Oznámení o informacích třetích stran

Účel tohoto informačního oznámení

Jako profesionál v oboru IT bezpečnosti, který spolupracuje se společností Exclusive Networks (dále jen "EXN"), nebo jako profesionál, který spolupracuje s back-office nebo manažerskými týmy Exclusive Networks, může společnost EXN v rámci své běžné obchodní činnosti shromažďovat a zpracovávat některé osobní údaje vašich zaměstnanců ve smyslu čl. 4 odst. 1 evropského nařízení Evropského parlamentu a Rady 2016/679 ze dne 27. dubna 2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů ("GDPR").

V souladu s články 13 a 14 GDPR je cílem tohoto oznámení řádně informovat vaše zaměstnance jako subjekty údajů o zpracování, které bude pravděpodobně prováděno společností EXN a které se týká jejich osobních údajů.

Vzhledem k vašemu přímému vztahu s vašimi zaměstnanci, jejichž osobní údaje jsou zpřístupněny a zpracovávány společností EXN, jste povinni jim poskytnout informace obsažené v tomto oznámení do patnácti (15) dnů ode dne, kdy vám bylo toto oznámení společností EXN sděleno, a nesete za to výhradní odpovědnost.

Oznámení o shromažďování osobních údajů třetích stran (článek 13 nařízení GDPR)

Společnost EXN (správce ve smyslu čl. 4 odst. 7 GDPR) může v rámci své běžné činnosti shromažďovat a zpracovávat určité osobní údaje týkající se níže uvedených kategorií subjektů údajů.

Společnost EXN může shromažďovat a zpracovávat osobní údaje týkající se:

1. jejích potenciálních zákazníků
2. Zaměstnanců klientů EXN (prodejců)
3. Zaměstnanců koncových uživatelů
4. Zaměstnanců prodejců
5. Zaměstnanci poskytovatelů služeb společnosti EXN
6. Zaměstnanci agentů/IOR
7. Uchazeči o zaměstnání

V závislosti na vaší osobní situaci se podívejte na příslušnou část této stránky.

Následující část"Vaše práva"týkající se vašich práv jako subjektu údajů podle GDPR (a všech platných vnitrostátních právních předpisů) platí bez ohledu na vaši osobní situaci:

Vaše práva

V souladu s platnými zákony máte právo na přístup, opravu, výmaz, omezení zpracování, přenositelnost údajů, vznést námitku proti zpracování vašich osobních údajů a nebýt předmětem rozhodnutí založeného výhradně na automatizovaném zpracování. Pokud zpracováváme údaje na základě vašeho souhlasu (zejména pokud jde o ukládání souborů cookie), máte právo tento souhlas kdykoli odvolat.

Tato práva nejsou absolutní a lze je uplatnit za podmínek stanovených v článcích 15 až 22 GDPR. Můžete je uplatnit po předložení dokladu totožnosti u hlavního poradce na adrese: DPO@exclusive-networks.com.

V případě porušení platných předpisů o ochraně osobních údajů, zejména GDPR, můžete podat stížnost u vnitrostátního dozorového úřadu pro ochranu osobních údajů.

1. Pokud jste zájemce:

a. Kategorie zpracovávaných osobních údajů

EXN může shromažďovat následující osobní údaje: jméno, příjmení, profesní e-mail, profesní telefonní číslo, pracovní pozice, fotografie, pokud se účastníte marketingových akcí.

b. Účely zpracování osobních údajů

Společnost EXN zpracovává vaše osobní údaje pro následující účely:

• Obecné obchodní účely;
• Rozšíření tržních podílů;
• Organizace marketingových kampaní a akcí (naším jménem nebo jménem prodejců či prodejců);
• Komunikace kolem těchto akcí interně nebo externě pomocí sociálních sítí nebo jiných komunikačních kanálů;
• dokumentace prodejcům, jaké marketingové akce byly zorganizovány;
• Profilování vašich profesních zájmů.

c. Právní základ pro operace zpracování údajů

Tyto činnosti zpracování osobních údajů provádí společnost EXN v rámci svých oprávněných zájmů (podle čl. 6 odst. 1 písm. f) nařízení GDPR).

d. Kategorie příjemců shromažďovaných osobních údajů

Vaše osobní údaje jsou předávány:

• V rámci společnosti EXN pověřeným pracovníkům marketingového, obchodního, předprodejního, servisního a finančního oddělení, jakož i správcům IT a řídícím týmům;
• prodejcům (za účelem hlášení prodejních příležitostí);
• přidruženým subjektům skupiny EXN.

Upozorňujeme, že některé vaše osobní údaje mohou být předávány příjemcům údajů, kteří se nacházejí mimo Evropskou unii. Společnost EXN vás informuje, že tato předání se případně řídí mechanismem standardních smluvních doložek Evropské komise, a splňují tak požadavky článků 44 až 50 GDPR týkající se předávání osobních údajů do třetích zemí.

e. Doba uchovávání osobních údajů

Společnost EXN uchovává vaše osobní údaje v souladu s dobami uchovávání uloženými platnými právními předpisy a nejnovějšími doporučeními vnitrostátního orgánu dozoru nad ochranou údajů. V každém případě se společnost EXN zavazuje uchovávat vaše osobní údaje po dobu nepřesahující dobu nezbytnou pro účely, pro které byly shromážděny.

Identifikační údaje zaměstnanců společnosti Prospect: Údaje o zaměstnancích EXN: 3 roky od posledního kontaktu ze strany prospektu.

2. Jste-li zaměstnanci klientů společnosti EXN (prodejci): údaje o zaměstnancích společnosti EXN:

a. Kategorie zpracovávaných osobních údajů

Společnost EXN může shromažďovat tyto osobní údaje: jméno, příjmení, adresa, profesní e-mail, pracovní pozice, profesní zájmy, číslo pasu/průkazu totožnosti, fotografie, pokud se účastníte marketingových akcí.

b. Účely zpracování osobních údajů

Společnost EXN zpracovává vaše osobní údaje pro následující účely:

• Obecné obchodní účely;
• Provádění obchodních přehledů (interně, s dodavateli nebo s prodejci);
• Organizace marketingových kampaní a akcí;
• Komunikace kolem těchto akcí interně nebo externě pomocí sociálních sítí nebo jiných komunikačních kanálů;
• rozšiřování tržních podílů;
• podávání zpráv prodejcům EXN o marketingových kampaních/akcích;
• Profilování profesních zájmů prodejců;
• Organizace cest na marketingové akce;
• Vystavování přepravní dokumentace a koordinace zásilek;
• Poskytování odborných služeb (podpora, školení, instalace, údržba...);
• Dodržování předpisů o kontrole vývozu;
• Dodržování protikorupčních zákonů;
• Inkaso plateb.

c. Právní základ pro operace zpracování údajů

Tyto činnosti zpracování osobních údajů provádí společnost EXN v rámci svých oprávněných zájmů (čl. 6 odst. 1 písm. f) nařízení GDPR).

d. Kategorie příjemců shromažďovaných osobních údajů

Vaše osobní údaje jsou předávány:

• V rámci společnosti EXN pověřeným pracovníkům oddělení marketingu, prodeje, předprodeje, služeb, financí a zpracování objednávek, jakož i správcům IT a řídícím týmům;
• orgánům státní správy;
• prodejcům;
• koncovým uživatelům;
• dopravcům nebo zprostředkovatelům;
• přidruženým subjektům skupiny EXN.

Vezměte prosím na vědomí, že některé vaše osobní údaje mohou být předány příjemcům údajů mimo Evropskou unii. Společnost EXN vás informuje, že tato předání se případně řídí mechanismem standardních smluvních doložek Evropské komise, a splňují tak požadavky článků 44 až 50 GDPR týkající se předávání osobních údajů do třetích zemí.

e. Doba uchovávání osobních údajů

Společnost EXN uchovává vaše osobní údaje v souladu s dobami uchovávání uloženými platnými právními předpisy a nejnovějšími doporučeními vnitrostátního dozorového úřadu pro ochranu osobních údajů. V každém případě se společnost EXN zavazuje uchovávat vaše osobní údaje po dobu nepřesahující dobu nezbytnou pro plnění našich zákonných a smluvních povinností.

Identifikační údaje zaměstnanců klientů: Číslo pasu/číslo průkazu totožnosti: vymazání ihned po ukončení organizace cesty.

3. Jste-li zaměstnancem koncového uživatele:

a. Kategorie zpracovávaných osobních údajů

EXN může shromažďovat tyto osobní údaje: jméno, příjmení, adresa, profesní e-mail, profesní zájmy, pracovní pozice, fotografie, pokud se účastníte marketingových akcí.

b. Účely zpracování osobních údajů

Společnost EXN zpracovává vaše osobní údaje pro následující účely:

• Obecné obchodní účely;
• Provádění obchodních přehledů (interně, s dodavateli nebo s prodejci);
• Poskytování odborných služeb (podpora, školení, údržba...);
• Organizace marketingových kampaní a akcí;
• Interní nebo externí komunikace v souvislosti s těmito akcemi prostřednictvím sociálních sítí nebo jiných komunikačních kanálů;
• podávání zpráv o těchto marketingových kampaních/akcích prodejcům společnosti EXN;
• Profilování profesních zájmů koncových uživatelů;
• rozšiřování tržních podílů;
• Dodržování předpisů o kontrole vývozu;
• Dodržování protikorupčních zákonů;
• Vystavování přepravní dokumentace a koordinace zásilek.

c. Právní základ pro operace zpracování údajů

Tyto činnosti zpracování osobních údajů provádí společnost EXN:

• v rámci svých oprávněných zájmů (čl. 6 odst. 1 písm. f) obecného nařízení o ochraně osobních údajů);
• Aby společnost EXN mohla splnit právní povinnost uloženou společnosti EXN (jak je definována v čl. 6 odst. 1 písm. c) GDPR): USA, protikorupční zákony.

d. Kategorie příjemců shromážděných osobních údajů

Vaše osobní údaje jsou předávány:

• V rámci společnosti EXN pověřeným pracovníkům oddělení financí, prodeje, předprodeje, marketingu, logistiky a služeb, jakož i správcům IT a manažerskému týmu;
• prodejcům;
• prodejcům.
• Dopravcům nebo zprostředkovatelům;
• vládním orgánům;
• přidruženým subjektům skupiny EXN.

Vezměte prosím na vědomí, že některé vaše osobní údaje mohou být předávány příjemcům údajů, kteří se nacházejí mimo Evropskou unii. Společnost EXN vás informuje, že tato předání se případně řídí mechanismem standardních smluvních doložek Evropské komise, a splňují tak požadavky článků 44 až 50 GDPR týkající se předávání osobních údajů do třetích zemí.

e. Doba uchovávání osobních údajů

Společnost EXN uchovává vaše osobní údaje v souladu s dobami uchovávání uloženými platnými právními předpisy a nejnovějšími doporučeními vnitrostátního dozorového úřadu pro ochranu osobních údajů. V každém případě se společnost EXN zavazuje uchovávat vaše osobní údaje po dobu nepřesahující dobu nezbytnou pro plnění našich zákonných a smluvních povinností.

Identifikační údaje zaměstnanců koncových uživatelů: Údaje o identifikačních údajích zaměstnanců EXN: 3 roky od ukončení smluvního vztahu.

4. Jste-li zaměstnancem dodavatele EXN':

a. Kategorie zpracovávaných osobních údajů

EXN může shromažďovat následující osobní údaje: jméno, příjmení, adresa, profesní e-mail, pracovní pozice, fotografie, pokud se účastníte marketingových akcí [bude upraveno/doplněno na místní úrovni v závislosti na mapování údajů].

b. Účely zpracování osobních údajů

EXN zpracovává vaše osobní údaje pro následující účely:

• Obecné obchodní účely;
• Řízení vztahů s obchodními partnery, prodejci nebo koncovými uživateli;
• Plnění obchodních smluv;
• Komunikace potřebná při vytváření obchodních dokumentů (cenové nabídky, objednávky, dodací listy, faktury...) a distribuci produktů (hardware, software);
• Organizace dopravy a logistiky;
• Provádění obchodních přehledů;
• Přímé marketingové aktivity B2B a komunikace v souvislosti s těmito aktivitami;
• Provádění odborných služeb, umožnění licencí;
• Řízení finančních záležitostí.

c. Právní základ pro operace zpracování údajů

Tyto činnosti zpracování osobních údajů provádí společnost EXN v rámci svých oprávněných zájmů (čl. 6 odst. 1 písm. f) nařízení GDPR).

d. Kategorie příjemců shromažďovaných osobních údajů

Vaše osobní údaje jsou předávány:

• V rámci společnosti EXN pověřeným pracovníkům oddělení financí, prodeje, předprodeje, marketingu, logistiky a služeb, jakož i správcům IT a manažerskému týmu;
• prodejcům;
• koncovým uživatelům;
• profesionálním poskytovatelům služeb;
• zástupcům nebo IOR;
• přidruženým subjektům skupiny EXN.

Vezměte prosím na vědomí, že některé vaše osobní údaje mohou být předávány příjemcům údajů, kteří se nacházejí mimo Evropskou unii. Společnost EXN vás informuje, že tato předání se případně řídí mechanismem standardních smluvních doložek Evropské komise, a splňují tak požadavky článků 44 až 50 GDPR týkající se předávání osobních údajů do třetích zemí.

e. Doba uchovávání osobních údajů

Společnost EXN uchovává vaše osobní údaje v souladu s dobami uchovávání uloženými platnými právními předpisy a nejnovějšími doporučeními vnitrostátního dozorového úřadu pro ochranu osobních údajů. V každém případě se společnost EXN zavazuje uchovávat vaše osobní údaje po dobu nepřesahující dobu nezbytnou pro plnění našich zákonných a smluvních povinností.

Identifikační údaje zaměstnanců prodejců: Údaje o zaměstnancích EXN: 3 roky od ukončení smluvního vztahu.

5. Jste-li zaměstnancem dodavatelů služeb společnosti EXN (dodavatelé/konzultanti/poradci/externí poskytovatelé IT, speditéři, školitelé, banka, pojišťovna, auditor, externí poskytovatelé odborných služeb):

a. Kategorie zpracovávaných osobních údajů

Společnost EXN může shromažďovat tyto osobní údaje: jméno, příjmení, profesní e-mail, profesní telefonní číslo, pracovní pozice, fotografie, pokud se účastníte marketingových akcí.

b. Účely zpracování osobních údajů

Společnost EXN zpracovává vaše osobní údaje pro následující účely:

• Obecné obchodní účely;
• Mít a udržovat IT systémy a související IT bezpečnost;
• Poradenství nebo audit společnosti EXN v závislosti na předem dohodnutém rozsahu prací (například Organizace logistiky/ vyúčtování cel/ organizace marketingové akce/ provedení marketingové kampaně naším jménem/ vedení účetnictví společnosti/ provedení platby...);
• Poskytovat prodejcům nebo koncovým uživatelům profesionální služby v oblasti bezpečnosti IT (podpora, školení, instalace, poradenství, údržba...).

c. Právní základ pro operace zpracování údajů

Tyto činnosti zpracování osobních údajů provádí společnost EXN v rámci svých oprávněných zájmů (čl. 6 odst. 1 písm. f) nařízení GDPR).

d. Kategorie příjemců shromážděných osobních údajů

Vaše osobní údaje jsou předávány:

• V rámci společnosti EXN pověřeným pracovníkům oddělení financí, prodeje, předprodeje, marketingu, logistiky a služeb, jakož i správcům IT a manažerskému týmu;
• externím auditorům;
• prodejcům;
• prodejci;
• koncovým uživatelům;
• přidruženým subjektům skupiny EXN.

Vezměte prosím na vědomí, že některé vaše osobní údaje mohou být předávány příjemcům údajů nacházejícím se mimo Evropskou unii. Společnost EXN vás informuje, že tato předání se případně řídí mechanismem standardních smluvních doložek Evropské komise, a splňují tak požadavky článků 44 až 50 GDPR týkající se předávání osobních údajů do třetích zemí.

e. Doba uchovávání osobních údajů

Společnost EXN uchovává vaše osobní údaje v souladu s dobami uchovávání uloženými platnými právními předpisy a nejnovějšími doporučeními vnitrostátního dozorového úřadu pro ochranu osobních údajů. V každém případě se společnost EXN zavazuje uchovávat vaše osobní údaje po dobu nepřesahující dobu nezbytnou pro plnění našich zákonných a smluvních povinností.

Identifikační údaje zaměstnanců poskytovatele: 3 roky od ukončení smluvního vztahu.

6. Jste-li zaměstnancem zprostředkovatele/IOR (dovozce záznamů):

a. Kategorie zpracovávaných osobních údajů

EXN může shromažďovat tyto osobní údaje: jméno, příjmení, profesní e-mail, profesní telefonní číslo, pracovní pozice.

b. Účely zpracování osobních údajů

Společnost EXN zpracovává vaše osobní údaje pro následující účely:

• Celní odbavení;
• Provádění a koordinace logistického systému;
• Vydávání a předávání dokumentace související s logistikou;
• Provádění marketingových kampaní naším jménem;

c. Právní základ pro operace zpracování údajů

Tyto činnosti zpracování osobních údajů provádí společnost EXN v rámci svých oprávněných zájmů (čl. 6 odst. 1 písm. f) nařízení GDPR).

d. Kategorie příjemců shromážděných osobních údajů

Vaše osobní údaje jsou předávány:

• V rámci společnosti EXN pověřeným pracovníkům finančních, obchodních, předprodejních a logistických oddělení, jakož i správcům IT a řídícím týmům;
• prodejcům, prodejcům nebo koncovým uživatelům společnosti EXN;
• auditorům;
• státním orgánům;
• přidruženým subjektům skupiny EXN.

Vezměte prosím na vědomí, že některé vaše osobní údaje mohou být předány příjemcům údajů nacházejícím se mimo Evropskou unii. Společnost EXN vás informuje, že tato předání se případně řídí mechanismem standardních smluvních doložek Evropské komise, a splňují tak požadavky článků 44 až 50 GDPR týkající se předávání osobních údajů do třetích zemí.

e. Doba uchovávání osobních údajů

Společnost EXN uchovává vaše osobní údaje v souladu s dobami uchovávání uloženými platnými právními předpisy a nejnovějšímidoporučeními vnitrostátního orgánu dozoru nad ochranou údajů. V každém případě se společnost EXN zavazuje uchovávat vaše osobní údaje po dobu nepřesahující dobu nezbytnou pro plnění našich zákonných a smluvních povinností.

Identifikační údaje zaměstnanců agenta/IOR: 3 roky od ukončení smluvního vztahu.

6. Jste-li uchazečem o zaměstnání:

a. Kategorie zpracovávaných osobních údajů

EXN může shromažďovat tyto osobní údaje: jméno, adresa, záliby, osobní e-mail, datum narození, telefonní číslo, historie odborné praxe, studium, odborné certifikáty.

b. Účely zpracování osobních údajů

Společnost EXN zpracovává vaše osobní údaje pro následující účely:

• Účel náboru (současný i budoucí)

c. Právní základ pro operace zpracování údajů

Tyto činnosti zpracování osobních údajů provádí společnost EXN v rámci svých oprávněných zájmů (podle čl. 6 odst. 1 písm. f) nařízení GDPR).

d. Kategorie příjemců shromažďovaných osobních údajů

Vaše osobní údaje jsou předávány:

• V rámci společnosti EXN pověřeným vedoucím pracovníkům všech oddělení, která provádějí nábor zaměstnanců;
• Přidruženým subjektům skupiny EXN.

Upozorňujeme, že některé vaše osobní údaje mohou být předávány příjemcům údajů nacházejícím se mimo Evropskou unii. Společnost EXN vás informuje, že tato předávání se případně řídí mechanismem standardních smluvních doložek Evropské komise, a splňují tak požadavky článků 44 až 50 GDPR týkající se předávání osobních údajů do třetích zemí.

e. Doba uchovávání osobních údajů

Společnost EXN uchovává vaše osobní údaje v souladu s dobami uchovávání uloženými platnými právními předpisy a nejpozději podle pokynů vnitrostátního dozorového úřadu pro ochranu osobních údajů. V každém případě se společnost EXN zavazuje uchovávat vaše osobní údaje po dobu nepřesahující dobu nezbytnou pro účely, pro které byly shromážděny.

Osobní údaje uchazečů o zaměstnání: Osobní údaje uchazeče: 2 roky od posledního kontaktu s uchazečem.