Etica e Codice di condotta

Agenti, partner commerciali e terzi

Indice dei contenuti

• Obiettivi dell'etica e del codice di condotta
• Principi etici
• Onestà e integrità
• Correttezza delle pratiche commerciali
• Riservatezza dei dati
• Comportamento professionale
• Competenze professionali e valore aggiunto
• Rispetto sociale
• Attenzione all'ambiente

Obiettivi del codice etico e di condotta

Il presente codice aziendale consente a Exclusive Networks di condividere i propri principi etici con agenti, partner commerciali e terzi.

Lo scopo è quello di aumentare la consapevolezza dei valori etici e di assicurarsi che le pratiche commerciali e le politiche aziendali siano sempre etiche.

Chiediamo agli agenti, ai partner commerciali e alle terze parti di Exclusive Networks di rispettare i valori etici e organizzativi del gruppo e di sostenerli attraverso il proprio comportamento e le proprie decisioni quando lavorano con le entità di Exclusive Networks. Questo documento spiega ulteriormente i 7 principi etici condivisi con i nostri agenti, partner commerciali e terze parti. Chiediamo alla vostra azienda di applicare tali principi e comportamenti professionali per poter lavorare insieme.

Gli agenti, i partner commerciali e le terze parti che si comportano in modo non etico o illegale quando fanno affari con Exclusive Networks saranno soggetti a risoluzione. Exclusive Networks segnalerà i casi alle autorità governative, se necessario.

7 Principi etici

Gli agenti, i partner commerciali e le terze parti di Exclusive Networks devono sempre aderire ai più alti standard di condotta etica.

I 7 principi etici di Exclusive Networks sono:

• Onestà e integrità
• Correttezza delle pratiche commerciali
• Riservatezza dei dati
• Comportamento professionale
• Competenze professionali e valore aggiunto
• Rispetto sociale
• Attenzione all'ambiente

Questi principi sono definiti per guidare il modo in cui lavoriamo insieme.

Onestà e integrità

Rispetto di norme e regolamenti

Agenti, partner commerciali e terze parti devono essere consapevoli delle norme e dei regolamenti applicabili e assicurarsi di rispettarli. Questo per evitare sanzioni finanziarie o procedimenti penali e anche per mantenere la nostra reputazione.

A volte è una sfida capire le leggi locali e anche come le leggi degli Stati Uniti o dell'Europa possano estendersi alle nostre operazioni. Tuttavia, non ci sono scuse per non rispettarle.

Onestà, integrità e lealtà nelle operazioni quotidiane e nei mezzi per condurre gli affari

Oltre al semplice rispetto della legge, chiediamo anche a tutti gli agenti, i partner commerciali e le terze parti di condurre gli affari con onestà, integrità e lealtà. L'onestà deve essere al centro di tutti i nostri affari. Le informazioni fornite ai nostri partner commerciali o da loro condivise devono essere sempre veritiere e mai fuorvianti.

Correttezza delle pratiche commerciali

Corruzione, concussione, riciclaggio di denaro e appropriazione indebita sono severamente vietati.

Qualsiasi pagamento improprio per ottenere vantaggi in qualsiasi situazione non è mai accettabile, indipendentemente dal contesto o dall'area geografica.

Exclusive Networks deve rispettare la legge FCPA (Foreign Corrupt Practice Act) che evidenzia le seguenti regole principali applicabili a tutti i dipendenti e ai partner di Exclusive Networks (compresi agenti, partner commerciali e terze parti):

• È severamente vietato autorizzare, offrire o fornire qualsiasi cosa di valore (contanti, equivalenti, doni, contributi di beneficenza, sovvenzioni, sponsorizzazioni, viaggi, investimenti, intrattenimento, alloggi, impegni a investire in attività non correlate all'accordo con una terza parte e qualsiasi altra cosa di valore tangibile o intangibile) a un funzionario di un governo straniero o nazionale allo scopo di ottenere o mantenere un'attività commerciale, assicurarsi un vantaggio commerciale o reindirizzare l'attività a qualcuno;
• Non devono essere effettuati pagamenti in contanti a funzionari governativi stranieri o nazionali;
  Qualsiasi pagamento, dono o beneficio concesso a un privato (non funzionario governativo), direttamente o indirettamente, deve essere ragionevole e consueto, non sfarzoso o eccessivo;
• Sono severamente vietati la corruzione, la concussione, il riciclaggio di denaro, l'appropriazione indebita, i mezzi illegali o impropri per condurre gli affari e per assicurarsi vantaggi impropri. In caso di dubbi sull'adeguatezza di una pratica commerciale, i dipendenti sono invitati a rivolgersi alla gerarchia e/o all'Alta Direzione.

Oltre a queste regole, l'azienda dispone di una Politica dei regali e degli intrattenimenti che fornisce linee guida ai dipendenti di Exclusive Networks per i regali e gli intrattenimenti legati all'attività commerciale offerti o ricevuti dalla nostra azienda e da coloro che agiscono per suo conto. In nessun caso, i nostri agenti, partner commerciali e terze parti devono essere utilizzati per fare regali per conto delle filiali di Exclusive Networks.

D'altra parte, i dipendenti di Exclusive Networks sono tenuti a non accettare regali o favori da partner commerciali/terzi, fatta eccezione per i pasti aziendali pagati dal partner commerciale (a condizione che il partner commerciale sia presente durante il pasto e che i pasti non siano frequenti), fatta eccezione per gli inviti a seminari o eventi dei partner, fatta eccezione per i prodotti dimostrativi forniti gratuitamente dai venditori e fatta eccezione per i regali di valore inferiore a 50 dollari ricevuti solo una volta all'anno e legati a un evento molto particolare (cioccolatini di fine anno o bottiglia di vino, ad esempio). I nostri agenti, partner commerciali e terze parti non devono mai essere utilizzati per cambiare un regalo in qualcosa che sembra essere un servizio.

Dichiarazione di qualsiasi potenziale conflitto di interessi alla gerarchia

Un conflitto di interessi si manifesta quando il vostro interesse personale o quello di uno dei nostri dipendenti può spingere a prendere una decisione che non è nell'interesse dell'azienda. È necessario avvisare Exclusive Networks in caso di dubbio su un potenziale conflitto di interessi o sulla potenziale apparenza di un conflitto di interessi.

I documenti commerciali devono essere redatti secondo i più alti standard etici

Non è mai accettabile produrre documenti commerciali o documenti aziendali falsi, imprecisi o fuorvianti. I documenti commerciali (come fatture, bolle di consegna, note di credito, ordini di acquisto...) devono essere redatti secondo i più alti standard etici.

I prodotti o i servizi venduti devono essere descritti nelle fatture e la descrizione deve essere in linea con gli articoli spediti o il servizio reale reso da agenti, partner commerciali e terzi.

Exclusive Networks può vendere solo articoli per i quali l'azienda è un "distributore certificato" o ha un accordo con il venditore.

Conformità alle norme di importazione ed esportazione

Le nostre attività commerciali internazionali sono soggette a restrizioni normative. Prima di importare o esportare beni (materiali o immateriali) possono essere richieste autorizzazioni specifiche dalle autorità locali o statunitensi. Gli agenti, i partner commerciali o le terze parti utilizzate per importare o esportare i prodotti distribuiti da Exclusive Networks sono responsabili del rispetto di tutte le leggi sul controllo del commercio internazionale (ITC) e di tutte le normative sull'esportazione/importazione applicabili alla transazione.

Riservatezza dei dati

Nessuna divulgazione non autorizzata di informazioni riservate.

Agenti, partner commerciali e terze parti devono operare salvaguardando la proprietà intellettuale di Exclusive Networks e le informazioni riservate che possono ricevere per scopi commerciali (ad esempio risultati finanziari, piani, prezzi, informazioni o elenchi di clienti o fornitori, dati di vendita, informazioni strategiche, qualsiasi informazione privata della nostra azienda).

Comportamento professionale

Consapevolezza delle aspettative di clienti e venditori

Investiamo in relazioni a lungo termine con i nostri clienti e fornitori. Diamo valore a queste relazioni e vogliamo sempre essere all'altezza delle loro aspettative e rispettare tutti i nostri impegni. I nostri agenti, partner commerciali e terzi sono invitati a lavorare con gli stessi valori.

È severamente vietata la frode o qualsiasi reato commerciale

Gli agenti, i partner commerciali e le terze parti si impegnano ad operare con la massima integrità.

Competenze professionali e valore aggiunto

È impegno e dovere dei nostri agenti, partner commerciali e terzi fornire servizi di alta qualità e valore aggiunto.

Rispetto sociale

Rispetto delle persone

Exclusive Networks promuove una cultura del rispetto delle persone sul posto di lavoro e nel processo di assunzione.

Exclusive Networks vieta qualsiasi forma di molestia, intimidazione o ambiente di lavoro offensivo e si aspetta lo stesso dai suoi agenti, partner commerciali e terzi.

Promozione delle differenze culturali

Exclusive Networks è un'azienda internazionale e uno dei nostri punti di forza è la multinazionalità. Ci sforziamo di creare un ambiente internazionale e di promuovere le differenze culturali.

All'interno dell'organizzazione non sono accettabili discriminazioni di alcun tipo.

Attenzione all'ambiente

I prodotti che distribuiamo sono spesso soggetti a leggi sul riciclaggio, ma al di là di queste leggi è importante sensibilizzare gli utenti finali sui loro doveri di riciclaggio, in modo da ridurre al minimo l'impatto dei prodotti che distribuiamo sull'ambiente. Gli agenti, i partner commerciali e le terze parti che sono in contatto con gli utenti finali o i rivenditori sono caldamente invitati a sensibilizzarli sul rispetto dell'ambiente.