Whistleblowing policy

Zásady pro Oznamovatele

Cílem těchto zásad je učinit naše fungování vysoce transparentním. Společnost si chce být vědoma závažných pochybení a řešit je co nejdříve. Všechny stížnosti nebo obavy týkající se účetnictví, právních záležitostí, podvodů nebo nedodržování předpisů mohou být řešeny prostřednictvím těchto zásad.

Cílem těchto zásad není nahradit sdělování obav, pokládání otázek a upozorňování na chyby ze strany zaměstnanců nebo třetích stran směrem k příslušným nadřízeným, vedoucím pracovníkům, etickým dozorčím nebo personálnímu oddělení. Jedná se o dodatečný komunikační kanál, který může být použit k nahlášení významných záležitostí.

Záležitosti, které mohou být hlášeny

Vyzýváme zaměstnance, aby okamžitě nahlásili následující:

·       Úmyslnou chybu, podvod, nedbalost při přípravě, přezkumu nebo auditu jakékoli účetní závěrky Společnosti nebo při zaznamenávání finančních záznamů Společnosti

·       Případy úmyslného nedodržení firemních zásad nebo platných zákonů

·       Jakékoli zjištěné podvodné činnosti (bankovní podvody, praní špinavých peněz, podvodná prohlášení pro vedení, podvodné využívání přístupových práv…)

·       Porušení protikorupčních zákonů (FCPA, Loi "Sapin 2", britského protikorupčního zákona nebo podobných zákonů) a porušení etického kodexu (například korupce, diskriminace, obtěžování…)

Jiná témata a obavy nesmějí být sdíleny prostřednictvím tohoto komunikačního kanálu, ta je třeba řešit s příslušnými nadřízenými nebo s personálním oddělením.

Vyzýváme třetí strany, aby neprodleně oznámily:

·       Případy úmyslného nedodržení platných právních předpisů

·       Jakékoli zjištěné podvodné činnosti (bankovní podvody, praní špinavých peněz …)

·       Porušení protikorupčních zákonů (FCPA, Sapin2, britského protikorupčního zákona nebo podobných zákonů) a porušení etického kodexu

Vznášení stížností

Stížnosti mohou být vzneseny důvěrně a v případě potřeby anonymně v plném rozsahu zákonem povoleném ve vaší místní jurisdikci:

·       Prostřednictvím e-mailu na úrovni Skupiny: Ethicspoint@exclusive-group.com

·       Prostřednictvím pošty na adresu Exclusive France Holding – Group General Counsel – 20 quai du point du jour – 92 100 Boulogne-Billancourt – Francie

Anonymita osoby podávající stížnost neanonymně bude zachována v nejvyšší možné míře a v souladu se zákonnými požadavky. Stížnosti budou zpracovávány jako důvěrné.

Vznesené stížnosti musí obsahovat jasný popis skutečností nebo obav, název subjektu a případně informace o zdrojích informací, důsledcích a dopadech. Upozornění, která obsahují neověřitelné skutečnosti, nevýznamné skutečnosti, nebo která nespadají do oblasti působnosti těchto zásad, budou okamžitě vymazána. Anonymní upozornění budou zpracována pouze tehdy, jsou-li popsané skutečnosti dostatečně podrobné.

Vyřizování stížností

Přijaté stížnosti budou zaneseny do jediné zprávy, kterou bude mít k dispozici příjemce stížnosti. Datum stížnosti, popis, předkladatel, pokud není anonymní, stav vyšetřování a závěry budou uvedeny v této zprávě.

Oddělení rizik a dodržování předpisů zajistí koordinaci vyřizování stížností a může okamžitě oznámit významné body Výboru pro rizika. Výbor pro rizika bude čtvrtletně informován o obdržených stížnostech a o aktuálních informacích k probíhajícím vyšetřováním. Třetím stranám bude udělen přístup ke zprávám dle uvážení Výboru pro rizika.

Je-li to vhodné, mohou být stížnosti postoupeny příslušné osobě nebo oddělení, které je mají vyřídit, pokud se stížnosti netýkají této konkrétní osoby nebo oddělení. Stížnosti budou před interním postoupením anonymizovány. Jejich důvěrnost bude zachována v nejvyšší možné míře.

Jsou-li některé osoby předmětem stížnosti, budou informovány o probíhajícím zpracování záznamu, jakmile bude zahájeno první šetření (aby se předešlo tomu, že nějaký důkaz nebo doklad zmizí). To jim dává právo vznést námitku proti projednávání případu z legitimního důvodu (například falešné obvinění nebo pobuřující obvinění).

Anonymní upozornění budou jako taková označena ve sděleních učiněných během souvisejícího šetření. Okamžitá a vhodná nápravná opatření (včetně disciplinárních opatření až do ukončení pracovního poměru) se přijímají podle rozhodnutí Výboru pro rizika a v závislosti na povaze a závažnosti jednání nebo okolností.

Odveta, výhrůžky, odplata nebo pomsta jakýmkoli způsobem proti jakékoli osobě, která v dobré víře podala stížnost nebo sdílela obavu, nebo proti jakékoli osobě, která napomáhá při jakémkoli vyšetřování nebo procesu týkajícím se takové stížnosti nebo obavy, je zakázáno.

Zaměstnanci, kteří se domnívají, že byli podrobeni takové odvetě, výhrůžkám, odplatě nebo pomstě, mohou věc předložit generálnímu advokátovi. Naopak jakékoli stížnosti vznesené ve špatné víře mohou vést k disciplinárním opatřením proti předkladateli.

Komunikace a dokumenty týkající se upozornění, která nevedla k žádným disciplinárním ani právním opatřením, budou nejprve anonymizovány a poté vymazány nebo archivovány do dvou měsíců od uzavření případu. Případy vedoucí k dalším disciplinárním nebo právním krokům budou archivovány podle právních požadavků.