Oznámenie o informáciách tretích strán

Účel tohto informačného oznámenia

Ako profesionál v oblasti IT bezpečnosti, ktorý spolupracuje so spoločnosťou Exclusive Networks (ďalej len "EXN"), alebo ako profesionál, ktorý spolupracuje s back-office alebo manažérskymi tímami Exclusive Networks, môže spoločnosť EXN v rámci svojej bežnej obchodnej činnosti zhromažďovať a spracúvať určité osobné údaje vašich zamestnancov v zmysle článku 4 ods. 1 európskeho nariadenia Európskeho parlamentu a Rady 2016/679 z 27. apríla 2016 o ochrane fyzických osôb pri spracúvaní osobných údajov a o voľnom pohybe takýchto údajov (ďalej len "GDPR").

V súlade s článkami 13 a 14 GDPR je cieľom tohto oznámenia riadne informovať vašich zamestnancov ako dotknuté osoby o spracúvaní, ktoré pravdepodobne vykonáva spoločnosť EXN a ktoré sa týka ich osobných údajov.

Vzhľadom na váš priamy vzťah s vašimi zamestnancami, ktorých osobné údaje EXN poskytuje a spracúva, ste povinní a výlučne zodpovední za to, že im poskytnete informácie obsiahnuté v tomto oznámení do pätnástich (15) dní odo dňa, keď vám EXN oznámi toto oznámenie.

Oznámenie o informovaní tretích strán o zhromažďovaní osobných údajov (článok 13 nariadenia GDPR)

Spoločnosť EXN (prevádzkovateľ v zmysle článku 4 ods. 7 nariadenia GDPR) môže v rámci svojej bežnej činnosti zhromažďovať a spracúvať určité osobné údaje týkajúce sa kategórií dotknutých osôb uvedených nižšie.

Spoločnosť EXN môže zhromažďovať a spracúvať osobné údaje týkajúce sa:

1. jej potenciálnych zákazníkov
2. Zamestnancov klientov EXN (predajcov)
3. Zamestnancov koncových používateľov
4. Zamestnanci predajcov
5. Zamestnanci poskytovateľov služieb spoločnosti EXN
6. Zamestnanci agentov/IOR
7. Uchádzači o zamestnanie

V závislosti od vašej osobnej situácie si prečítajte príslušnú časť tejto stránky.

Nasledujúca časť"Vaše práva"týkajúca sa vašich práv ako dotknutej osoby podľa GDPR (a všetkých platných vnútroštátnych právnych predpisov) platí bez ohľadu na vašu osobnú situáciu:

Vaše práva

V súlade s platnými zákonmi máte právo na prístup, opravu, vymazanie, obmedzenie spracovania, prenosnosť údajov, právo namietať proti spracovaniu vašich osobných údajov a právo nebyť predmetom rozhodnutia založeného výlučne na automatizovanom spracovaní. Ak spracúvame údaje na základe vášho súhlasu (najmä pokiaľ ide o ukladanie súborov cookie), máte právo tento súhlas kedykoľvek odvolať.

Tieto práva nie sú absolútne a možno ich uplatniť za podmienok stanovených v článkoch 15 až 22 GDPR. Uplatniť ich môžete po predložení dokladu totožnosti u hlavného poradcu na adrese: DPO@exclusive-networks.com.

V prípade porušenia platných predpisov o ochrane osobných údajov, a najmä GDPR, môžete podať sťažnosť vnútroštátnemu dozornému orgánu na ochranu osobných údajov.

1. Ak ste perspektívnou osobou:

a. Kategórie spracúvaných osobných údajov

Spoločnosť EXN môže zhromažďovať tieto osobné údaje: meno, priezvisko, služobný e-mail, služobné telefónne číslo, pracovné zaradenie, fotografie, ak sa zúčastňujete na marketingových podujatiach.

b. Účely spracúvania osobných údajov

Spoločnosť EXN spracúva vaše osobné údaje na tieto účely:

• Všeobecné obchodné účely;
• Rozšírenie trhových podielov;
• Organizácia marketingových kampaní a podujatí (v našom mene alebo v mene predajcov alebo sprostredkovateľov);
• Interná alebo externá komunikácia v súvislosti s týmito udalosťami prostredníctvom sociálnych sietí alebo iných komunikačných kanálov;
• Dokumentovanie predajcom, aké marketingové podujatia boli zorganizované;
• Profilovanie vašich profesionálnych záujmov.

c. Právny základ operácií spracovania údajov

Tieto činnosti spracúvania osobných údajov vykonáva spoločnosť EXN na účely svojich oprávnených záujmov (podľa článku 6 ods. 1 písm. f) nariadenia GDPR).

d. Kategórie príjemcov získaných osobných údajov

Vaše osobné údaje sa oznamujú:

• V rámci spoločnosti EXN povereným zamestnancom marketingového, obchodného, predpredajného, servisného a finančného oddelenia, ako aj správcom IT a riadiacim tímom;
• Predajcom (na nahlasovanie predajných príležitostí);
• Pridruženým subjektom skupiny EXN.

Upozorňujeme, že niektoré vaše osobné údaje sa môžu prenášať príjemcom údajov nachádzajúcim sa mimo Európskej únie. Spoločnosť EXN vás informuje, že tieto prenosy sa prípadne riadia mechanizmom štandardných zmluvných doložiek Európskej komisie, a teda spĺňajú požiadavky článkov 44 až 50 nariadenia GDPR týkajúce sa prenosu osobných údajov do tretích krajín.

e. Doba uchovávania osobných údajov

Spoločnosť EXN uchováva vaše osobné údaje v súlade s lehotami uchovávania uloženými platnými zákonmi a najnovšími odporúčaniami vnútroštátneho dozorného orgánu na ochranu údajov. V každom prípade sa spoločnosť EXN zaväzuje uchovávať vaše osobné údaje počas obdobia, ktoré nepresiahne obdobie potrebné na účely, na ktoré sa zhromažďujú.

Identifikačné údaje zamestnancov spoločnosti Prospect: 3 roky od posledného kontaktu zo strany prospektu.

2. Ak ste zamestnancom klientov spoločnosti EXN (predajcov):

a. Kategórie spracúvaných osobných údajov

Spoločnosť EXN môže zhromažďovať tieto osobné údaje: meno, priezvisko, adresa, služobný e-mail, pracovná pozícia, profesijné záujmy, číslo pasu/občianskeho preukazu, fotografie, ak sa zúčastňujete na marketingových podujatiach.

b. Účely spracúvania osobných údajov

Spoločnosť EXN spracúva vaše osobné údaje na tieto účely:

• Všeobecné obchodné účely;
• Vykonávanie obchodných prehľadov (interne, s dodávateľmi alebo s predajcami);
• Organizácia marketingových kampaní a podujatí;
• Komunikácia v súvislosti s týmito udalosťami interne alebo externe pomocou sociálnych sietí alebo iných komunikačných kanálov;
• rozširovanie trhových podielov;
• podávanie správ o marketingových kampaniach/podujatiach predajcom spoločnosti EXN;
• Profilovanie profesionálnych záujmov predajcov;
• Organizovanie ciest na marketingové podujatia;
• Vystavovanie prepravnej dokumentácie a koordinácia zásielok;
• Poskytovanie odborných služieb (podpora, školenia, inštalácia, údržba...);
• Dodržiavanie predpisov o kontrole vývozu;
• Dodržiavanie protikorupčných zákonov;
• Vyberanie platieb.

c. Právny základ pre operácie spracovania údajov

Tieto činnosti spracúvania osobných údajov vykonáva spoločnosť EXN na základe svojich oprávnených záujmov (článok 6 ods. 1 písm. f) nariadenia GDPR).

d. Kategórie príjemcov získaných osobných údajov

Vaše osobné údaje sa oznamujú:

• V rámci spoločnosti EXN povereným zamestnancom oddelení marketingu, predaja, predpredaja, služieb, financií a spracovania objednávok, ako aj správcom IT a riadiacim tímom;
• vládnym orgánom;
• predajcom;
• koncovým používateľom;
• dopravcom alebo agentom;
• Pridruženým subjektom skupiny EXN.

Upozorňujeme, že niektoré vaše osobné údaje sa môžu prenášať príjemcom údajov, ktorí sa nachádzajú mimo Európskej únie. Spoločnosť EXN vás informuje, že tieto prenosy sa prípadne riadia mechanizmom štandardných zmluvných doložiek Európskej komisie, a teda spĺňajú požiadavky článkov 44 až 50 GDPR týkajúce sa prenosu osobných údajov do tretích krajín.

e. Doba uchovávania osobných údajov

Spoločnosť EXN uchováva vaše osobné údaje v súlade s lehotami uchovávania uloženými platnými zákonmi a najnovšími odporúčaniami vnútroštátneho dozorného orgánu na ochranu údajov. V každom prípade sa spoločnosť EXN zaväzuje uchovávať vaše osobné údaje po dobu nepresahujúcu obdobie potrebné na plnenie našich zákonných a zmluvných povinností.

Identifikačné údaje zamestnancov klientov: 3 roky od ukončenia zmluvného vzťahu; číslo pasu/identifikačného preukazu: vymazanie ihneď po ukončení organizácie cesty.

3. Ak ste zamestnancom koncového užívateľa:

a. Kategórie spracúvaných osobných údajov

EXN môže zhromažďovať tieto osobné údaje: meno, priezvisko, adresa, pracovný e-mail, profesijné záujmy, pracovná pozícia, fotografie, ak sa zúčastňujete na marketingových podujatiach.

b. Účely spracúvania osobných údajov

Spoločnosť EXN spracúva vaše osobné údaje na tieto účely:

• Všeobecné obchodné účely;
• Vykonávanie obchodných prehľadov (interne, s dodávateľmi alebo s predajcami);
• Poskytovanie odborných služieb (podpora, školenia, údržba...);
• Organizovanie marketingových kampaní a podujatí;
• Interná alebo externá komunikácia v súvislosti s týmito udalosťami prostredníctvom sociálnych sietí alebo iných komunikačných kanálov;
• podávanie správ o takýchto marketingových kampaniach/podujatiach predajcom spoločnosti EXN;
• Profilovanie profesionálnych záujmov koncových používateľov;
• rozširovanie trhových podielov;
• Dodržiavanie predpisov o kontrole vývozu;
• Dodržiavanie protikorupčných zákonov;
• Vystavovanie prepravnej dokumentácie a koordinácia zásielok.

c. Právny základ pre operácie spracovania údajov

Tieto činnosti spracovania osobných údajov vykonáva spoločnosť EXN:

• Na základe svojich oprávnených záujmov (článok 6 ods. 1 písm. f) nariadenia GDPR);
• Aby spoločnosť EXN mohla splniť zákonnú povinnosť uloženú spoločnosti EXN (ako je definovaná v článku 6 ods. 1 písm. c) nariadenia GDPR): nariadenia USA o kontrole vývozu, protikorupčné zákony.

d. Kategórie príjemcov zhromaždených osobných údajov

Vaše osobné údaje sa oznamujú:

• V rámci spoločnosti EXN povereným zamestnancom oddelení financií, predaja, predpredaja, marketingu, logistiky a služieb, ako aj správcom IT a riadiacemu tímu;
• Dodávateľom;
• predajcom.
• Dopravcom alebo sprostredkovateľom;
• vládnym orgánom;
• Pridruženým subjektom skupiny EXN.

Upozorňujeme, že niektoré vaše osobné údaje sa môžu prenášať príjemcom údajov nachádzajúcim sa mimo Európskej únie. Spoločnosť EXN vás informuje, že tieto prenosy sa v príslušných prípadoch riadia mechanizmom štandardných zmluvných doložiek Európskej komisie, a teda spĺňajú požiadavky článkov 44 až 50 GDPR týkajúce sa prenosu osobných údajov do tretích krajín.

e. Doba uchovávania osobných údajov

Spoločnosť EXN uchováva vaše osobné údaje v súlade s lehotami uchovávania uloženými platnými zákonmi a najnovšími odporúčaniami vnútroštátneho dozorného orgánu na ochranu údajov. V každom prípade sa spoločnosť EXN zaväzuje uchovávať vaše osobné údaje po dobu nepresahujúcu dobu nevyhnutnú na plnenie našich zákonných a zmluvných povinností.

Identifikačné údaje zamestnancov koncových používateľov: 3 roky od ukončenia zmluvného vzťahu.

4. Ak ste zamestnancom predajcu EXN':

a. Kategórie spracúvaných osobných údajov

Spoločnosť EXN môže zhromažďovať tieto osobné údaje: meno, priezvisko, adresa, služobný e-mail, pracovná pozícia, fotografie, ak sa zúčastňujete na marketingových podujatiach [treba zmeniť/doplniť na miestnej úrovni v závislosti od mapovania údajov].

b. Účely spracúvania osobných údajov

Spoločnosť EXN spracúva vaše osobné údaje na tieto účely:

• Všeobecné obchodné účely;
• Riadenie vzťahov s potenciálnymi obchodníkmi, predajcami alebo koncovými používateľmi;
• Plnenie obchodných zmlúv;
• Komunikácia potrebná pri vytváraní obchodných dokumentov (cenové ponuky, objednávky, dodacie listy, faktúry...) a distribúcii produktov (hardvér, softvér);
• organizovanie dopravy a logistiky;
• Vykonávanie obchodných revízií;
• Priame marketingové aktivity B2B a komunikácia v súvislosti s týmito aktivitami;
• Vykonávanie odborných služieb, poskytovanie licencií;
• Riadenie finančných záležitostí.

c. Právny základ pre operácie spracovania údajov

Tieto činnosti spracúvania osobných údajov vykonáva spoločnosť EXN na základe svojich oprávnených záujmov (článok 6 ods. 1 písm. f) nariadenia GDPR).

d. Kategórie príjemcov získaných osobných údajov

Vaše osobné údaje sa oznamujú:

• V rámci spoločnosti EXN povereným zamestnancom oddelení financií, predaja, predpredaja, marketingu, logistiky a služieb, ako aj správcom IT a riadiacemu tímu;
• predajcom;
• koncovým používateľom;
• profesionálnym poskytovateľom služieb;
• zástupcom alebo IOR;
• Pridruženým subjektom skupiny EXN.

Upozorňujeme, že niektoré vaše osobné údaje sa môžu prenášať príjemcom údajov nachádzajúcim sa mimo Európskej únie. Spoločnosť EXN vás informuje, že tieto prenosy sa prípadne riadia mechanizmom štandardných zmluvných doložiek Európskej komisie, a teda spĺňajú požiadavky článkov 44 až 50 GDPR týkajúce sa prenosu osobných údajov do tretích krajín.

e. Doba uchovávania osobných údajov

Spoločnosť EXN uchováva vaše osobné údaje v súlade s lehotami uchovávania uloženými platnými zákonmi a najnovšími odporúčaniami vnútroštátneho dozorného orgánu na ochranu údajov. V každom prípade sa spoločnosť EXN zaväzuje uchovávať vaše osobné údaje po dobu nepresahujúcu dobu nevyhnutnú na plnenie našich zákonných a zmluvných povinností.

Identifikačné údaje zamestnancov predajcov: 3 roky od ukončenia zmluvného vzťahu.

5. Ak ste zamestnancom poskytovateľov služieb spoločnosti EXN (dodávatelia IT/konzultanti/poradcovia/externí poskytovatelia, špeditéri, školitelia, banka, poisťovňa, audítor, externí poskytovatelia odborných služieb):

a. Kategórie spracúvaných osobných údajov

Spoločnosť EXN môže zhromažďovať tieto osobné údaje: meno, priezvisko, služobný e-mail, služobné telefónne číslo, pracovné zaradenie, fotografie, ak sa zúčastňujete na marketingových podujatiach.

b. Účely spracúvania osobných údajov

Spoločnosť EXN spracúva vaše osobné údaje na tieto účely:

• Všeobecné obchodné účely;
• Mať a udržiavať IT systémy a súvisiacu IT bezpečnosť;
• Poradenstvo alebo audit spoločnosti EXN v závislosti od vopred dohodnutého rozsahu prác (napríklad Organizácia logistiky/ zúčtovanie cla/ organizácia marketingového podujatia/ vykonanie marketingovej kampane v našom mene/ vedenie účtovníctva spoločnosti/ vykonanie platby...);
• Poskytovať predajcom alebo koncovým používateľom profesionálne služby v oblasti bezpečnosti IT (podpora, školenia, inštalácia, poradenstvo, údržba...).

c. Právny základ pre operácie spracovania údajov

Tieto činnosti spracúvania osobných údajov vykonáva spoločnosť EXN na základe svojich oprávnených záujmov (článok 6 ods. 1 písm. f) nariadenia GDPR).

d. Kategórie príjemcov získaných osobných údajov

Vaše osobné údaje sa oznamujú:

• V rámci spoločnosti EXN povereným zamestnancom oddelení financií, predaja, predpredaja, marketingu, logistiky a služieb, ako aj správcom IT a riadiacemu tímu;
• externým audítorom;
• Dodávateľom;
• predajcom;
• koncovým používateľom;
• Pridruženým subjektom skupiny EXN.

Upozorňujeme, že niektoré vaše osobné údaje sa môžu prenášať príjemcom údajov, ktorí sa nachádzajú mimo Európskej únie. Spoločnosť EXN vás informuje, že tieto prenosy sa v príslušných prípadoch riadia mechanizmom štandardných zmluvných doložiek Európskej komisie, a teda spĺňajú požiadavky článkov 44 až 50 GDPR týkajúce sa prenosu osobných údajov do tretích krajín.

e. Doba uchovávania osobných údajov

Spoločnosť EXN uchováva vaše osobné údaje v súlade s lehotami uchovávania uloženými platnými zákonmi a najnovšími odporúčaniami vnútroštátneho dozorného orgánu na ochranu údajov. V každom prípade sa spoločnosť EXN zaväzuje uchovávať vaše osobné údaje po dobu nepresahujúcu dobu nevyhnutnú na plnenie našich zákonných a zmluvných povinností.

Identifikačné údaje zamestnancov poskytovateľa: 3 roky od ukončenia zmluvného vzťahu.

6. Ak ste zamestnancom sprostredkovateľa/IOR (dovozcu záznamov):

a. Kategórie spracúvaných osobných údajov

EXN môže zhromažďovať tieto osobné údaje: meno, priezvisko, služobný e-mail, služobné telefónne číslo, pracovné zaradenie.

b. Účely spracúvania osobných údajov

Spoločnosť EXN spracúva vaše osobné údaje na tieto účely:

• Colné odbavenie;
• Vykonávanie a koordinácia logistického systému;
• Vydávanie a prenos dokumentácie súvisiacej s logistikou;
• Vykonávanie marketingovej kampane v našom mene;

c. Právny základ operácií spracovania údajov

Tieto činnosti spracúvania osobných údajov vykonáva spoločnosť EXN na základe svojich oprávnených záujmov (článok 6 ods. 1 písm. f) nariadenia GDPR).

d. Kategórie príjemcov získaných osobných údajov

Vaše osobné údaje sa oznamujú:

• V rámci spoločnosti EXN povereným zamestnancom finančných, obchodných, predpredajných a logistických oddelení, ako aj správcom IT a riadiacim tímom;
• predajcom, predajcom alebo koncovým používateľom spoločnosti EXN;
• audítorom;
• štátnym orgánom;
• spriazneným subjektom skupiny EXN.

Upozorňujeme, že niektoré vaše osobné údaje sa môžu prenášať príjemcom údajov nachádzajúcim sa mimo Európskej únie. Spoločnosť EXN vás informuje, že tieto prenosy sa prípadne riadia mechanizmom štandardných zmluvných doložiek Európskej komisie, a teda spĺňajú požiadavky článkov 44 až 50 nariadenia GDPR týkajúce sa prenosu osobných údajov do tretích krajín.

e. Doba uchovávania osobných údajov

Spoločnosť EXN uchováva vaše osobné údaje v súlade s lehotami uchovávania uloženými platnými zákonmi a najnovšímiodporúčaniami vnútroštátneho dozorného orgánu na ochranu údajov. V každom prípade sa spoločnosť EXN zaväzuje uchovávať vaše osobné údaje počas obdobia, ktoré nepresiahne obdobie potrebné na plnenie našich zákonných a zmluvných povinností.

Identifikačné údaje zamestnancov agenta/IOR: 3 roky od ukončenia zmluvného vzťahu.

6. Ak ste uchádzačom o zamestnanie:

a. Kategórie spracúvaných osobných údajov

EXN môže zhromažďovať tieto osobné údaje: meno, adresa, záľuby, osobný e-mail, dátum narodenia, telefónne číslo, história odbornej praxe, štúdium, odborné certifikáty.

b. Účely spracúvania osobných údajov

Spoločnosť EXN spracúva vaše osobné údaje na tieto účely:

• Účel náboru (súčasný a budúci)

c. Právny základ operácií spracovania údajov

Tieto činnosti spracúvania osobných údajov vykonáva spoločnosť EXN na základe svojich oprávnených záujmov (podľa článku 6 ods. 1 písm. f) nariadenia GDPR).

d. Kategórie príjemcov získaných osobných údajov

Vaše osobné údaje sa oznamujú:

• V rámci spoločnosti EXN povereným vedúcim pracovníkom všetkých oddelení, ktorí prijímajú zamestnancov;
• Pridruženým subjektom skupiny EXN.

Upozorňujeme, že niektoré vaše osobné údaje sa môžu prenášať príjemcom údajov nachádzajúcim sa mimo Európskej únie. Spoločnosť EXN vás informuje, že tieto prenosy sa v príslušných prípadoch riadia mechanizmom štandardných zmluvných doložiek Európskej komisie, a teda spĺňajú požiadavky článkov 44 až 50 GDPR týkajúce sa prenosu osobných údajov do tretích krajín.

e. Doba uchovávania osobných údajov

Spoločnosť EXN uchováva vaše osobné údaje v súlade s lehotami uchovávania uloženými platnými právnymi predpismi a najnovšie aj vnútroštátnym dozorným orgánom na ochranu údajov. V každom prípade sa spoločnosť EXN zaväzuje uchovávať vaše osobné údaje po dobu nepresahujúcu dobu nevyhnutnú na účely, na ktoré sa zhromažďujú.

Osobné údaje uchádzačov o zamestnanie: 2 roky od posledného kontaktu s uchádzačom.