• Surowo zabrania się stosowania korupcji, łapówkarstwa, prania brudnych pieniędzy, defraudacji, bezprawnego lub niewłaściwego sposobu prowadzenia działalności oraz zapewniania sobie nieodpowiednich korzyści. W razie jakichkolwiek wątpliwości co do adekwatności praktyki biznesowej pracownicy są proszeni o zgłoszenie sprawy w ramach obowiązującej hierarchii i/lub do Najwyższego Kierownictwa.

Oprócz niniejszych zasad firma posiada Politykę dotyczącą prezentów i rozrywki, która zapewnia wytyczne dla Pracowników Grupy Exclusive na temat związanych z działalnością biznesową prezentów i rozrywki przekazywanych lub otrzymywanych przez naszą firmę i osoby występujące w jej imieniu. W żadnych okolicznościach nasi agenci, kontrahenci i osoby trzecie nie mogą być wykorzystywani do przekazywania prezentów w imieniu podmiotów zależnych Grupy Exclusive. Z drugiej strony pracownicy Grupy Exclusive* proszeni są o nieprzyjmowanie prezentów lub przysług od kontrahentów/ osób trzecich, z wyjątkiem posiłków służbowych opłacanych przez kontrahenta (o ile kontrahent jest obecny na posiłku, a posiłki takie nie są częste), z wyjątkiem zaproszeń na seminaria lub wydarzenia partnerów, z wyjątkiem produktów demonstracyjnych
zapewnianych bez opłat przez dostawców i z wyjątkiem prezentów o wartości niższej niż 50 dolarów otrzymywanych raz do roku i związanych ze szczególnym wydarzeniem (np. czekoladki lub butelka wina na koniec roku). Nasi agenci, kontrahenci i osoby trzecie nigdy nie mogą być wykorzystywani do zamiany prezentu na coś, co wydaj się być usługą.

Zgłoszenie wszelkich potencjalnych konfliktów interesów w ramach obowiązującej hierarchii
Konflikt interesów występuje wtedy, gdy interesy osobiste Państwa lub jednego z naszych pracowników mogą doprowadzić do decyzji, która nie jest w najlepszym interesie firmy. W razie jakichkolwiek wątpliwości co do potencjalnego konfliktu interesów lub potencjalnego wystąpienia konfliktu interesów wymagane jest powiadomienie Exclusive Networks.

Dokumenty handlowe, które należy sporządzić według najwyższych standardów etycznych
Nie do przyjęcia jest sporządzanie jakichkolwiek fałszywych, niedokładnych lub wprowadzających w błąd dokumentów handlowych lub biznesowych. Dokumenty handlowe (takie jak faktury, dowody dostawy, noty uznaniowe, zamówienia…) muszą być sporządzone według najwyższych standardów etycznych.

Sprzedawane produkty lub usługi muszą być opisane na fakturach, a opis musi być zgodny z wysłanymi pozycjami lub usługą faktycznie wyświadczoną przez agentów, kontrahentów i osoby trzecie.

Grupa Exclusive* może sprzedawać wyłącznie pozycje, dla których firma jest „certyfikowanym dystrybutorem” lub posiada umowę z dostawcą.

Zgodność z przepisami dotyczącymi importu i eksportu
Prowadzimy działania handlu międzynarodowego, które podlegają ograniczeniom regulacyjnym. Przed dokonaniem importu lub eksportu towarów (materialnych lub niematerialnych) mogą być wymagane specjalne zgody władz lokalnych lub amerykańskich. Agenci, kontrahenci lub osoby trzecie wykorzystywane dla celów importu lub eksportu produktów dystrybuowanych przez Grupę Exclusive są zobowiązane do przestrzegania wszystkich międzynarodowych przepisów dotyczących kontroli handlu oraz wszelkich regulacji eksportowych/ importowych, które mają zastosowanie do transakcji.

Poufność danych

Zakaz nieuprawnionego ujawnienia informacji poufnych
Agenci, kontrahenci i osoby trzecie muszą prowadzić prace z zabezpieczeniem własności intelektualnej Grupy Exclusive* i informacji poufnych, które mogą otrzymać dla celów biznesowych (np. wyniki finansowe, plany, ceny, informacje o klientach lub dostawcach, czy też wykazy, dane liczbowe dotyczące sprzedaży, informacje strategiczne, wszelkie informacje, które mają dla naszej firmy charakter prywatny).

Profesjonalne zachowanie

Świadomość oczekiwań klientów i dostawców
Inwestujemy w długofalowe relacje z naszymi klientami i dostawcami. Cenimy te relacje i zawsze staramy się spełnić ich oczekiwania i dotrzymać naszych zobowiązań. Zapraszamy naszych agentów, kontrahentów i osoby trzecie do pracy zgodnej z takimi samymi wartościami.

Surowo zabrania się oszustw lub jakichkolwiek przestępstw gospodarczych
Agenci, kontrahenci i osoby trzecie zobowiązują się prowadzić działalność z zachowaniem najwyższej integralności.

Profesjonalne umiejętności i wartość dodana

Nasi agenci, kontrahenci i osoby trzecie zobowiązują się zapewniać wysokiej jakości usługi i wartość dodaną.

Szacunek społeczny

Szacunek dla ludzi
Grupa Exclusive* promuje kulturę szacunku dla ludzi w miejscu pracy, a także w ramach procesu zatrudnienia.

Grupa Exclusive* zabrania prześladowania w jakiejkolwiek formie, zastraszania lub obraźliwego środowiska pracy i oczekuje tego samego od swoich agentów, kontrahentów i osób trzecich.

Promowanie różnic kulturowych
Grupa Exclusive* to firma międzynarodowa, a wielonarodowość to jedna z naszych mocnych stron. Dążymy do utworzenia międzynarodowego środowiska i promowania różnic kulturowych.

W ramach organizacji nie dopuszcza się jakichkolwiek rodzajów dyskryminacji.

Dbałość o środowisko

Produkty objęte przez nas dystrybucją często stanowią przedmiot przepisów o recyklingu, ale oprócz tych przepisów ważne jest, aby uwrażliwić użytkowników końcowych na ich obowiązki związane z recyklingiem, tak aby zminimalizować wpływ produktów, które dystrybuujemy, na środowisko. Agentów, kontrahentów i osoby trzecie, które kontaktują się z użytkownikami końcowymi lub odsprzedawcami, zdecydowanie zachęca się do podnoszenia u nich świadomości na temat dbałości o środowisko.

Pobierz Kodeks Etyki (PDF)

Grupa Exclusive* Kodeks etyki i postępowania – Zobowiązanie osób trzecich
*Grupa Exclusive = Exclusive Networks + ITEC + Exclusive Capital + BigTec + Headquarter